Montagmorgen im Innendienst eines Heizungs- und Lüftungsherstellers: ein GAEB-LV eines TGA-Planers mit 140 Positionen, drei Installateure, die „mal eben“ eine Wärmepumpe für ein Mehrfamilienhaus wollen, und ein Großhändler, der eine Ersatzteilliste als Foto schickt. KI für Heizungshersteller und HLK-Hersteller setzt genau hier an: Sie liest alle Anfragen, ordnet Standardpositionen dem Katalog zu und trennt sie von den Fällen, die echte Auslegung brauchen. So landet bei der Anwendungstechnik nur noch, was wirklich Technik ist.

Das Wichtigste in Kürze

• HLK-Hersteller bekommen sehr unterschiedliche Anfragen: TGA-LVs, Projektanfragen über Großhandel und Fachhandwerk, Ersatzteil- und Zubehöranfragen, Bestellungen.

• Der Engpass ist meist nicht der Innendienst allein, sondern die Anwendungstechnik, die auch einfache Positionen prüfen muss.

• Viele LV-Positionen sind Standard (Speicher, Regelung, Zubehör, Rohrführung), einige brauchen eine Auslegung (Wärmeerzeuger, RLT-Gerät, Kälteanlage).

• KI wie Mercura ordnet die Standardpositionen zu, prüft Kennwerte und markiert Auslegungsfälle. Sie ersetzt keine Heizlast- oder Kühllastberechnung.

• Mercura arbeitet mit mehreren Herstellern aus Heizung, Lüftung und Klima zusammen, darunter REHAU als öffentliche Referenz.

Welche Anfragen bearbeitet der Innendienst von HLK-Herstellern?

Der Vertriebsinnendienst von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaherstellern bearbeitet vor allem vier Anfragearten: Leistungsverzeichnisse aus der TGA-Planung, Projektanfragen aus dem Fachhandwerk oder Großhandel, Zubehör- und Ersatzteilanfragen sowie Bestellungen und Abrufe. Jede Art braucht andere Kenntnisse und landet trotzdem oft im selben Postfach.

LVs aus der TGA-Planung. In Objektprojekten schreibt ein TGA-Planungsbüro die Leistungen aus, meist gegliedert nach Gewerken. In der Kostenplanung nach DIN 276 laufen Heizung unter Kostengruppe 420 (Wärmeversorgungsanlagen) und Lüftung/Klima unter 430 (Raumlufttechnische Anlagen). Die LVs kommen als GAEB-Datei oder PDF und enthalten neben dem Hauptgerät viele Nebenpositionen.

Projektanfragen über den dreistufigen Vertriebsweg. Viele Heizungshersteller verkaufen über Großhandel und Fachhandwerk. Die Anfrage kommt dann vom Installateur oder vom Großhändler, oft formlos: Gebäudetyp, Heizlast, gewünschtes System, Termin.

Zubehör und Ersatzteile. Eine Liste mit alten Artikelnummern, ein Foto vom Typenschild, eine Explosionszeichnung mit eingekreisten Teilen. Kleine Beträge, aber hoher Suchaufwand.

Bestellungen. Aufträge aus laufenden Projekten, häufig mit Kundenbezeichnungen statt eigener Artikelnummern.

Was macht HLK-Anfragen fachlich anspruchsvoll?

HLK-Anfragen sind anspruchsvoll, weil die Produkte Systeme sind: Ein Wärmeerzeuger braucht passenden Speicher, Hydraulik, Regelung und Zubehör, ein Lüftungsgerät passende Volumenströme, Pressungen und Komponenten. Die richtige Auswahl hängt an Kennwerten aus dem Langtext, nicht an einer Artikelnummer.

Typische Kennwerte, die in einer Anfrage stecken und geprüft werden müssen:

Dazu kommt das Leitfabrikat: TGA-Planer nennen oft einen konkreten Hersteller mit „oder gleichwertig“. Wer selbst nicht Leitfabrikat ist, muss gleichwertige Produkte begründet anbieten.

Wie hilft KI Heizungsherstellern konkret im Innendienst?

Künstliche Intelligenz (KI) hilft Heizungs- und HLK-Herstellern, indem sie jede Anfrage einliest, Standardpositionen direkt dem Katalog zuordnet, Kennwerte gegen die Spezifikation prüft und Positionen mit Auslegungsbedarf an die Anwendungstechnik markiert. Der Innendienst erhält einen vorbereiteten Angebotsentwurf statt eines leeren Formulars.

Mercura, eine KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, arbeitet dabei in diesen Schritten:

Die Preise und Kalkulation bleiben im ERP. Mercura ist angebunden an Systeme wie SAP S/4HANA, SAP ECC, Microsoft Dynamics 365 oder proALPHA; weitere Systeme über eine API oder per SFTP. Die Verbindung läuft nur über Wege, die Ihre IT freigibt. Details auf der Seite Integrationen.

Die öffentliche Referenz aus der Gebäudetechnik ist REHAU: Produktvorschläge für bis zu 98 % der LV-Positionen, eine Trefferquote von bis zu 90 % und bis zu 60 % Zeitersparnis bei Angeboten. Martin Prigge aus dem Vertriebsinnendienst: „Mit der Angebots-KI von Mercura sparen wir bis zu 60 % unserer Zeit.“

Warum entlastet das vor allem die Anwendungstechnik?

Die Anwendungstechnik wird entlastet, weil sie nur noch die Positionen sieht, die wirklich technische Bewertung brauchen. Standardzubehör, Speicher, Regelungskomponenten und Ersatzteile ordnet die KI vor; die Technikerinnen und Techniker prüfen gezielt die Wärmeerzeuger, RLT-Geräte oder Kälteanlagen.

In vielen HLK-Unternehmen ist die Anwendungstechnik der Flaschenhals, weil auch einfache LVs „sicherheitshalber“ über ihren Tisch gehen. Wenn die KI schon markiert, welche Positionen eindeutig sind und welche eine Auslegung brauchen, ändert sich die Reihenfolge der Arbeit: zuerst die schwierigen Fälle, die einfachen sind schon vorbereitet. Mehr zu diesem Engpass im Beitrag Vertriebsinnendienst entlasten.

Wann ist KI für HLK-Hersteller nicht die richtige Lösung?

KI ist für HLK-Hersteller nicht die richtige Lösung, wenn fast jede Anfrage eine individuelle Auslegung oder Konstruktion erfordert, etwa bei Sonder-RLT-Geräten oder großen Kälteanlagen. Dann ist ein Auslegungs- oder Konfigurationsprogramm der wichtigere Baustein, und KI hilft nur beim Lesen der Anfrage.

Ehrlich abgegrenzt:

• Heizlast-, Kühllast- und Rohrnetzberechnung bleiben Aufgabe von TGA-Planung und Anwendungstechnik. Mercura berechnet keine Anlagen.

• Auslegungsprogramme der Hersteller sind für die exakte Gerätedimensionierung oft unverzichtbar. KI ergänzt sie, ersetzt sie aber nicht.

• CPQ-Konfiguratoren sind stark, wenn Produkte nach festen Regeln zusammengestellt werden und der Kunde selbst konfiguriert. Den Unterschied erklärt der Beitrag CPQ-Software oder KI.

• Sehr niedriges Anfragevolumen: Bei wenigen Projekten pro Monat lohnt sich die Einführung weniger.

Gut passt KI dagegen, wenn Ihr Innendienst viele LVs und Projektanfragen mit hohem Anteil an Standard- und Zubehörpositionen bearbeitet und Anfragen heute liegen bleiben.

Wie schnell lässt sich das einführen?

Ein technischer Test auf Ihren eigenen Daten ist meist innerhalb von zwei Arbeitstagen möglich, erste Workflows laufen in der Regel in weniger als vier Wochen. Ein Schulungsprojekt vorab ist nicht nötig, und auch unvollständige Produktdaten sind kein Hindernis, weil Mercura Datenblätter, technische Unterlagen und Katalogtexte mitliest.

Mercura liest gängige Datenformate wie BMEcat, DATANORM, ETIM und Open Masterdata. Die Daten liegen in Europa, jeder Kunde hat einen eigenen Mandanten, und Kundendaten trainieren keine externen KI-Modelle. Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Bringen Sie ein echtes TGA-LV oder eine echte Projektanfrage mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura es in Ihrem Prozess verarbeitet. Termin vereinbaren

Fazit

KI für Heizungshersteller und HLK-Hersteller lohnt sich dort, wo der Innendienst viele LVs, Projektanfragen und Zubehöranfragen bearbeitet und die Anwendungstechnik zum Engpass wird. Die KI ordnet Standardpositionen zu, prüft Kennwerte und markiert, was Auslegung braucht. Berechnung und Freigabe bleiben bei Ihren Fachleuten. So werden mehr Anfragen beantwortet, ohne dass die Qualität leidet. Einen Überblick gibt die Seite Lösungen für Hersteller.

Weiterlesen

• Angebote und Ausschreibungen: jede Anfrage wird zum Angebot

• KI im SHK-Großhandel: Angebote und Aufträge automatisieren

• LV bepreisen für Rohrsysteme, Pumpen und Armaturen

• Kundengeschichte: REHAU (Gebäudetechnik-Hersteller)

Häufige Fragen

Was bedeutet TGA-Planung? TGA-Planung ist die Planung der technischen Gebäudeausrüstung, also unter anderem Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär und Elektro. Für Hersteller ist sie wichtig, weil aus ihr die LVs und oft die Leitfabrikate entstehen.

Kann KI eine Wärmepumpe oder ein Lüftungsgerät auslegen? Nein, Mercura ordnet Positionen bestehenden Produkten zu und prüft geforderte Kennwerte, berechnet aber keine Heiz- oder Kühllast. Positionen mit Auslegungsbedarf werden für die Anwendungstechnik markiert.

Wie geht die KI mit Leitfabrikaten anderer Heizungshersteller um? Sie schlägt aus Ihrem Katalog Produkte vor, die die Werte aus dem Langtext erfüllen, und markiert Abweichungen. Ob ein Produkt angeboten wird, entscheidet Ihr Team.

Funktioniert das auch für Klimaanlagen-Hersteller? Ja, das Prinzip ist dasselbe: Kennwerte wie Kühlleistung, Kältemittel und Gerätetyp werden aus der Anfrage gelesen und mit dem Katalog abgeglichen. Systemkombinationen mit Auslegungsbedarf werden markiert.

Welche ERP-Systeme werden unterstützt? Unter anderem SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, proALPHA und UniTrade, weitere über eine API oder per SFTP. Mehr im Beitrag SAP-Auftragserfassung mit KI.

Was passiert mit Bestellungen aus Projekten? Mercura holt Bestellungen aus dem Sammelpostfach, ordnet Kundenbezeichnungen und alte Artikelnummern zu und bucht den Auftrag nach Prüfung ins ERP. Mehr unter Auftragsbearbeitung.