Die Vertriebsleitung plant ein CPQ-Projekt, damit Angebote schneller und fehlerfreier werden. Im Vertriebsinnendienst stapeln sich derweil LVs mit hunderten Positionen, die erst gelesen und zugeordnet werden müssen. CPQ-Software und KI-Angebotsautomatisierung lösen dabei zwei verschiedene Probleme: CPQ hilft, ein Produkt regelkonform zu konfigurieren und zu bepreisen. KI liest die Anfrage des Kunden und findet die passenden Artikel. Was Sie brauchen, hängt davon ab, wo Ihre Zeit verloren geht.

Das Wichtigste in Kürze

• CPQ (Configure, Price, Quote) ist Software, die Angebote für konfigurierbare Produkte anhand hinterlegter Regeln erstellt. Ausgangspunkt ist der Verkäufer, der Optionen auswählt.

• KI-Angebotsautomatisierung beginnt beim Dokument des Kunden: Sie liest LVs, E-Mails und Excel-Listen und ordnet Positionen dem Katalog zu.

• CPQ ist stark bei variantenreichen Produkten mit festen Abhängigkeiten. Es braucht gepflegte Produktmodelle und Regeln.

• KI ist stark bei unstrukturierten Anfragen und großem Sortiment. Sie braucht eine Prüfung durch Ihr Team.

• Beides lässt sich kombinieren: KI liest die Anfrage, CPQ oder ERP übernimmt Konfiguration und Preis.

Was ist CPQ-Software?

CPQ-Software ist eine Software, die Angebote für konfigurierbare Produkte und Leistungen erstellt, indem sie Produktoptionen über Regeln prüft, Preise automatisch berechnet und ein Angebotsdokument erzeugt. CPQ steht für Configure, Price, Quote. Infor beschreibt CPQ als Software, „die schnelle und präzise Angebote für konfigurierbare Produkte und Services erstellt“ (Infor: Was ist CPQ?). CPQ steht für Configure, Price, Quote. CPQ-Systeme wie SAP CPQ, Salesforce CPQ oder Tacton sind meist eng mit CRM- und ERP-Systemen verbunden und Teil des Quote-to-Cash-Prozesses. Die Vorteile von CPQ zeigen sich vor allem bei komplexen Produkten mit vielen Varianten. CPQ-Tools sind stark, wenn Vertriebsmitarbeiter Angebote erstellen, deren Produkt bereits feststeht.

Eine CPQ-Lösung hat typischerweise vier Bausteine:

• Konfigurator: Der Verkäufer wählt Optionen, das System prüft, ob die Kombination zulässig ist. Laut Infor validieren „eingebettete Regeln und bedingte Logik“ die Produktkombinationen im Hintergrund.

• Preisberechnung: Preise passen sich automatisch an die gewählte Konfiguration an.

• Angebotsdokument: Aus der Konfiguration entsteht ein Angebot, bei manchen Lösungen auch eine Stückliste.

• Freigaben: Rabatte über einer Grenze laufen durch einen Genehmigungsprozess.

Die Grundlage sind Regeln, die jemand definieren und pflegen muss. Infor schreibt, das System nutze „Abhängigkeiten, Regeln und Einschränkungen, die von Ihren Ingenieurteams definiert wurden“.

Was ist KI-Angebotsautomatisierung?

KI-Angebotsautomatisierung ist Software, die eingehende Anfragen, Ausschreibungen und LVs liest, jede Position dem eigenen Produktkatalog zuordnet und daraus einen Angebotsentwurf erstellt. Sie ersetzt das manuelle Lesen und Suchen. Konfiguration nach festen Regeln ist nicht ihr Schwerpunkt, sondern das Verstehen frei formulierter Texte.

Im technischen Vertrieb sieht eine Anfrage selten aus wie ein Konfigurator. Sie kommt als GAEB-Datei vom Planer, als PDF-LV mit Langtexten, als Excel-Liste oder als E-Mail mit „wie im letzten Projekt“. Die Arbeit besteht darin, aus diesen Texten die richtigen Artikel zu machen. Genau dort setzt KI an.

CPQ-Software vs. KI: Wo liegt der Unterschied?

Der wichtigste Unterschied ist der Ausgangspunkt: CPQ beginnt bei einem Verkäufer, der weiß, was der Kunde will, und es im System konfiguriert. KI beginnt beim Dokument des Kunden und findet heraus, was er will. Beide erstellen Angebote, aber sie nehmen dem Vertrieb unterschiedliche Arbeit ab.

Eine LV-Position im CPQ und mit KI

An einer einzelnen LV-Position wird der Unterschied greifbar. Ein typischer Fall aus der Leuchtenbranche: ein LED-Einbaudownlight mit Deckenausschnitt, Lichtstrom, Lichtfarbe, Blendwert, DALI-Steuerung und Schutzart, ausgeschrieben als Fremdfabrikat „oder gleichwertig“.

Mit CPQ: Ein Mitarbeiter im Innendienst liest die Position, erkennt, dass ein Fremdfabrikat ausgeschrieben ist, sucht die eigene vergleichbare Leuchtenfamilie und wählt im Konfigurator Ausschnitt, Lichtstrom, Lichtfarbe, Steuerung und Schutzart. Das CPQ prüft, ob die Kombination zulässig ist, und berechnet den Preis. Das Lesen und Übersetzen bleibt Handarbeit, bei jeder der vielen Positionen im LV.

Mit KI-Angebotsautomatisierung: Die KI liest die Position, erkennt das Fremdfabrikat und die geforderten Merkmale, schlägt eine passende eigene Variante vor und markiert Abweichungen, etwa wenn die eigene Leuchte nur IP20 erreicht. Der Mitarbeiter prüft den Vorschlag, statt ihn selbst zu erarbeiten.

Wann ist CPQ-Software die richtige Wahl?

CPQ-Software ist die richtige Wahl, wenn Ihre Produkte nach festen Regeln konfiguriert werden, viele Optionen voneinander abhängen und Ihr Vertrieb Angebote selbst zusammenstellt, statt auf Kundendokumente zu reagieren. Dann sorgt CPQ für gültige Konfigurationen, einheitliche Preise und nachvollziehbare Freigaben.

Anbieter beschreiben das so: Tacton sei „built for manufacturers with high product variance“ und nutze „constraint-based configuration“ (tacton.com). Salesforce Revenue Cloud unterstützt „eine regelbasierte als auch eine einschränkungsbasierte Konfiguration“ und steuert Rabatte über „automatisierte, funktionsübergreifende Genehmigungsabläufe“ (Salesforce Revenue Cloud).

Typische Fälle sind Anlagen, Maschinen und Systeme, bei denen eine falsche Kombination technisch nicht funktioniert. Wenn Sie solche Produkte verkaufen, ist ein Konfigurator in der Regel sinnvoll, und KI ersetzt ihn nicht. Planen Sie aber ein, dass Produktmodelle und Regeln dauerhaft gepflegt werden müssen.

Wann passt KI-Angebotsautomatisierung besser?

KI-Angebotsautomatisierung passt besser, wenn der größte Aufwand nicht in der Konfiguration, sondern im Lesen eingehender Anfragen liegt. Das ist typisch für technische Händler mit breitem Sortiment und für Hersteller, die viele LVs mit Langtexten und Fremdfabrikaten bekommen.

Woran Sie das erkennen:

• Ihr Innendienst verbringt Stunden damit, LV-Positionen zu lesen und Artikel zu suchen.

• Anfragen bleiben liegen, weil die Kapazität nicht reicht.

• Viele Positionen schreiben Wettbewerbsprodukte „oder gleichwertig“ aus.

• Ihre Produkte sind überwiegend Katalogartikel, nicht frei konfigurierbar.

• Bestellungen kommen ebenfalls unstrukturiert per E-Mail.

Lassen sich CPQ und KI kombinieren?

Ja, CPQ und KI lassen sich gut kombinieren, weil sie an verschiedenen Stellen im Prozess arbeiten. Die KI liest die Anfrage und erzeugt strukturierte Positionen, CPQ oder ERP übernimmt Konfiguration, Preis und Beleg. So entsteht ein durchgängiger Weg von der Anfrage bis zum Auftrag, oft „Quote-to-Order“ genannt.

Fragen Sie bei jeder Lösung, welche Daten in welches System zurückfließen: nur eine Exportdatei oder ein fertiger Beleg im ERP. Mercura schreibt freigegebene Angebote direkt ins ERP, bei SAP etwa in Echtzeit über OData.

Was macht Mercura, und was nicht?

Mercura, eine KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, liest Anfragen, Ausschreibungen und LVs in jedem Format, ordnet jede Position inklusive Langtext dem eigenen Katalog zu, prüft die Spezifikation und sortiert passende Optionen nach Marge. Für nicht lagernde Artikel erstellt Mercura Preisanfragen an Lieferanten. Das freigegebene Angebot geht ins ERP, als GAEB oder PDF an den Kunden, und offene Angebote werden nachverfolgt.

Mercura deckt auch den zweiten Teil von Quote-to-Order ab: Bestellungen aus dem Sammelpostfach werden zugeordnet, um Zuschlagszeilen ergänzt und nach Freigabe ins ERP gebucht. Bei REHAU liefert Mercura Produktvorschläge für bis zu 98 Prozent der LV-Positionen, mit bis zu 60 Prozent Zeitersparnis bei Angeboten.

Was Mercura nicht ist: Mercura ist kein Produktkonfigurator und keine Preisfindung. Preise und Kalkulation bleiben im ERP, das ERP bleibt führendes System. Wenn Sie variantenreiche Produkte nach festen Regeln konfigurieren, brauchen Sie dafür weiterhin CPQ oder die Variantenkonfiguration im ERP. Ihr Team bleibt die Qualitätskontrolle, unsichere Positionen werden markiert.

Bringen Sie ein echtes LV mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura es in Ihrem Prozess verarbeitet und wo es an Ihr ERP oder CPQ übergibt. Termin vereinbaren

Fazit

CPQ-Software und KI-Angebotsautomatisierung sind keine Konkurrenten, sondern Werkzeuge für unterschiedliche Engpässe. CPQ sorgt dafür, dass konfigurierbare Produkte richtig zusammengestellt und bepreist werden. KI sorgt dafür, dass eingehende LVs und Anfragen schnell gelesen und zugeordnet werden. Prüfen Sie, wo Ihr Vertriebsinnendienst die meiste Zeit verbringt: beim Konfigurieren oder beim Lesen. Danach richtet sich die Wahl, und oft ist die Antwort eine Kombination.

Weiterlesen: Angebotssoftware im Vergleich, Angebotserstellung automatisieren, KI für Angebote bei Leuchtenherstellern, Tendos, Scalera oder Mercura?. Mehr zu Mercura: Angebote und Ausschreibungen, Lösungen für Hersteller, Integrationen.

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• Angebotssoftware im Vergleich für Händler und Hersteller

• Angebotserstellung bei Leuchtenherstellern: KI für LVs

• Kundengeschichte: REHAU (Gebäudetechnik-Hersteller)

• Mercura vs. Distro: KI-Angebote für Händler im Vergleich

Häufige Fragen

Was ist CPQ?

CPQ steht für Configure, Price, Quote und bezeichnet Software, die Produkte nach Regeln konfiguriert, Preise automatisch berechnet und daraus Angebote erstellt. Sie wird vor allem für variantenreiche, konfigurierbare Produkte eingesetzt.

Welche CPQ-Software gibt es?

Bekannte Anbieter sind unter anderem Salesforce mit Revenue Cloud, Tacton mit Fokus auf Hersteller mit hoher Variantenvielfalt und Infor. Viele ERP- und CRM-Anbieter haben eigene CPQ-Module. Vergleichen Sie vor allem Konfigurationslogik, ERP-Anbindung und Pflegeaufwand.

Was kostet CPQ-Software?

CPQ-Software wird meist individuell angeboten. Die Kosten hängen von Nutzerzahl, Modulen und vor allem vom Aufwand ab, Produktmodelle und Regeln aufzubauen und zu pflegen. Fragen Sie nach Lizenz- und Einführungskosten getrennt.

Ist CPQ dasselbe wie ein Produktkonfigurator?

Nein. Der Produktkonfigurator ist ein Teil von CPQ. CPQ umfasst zusätzlich Preisberechnung, Angebotserstellung und oft Freigabeprozesse.

Was bedeutet Quote-to-Order?

Quote-to-Order bezeichnet den Prozess von der Angebotserstellung bis zur Anlage des Auftrags. Er umfasst Anfrage, Angebot, Nachverfolgung und die Umwandlung der Bestellung in einen Auftrag im ERP.

Brauche ich CPQ, wenn ich KI für Angebote nutze?

Nur wenn Sie konfigurierbare Produkte mit festen Regeln verkaufen. KI liest und ordnet Anfragen zu, ersetzt aber kein Regelwerk für komplexe Konfiguration. Für Katalog- und Standardartikel reicht in der Regel die Kombination aus KI und ERP.