Ein Heizungsbauer schickt um 16:30 Uhr eine Materialliste für einen Wärmepumpentausch, ein Installateur leitet das GAEB-LV eines TGA-Planers für ein Pflegeheim weiter, und ein drittes Postfach-Element ist ein Foto eines Typenschilds mit der Frage „Habt ihr dafür noch das Ventil?“. So sieht der Nachmittag im Vertriebsinnendienst eines SHK-Großhandels aus. KI kann den größten Teil dieser Vorarbeit übernehmen: Anfragen lesen, Positionen den richtigen Artikeln zuordnen, Angebote und Aufträge vorbereiten. Entscheiden und freigeben bleibt Aufgabe des Innendiensts.

Das Wichtigste in Kürze

• Im SHK-Großhandel kommen Anfragen von Fachhandwerkern in sehr unterschiedlichen Formen: Materiallisten, GAEB-LVs vom Planer, Fotos, Excel, Freitext.

• Die Schwierigkeit liegt in der Sortimentsbreite: viele Hersteller, Fabrikatsvorgaben „oder gleichwertig“, Kundenbezeichnungen statt Artikelnummern.

• KI-Software wie Mercura ordnet jede Position dem eigenen Sortiment zu, prüft die Spezifikation und legt einen Angebotsentwurf zur Freigabe vor.

• Beim SHK-Großhändler Sanitär-Heinze sank die Zeit pro Angebot von 2 Tagen auf 2 Stunden; 100 % der eingehenden Anfragen werden bearbeitet, vorher rund 70 %.

• Grenzen: Badplanung in der Ausstellung, unklare Ersatzteilidentifikation und Bestellungen, die schon strukturiert über Shop oder IDS kommen.

Welche Anfragen landen im SHK-Großhandel?

Im SHK-Großhandel landen vor allem fünf Arten von Anfragen: Materialanfragen von Handwerkern für Kundenaufträge, Objektanfragen mit Leistungsverzeichnis, Anfragen aus der Badausstellung, Ersatzteilanfragen und Bestellungen. Sie unterscheiden sich in Format, Umfang und darin, wie viel Fachwissen für die richtige Zuordnung nötig ist.

Der Grund liegt im klassischen dreistufigen Vertriebsweg der SHK-Branche: Hersteller liefern an den Großhandel, der Großhandel an das Fachhandwerk, das Fachhandwerk baut beim Endkunden ein. Der SHK-Großhandel ist damit Übersetzer zwischen den Katalogen vieler Hersteller und der Sprache der Handwerksbetriebe.

Was unterscheidet SHK-Software für den Großhandel von Handwerkersoftware?

Handwerkersoftware im SHK-Bereich dient dem Betrieb selbst: Aufmaß, Kalkulation, Angebot an den Endkunden, Auftragsabwicklung und Rechnung. SHK-Software im Großhandel bildet dagegen Artikelstamm, Konditionen je Handwerkskunde, Lager, Logistik und Belege ab. KI für Anfragen und Aufträge sitzt zwischen beiden Welten.

Zwischen Handwerk und Großhandel gibt es bereits etablierte Schnittstellen. Über IDS Connect können Handwerkerprogramme Warenkörbe mit dem Onlineshop des Großhändlers austauschen und Preise sowie Verfügbarkeiten abfragen, wie etwa der Softwareanbieter STREIT beschreibt. Produktdaten fließen über Formate wie DATANORM, Open Masterdata und ETIM.

Diese Standards decken den strukturierten Teil gut ab. Was nicht über sie läuft, landet im Postfach: das LV des Planers, die Liste aus dem Baustellen-Notizbuch, die Rückfrage zum Fabrikat. Genau diese unstrukturierten Eingänge sind der Ansatzpunkt für KI.

Warum ist die Angebotserstellung im SHK-Großhandel so aufwendig?

Die Angebotserstellung im SHK-Großhandel ist aufwendig, weil jede Position aus der Kundensprache in das Sortiment übersetzt werden muss, das Sortiment sehr viele Hersteller umfasst und LVs oft Leitfabrikate mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ vorgeben. Der Innendienst muss also nicht nur finden, sondern auch entscheiden, welches Produkt technisch passt und wirtschaftlich sinnvoll ist.

Typische Zeitfresser:

• Abkürzungen und Gewohnheitsnamen: „Cu 22 Press“, „Bogen 90 Grad 15er“, „AG 25 l“ sind für Fachleute eindeutig, für eine Artikelsuche nicht.

• Fabrikatsvorgaben: Ein LV nennt ein Leitfabrikat, der Großhändler führt ein gleichwertiges Produkt mit besserer Verfügbarkeit oder Marge. Das Angebot muss die Gleichwertigkeit nachvollziehbar machen.

• Langtexte: Technische Anforderungen wie Anschlussdimension, Druckstufe, Material oder Leistung stehen im Langtext, nicht im Kurztext.

• Fehlende Lagerartikel: Für Positionen außerhalb des Lagersortiments braucht es Preisanfragen bei Herstellern.

• Hohe Taktung: Handwerksbetriebe fragen kurzfristig an und vergleichen. Liegt eine Anfrage zwei Tage, ist der Auftrag oft woanders.

Beispiel: Materialanfrage für einen Wärmepumpentausch

KI liest eine Handwerkeranfrage, zerlegt sie in Positionen und ordnet jede Zeile einem Artikel zu; Zeilen ohne eindeutige Zuordnung werden markiert. Das folgende Beispiel ist anonymisiert und vereinfacht.

Beispiel: E-Mail eines Heizungsbaubetriebs

Betreff: Angebot Heizungstausch EFH Müller

Bitte Angebot für:

• Luft-Wasser-Wärmepumpe ca. 9 kW, außen aufgestellt, Fabrikat wie besprochen

• Pufferspeicher 200 l

• Warmwasserspeicher 300 l für WP geeignet

• AG 35 l Heizung

• Mischergruppe DN 25 mit Hocheffizienzpumpe

• 30 m Cu-Rohr 22 x 1, Stangen

• Pressfittinge Cu 22: 20 Bögen 90°, 10 T-Stücke

• Dämmung für 22er, 30 m

Lieferung bitte Donnerstag direkt auf die Baustelle.

Was Mercura, eine KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, daraus macht:

1. Positionen erkennen: Acht Zeilen mit Menge, Einheit und Beschreibung.

2. Zuordnen: „AG 35 l“ wird als Membran-Ausdehnungsgefäß erkannt, „Cu-Rohr 22 x 1, Stangen“ dem passenden Kupferrohr-Artikel zugeordnet, die Pressfittinge dem Pressfitting-System im Sortiment.

3. Markieren: „Fabrikat wie besprochen“ ist ohne Kontext nicht eindeutig. Die Wärmepumpen-Zeile wird zur Klärung markiert, statt ein Fabrikat zu raten.

4. Ranken: Wo mehrere Artikel die Anforderung erfüllen, etwa beim Pufferspeicher, werden die konformen Optionen nach Marge sortiert. Kundenspezifische Preise kommen aus dem ERP.

5. Freigeben: Der Innendienst klärt das Wärmepumpen-Fabrikat, prüft den Entwurf und gibt frei. Das Angebot wird ins ERP geschrieben und zur Wiedervorlage vorgemerkt.

Bei Objekt-LVs vom TGA-Planer läuft derselbe Ablauf über Hunderte Positionen; das Ergebnis lässt sich als GAEB oder PDF zurückgeben. Wie GAEB-Dateien aufgebaut sind, erklärt GAEB-Format erklärt.

Was hat KI im SHK-Großhandel bisher gebracht?

Beim SHK-Großhändler Sanitär-Heinze dauert ein Angebot mit Mercura nur noch 2 Stunden statt 2 Tagen, die Bearbeitung ist damit bis zu 90 % schneller. Außerdem werden 100 % der eingehenden Anfragen bearbeitet; vorher waren es rund 70 %. Michael Kania, Vice President Controlling bei Sanitär-Heinze: „Was früher 2 Tage gedauert hat, dauert jetzt nur noch 2 Stunden.“

Der zweite Wert ist für den Vertrieb oft wichtiger als der erste: Anfragen, die früher liegen blieben, werden jetzt beantwortet. Mehr beantwortete Anfragen bedeuten mehr Chancen auf Aufträge. Die vollständige Geschichte steht unter Erfolgsgeschichte Sanitär-Heinze.

Mercura arbeitet mit mehreren Händlern aus dem SHK-Großhandel zusammen. Die durchschnittliche Trefferquote beim Zuordnen liegt über alle Kunden bei 92 %, abhängig von Kunde und Katalog.

Wo stößt KI im SHK-Großhandel an Grenzen?

KI stößt im SHK-Großhandel dort an Grenzen, wo Beratung, Geschmack oder fehlende Informationen die Entscheidung bestimmen: in der Badausstellung, bei Ersatzteilen mit unklarem Gerätestand und bei technischen Auslegungsfragen. Dort liefert die Software bestenfalls einen Vorschlag, den ein Fachberater prüft.

Konkret:

• Badausstellung: Die Auswahl von Keramik, Armaturen und Fliesen ist Beratung. KI kann die fertige Auswahl ins Angebot übernehmen, ersetzt aber kein Beratungsgespräch.

• Ersatzteile: Ein Typenschild-Foto ohne Baujahr oder Seriennummer reicht oft nicht für eine sichere Zuordnung. Solche Zeilen werden markiert.

• Auslegung: Ob 9 kW Heizleistung für das Gebäude reichen, ist eine Planungsfrage, keine Zuordnungsfrage.

• Strukturierte Kanäle: Bestellungen, die über Shop oder IDS Connect kommen, sind bereits strukturiert. Dort ist der Nutzen einer zusätzlichen KI gering.

Wie startet ein SHK-Großhändler mit KI?

Ein SHK-Großhändler startet mit einem technischen Test auf eigenen Anfragen und dem eigenen Artikelstamm, in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen; erste Workflows sind meist in weniger als vier Wochen live. Vorab-Training ist nicht nötig, unvollständige Produktdaten sind kein Hindernis, weil Datenblätter und Katalogtexte mitgelesen werden.

Das ERP bleibt führendes System, inklusive Preisfindung und Kalkulation. Angebunden werden unter anderem SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, proALPHA und UniTrade, andere Systeme über eine API oder per SFTP (siehe Integrationen). Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, hostet in Europa und nutzt Kundendaten nicht zum Training externer KI-Modelle. Mehr zu den Produkten: Angebote und Ausschreibungen und Auftragsbearbeitung.

Testen Sie es mit Ihrem eigenen LV Bringen Sie ein echtes LV oder eine echte Handwerkeranfrage mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura sie in Ihrem Prozess verarbeitet. Termin vereinbaren

Fazit

Der SHK-Großhandel lebt davon, die Kataloge vieler Hersteller in die Sprache des Fachhandwerks zu übersetzen, und genau diese Übersetzung kostet im Innendienst die meiste Zeit. KI übernimmt Lesen, Zuordnen und Vorbereiten, der Innendienst prüft und entscheidet. Das Beispiel Sanitär-Heinze zeigt, dass damit nicht nur Angebote schneller werden, sondern auch Anfragen beantwortet werden, die vorher liegen blieben. Für Badberatung und unklare Ersatzteile bleibt der Mensch zuständig.

Weiterlesen

• Angebote und Ausschreibungen: jede Anfrage wird zum Angebot

• KI für Heizungshersteller: Anfragen schneller beantworten

• Vertriebsinnendienst: Aufgaben und wie KI entlastet

• Kundengeschichte: Sanitär-Heinze (SHK-Großhandel)

Häufige Fragen

Was macht ein SHK-Großhandel? Ein SHK-Großhandel beliefert Fachhandwerksbetriebe aus Sanitär, Heizung und Klima mit Material von vielen Herstellern. Er bündelt Sortiment, Logistik, Konditionen und oft Ausstellungen für Endkunden.

Welche Software nutzt der SHK-Großhandel? Der SHK-Großhandel nutzt ein ERP beziehungsweise eine Warenwirtschaft als Kernsystem, dazu Onlineshop, Schnittstellen wie IDS Connect zum Handwerk und Produktdatenformate wie DATANORM oder Open Masterdata. KI-Software ergänzt das für unstrukturierte Anfragen und Bestellungen per E-Mail.

Ist SHK-Software dasselbe wie Handwerkersoftware? Nein, Handwerkersoftware deckt Kalkulation, Angebot und Rechnung des Handwerksbetriebs ab. SHK-Software im Großhandel verwaltet Artikelstamm, Konditionen, Lager und Belege des Händlers.

Kann KI GAEB-Dateien im SHK-Großhandel verarbeiten? Ja, GAEB-LVs werden gelesen, die Positionen inklusive Langtexten dem eigenen Sortiment zugeordnet und das Ergebnis kann als GAEB oder PDF exportiert werden. Unsichere Positionen markiert die Software zur Prüfung.

Wie geht KI mit Fabrikatsvorgaben „oder gleichwertig“ um? Die Software prüft, welche Artikel im eigenen Sortiment die technischen Anforderungen aus dem Langtext erfüllen, und sortiert die konformen Optionen nach Marge. Ob ein gleichwertiges Produkt angeboten wird, entscheidet der Innendienst.

Lohnt sich KI auch für einen kleineren Sanitärgroßhandel? Das hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als vom Anteil unstrukturierter Anfragen per E-Mail, PDF oder GAEB. Ein technischer Test auf eigenen Daten zeigt in wenigen Tagen, wie gut die Zuordnung mit dem eigenen Sortiment funktioniert.