Montag, 8 Uhr: Im Postfach des Vertriebsinnendienstes liegen ein GAEB-Leistungsverzeichnis mit 180 Positionen, ein abfotografierter Materialzettel von der Baustelle und eine Excel-Liste. Ihre Bezeichnungen stehen so in keinem Artikelstamm. Wer die Angebotserstellung automatisieren will, muss genau diese Arbeit lösen: Anfragen lesen, jede Position dem passenden Artikel zuordnen, Vorgaben prüfen und Preise aus dem ERP übernehmen. KI-Software übernimmt heute diese Vorarbeit und kann Angebote automatisch erstellen, die der Innendienst nur noch prüft und freigibt.

Das Wichtigste in Kürze

• Im technischen Vertrieb steckt der Aufwand nicht im Angebotsdokument, sondern in der Positionsarbeit: lesen, zuordnen, prüfen, bepreisen.

• KI-Software liest Anfragen in jedem Format (E-Mail, PDF, Scan, Foto, Excel, GAEB), ordnet Positionen dem eigenen Katalog zu und legt das Angebot im ERP an.

• Vorlagen, CPQ und KI lösen unterschiedliche Probleme. Für unstrukturierte Anfragen und Leistungsverzeichnisse ist KI der passende Ansatz.

• Der Vertriebsinnendienst bleibt die Qualitätskontrolle: Jedes Angebot wird vor dem Versand geprüft, unsichere Positionen werden markiert statt geraten.

• Ob es in Ihrem Sortiment funktioniert, zeigt ein Test mit eigenen Anfragen. Bei Mercura ist er in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen möglich.

Was bedeutet „Angebotserstellung automatisieren“ im technischen Vertrieb?

Angebotserstellung automatisieren heißt im technischen Großhandel und bei Herstellern, die wiederkehrende Positionsarbeit an Software abzugeben: Anfrage auslesen, Positionen dem eigenen Artikelstamm zuordnen, technische Anforderungen prüfen, Preise aus dem ERP übernehmen und das Angebot im ERP anlegen. Die kaufmännische Entscheidung bleibt beim Vertriebsinnendienst. Andere Begriffe dafür sind automatische Angebotserstellung oder KI-gestützte Angebotserstellung.

Der Begriff wird für sehr unterschiedliche Dinge benutzt. Für Handwerksbetriebe und Dienstleister geht es meist um Vorlagen und Textbausteine, mit denen sich professionelle Angebote erstellen und als fertiges PDF verschicken lassen. Für Maschinenbauer geht es um Produktkonfiguratoren. Im technischen Vertrieb liegt das Problem woanders: Die Anfrage kommt unstrukturiert, in der Sprache des Kunden oder Planers, und muss erst in Artikelnummern übersetzt werden.

Die folgende Übersicht zeigt, welcher Ansatz welches Problem löst:

Den Unterschied zu Konfiguratoren beschreiben wir ausführlich im Artikel CPQ-Software oder KI-Angebotsautomatisierung.

Wo geht im Angebotsprozess die meiste Zeit verloren?

Die meiste Zeit geht beim Übersetzen der Anfrage in den eigenen Katalog verloren: Jede Position muss gelesen, verstanden und einem Artikel zugeordnet werden, oft anhand von Langtexten, Normangaben und Fabrikatsvorgaben. Das Schreiben des eigentlichen Angebotsdokuments ist meist der kleinste Teil der Arbeit.

Ein typischer Ablauf im Vertriebsinnendienst und was davon automatisierbar ist:

Die Schritte 3 und 4 sind der Engpass. Ein Rechenbeispiel: Bei einem LV mit 200 Positionen bedeutet jede Minute pro Position mehr als drei Stunden reine Zuordnungsarbeit. Dazu kommt, dass das Wissen, welcher Artikel zu welcher Ausschreibungsformulierung passt, oft in den Köpfen weniger erfahrener Mitarbeitender steckt. Mehr dazu im Artikel Vertriebsinnendienst: Aufgaben, Engpässe und wie KI entlastet.

Wie funktioniert KI-Angebotserstellung Schritt für Schritt?

KI-Angebotserstellung funktioniert in einer festen Abfolge: Die Software liest die Anfrage im Originalformat und zerlegt sie in Positionen. Sie gleicht jede Position mit dem eigenen Katalog und den technischen Vorgaben ab und legt einen Angebotsentwurf im ERP an. Der Mensch prüft die markierten Positionen und gibt das Angebot frei.

Am Beispiel von Mercura, einer KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, sieht das so aus:

1. Lesen: Anfragen, Ausschreibungen und LVs werden in jedem Format verarbeitet: E-Mail, PDF, Scan, Foto, Excel oder GAEB.

2. Zuordnen: Jede Position wird dem eigenen Katalog des Lieferanten zugeordnet, einschließlich der Langtexte. Unvollständige Produktdaten sind kein Hindernis, weil auch Datenblätter, technische Unterlagen und Katalogtexte gelesen werden.

3. Prüfen: Die Anforderungen der Position werden gegen die Produktdaten geprüft. Konforme Optionen werden nach Marge sortiert.

4. Beschaffen: Für Artikel, die nicht am Lager sind, erstellt die Software Preisanfragen an Lieferanten und liest deren Antworten zurück.

5. Anlegen: Das freigegebene Angebot wird ins ERP geschrieben und bei Bedarf als GAEB oder PDF exportiert.

6. Nachverfolgen: Offene Angebote werden zur Wiedervorlage nachgehalten.

Entscheidend ist der Umgang mit Unsicherheit. Positionen, bei denen die Zuordnung nicht eindeutig ist, werden markiert und nicht geraten. So weiß der Innendienst genau, wo er hinschauen muss, statt das ganze Angebot ein zweites Mal durchzuarbeiten.

Welche Formate und Daten braucht die KI?

Eine KI für die Angebotserstellung braucht zwei Dinge: die eingehende Anfrage im Originalformat und Zugriff auf den eigenen Artikelstamm mit Produktdaten. Perfekt gepflegte Stammdaten sind keine Voraussetzung, weil fehlende Merkmale aus Datenblättern, technischen Unterlagen und Katalogtexten ergänzt werden können.

Relevante Daten und ihre Quellen im Überblick:

Wie GAEB-Dateien aufgebaut sind und welche Phasen es gibt, erklärt der Artikel zum GAEB-Format.

Wichtig für IT und Geschäftsführung: Das ERP bleibt das führende System, Preise und Kalkulation bleiben dort. Mercura ist unter anderem mit SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, proALPHA und UniTrade angebunden. Andere Systeme werden über eine API oder per SFTP-Dateiaustausch verbunden; bei SAP läuft die Echtzeit-Anbindung über OData, alternativ als IDoc-Datei. Details stehen auf der Seite Integrationen.

Was bringt automatisierte Angebotserstellung in der Praxis?

Automatisierte Angebotserstellung bringt Angebote schneller zum Kunden und sorgt dafür, dass mehr eingehende Anfragen überhaupt beantwortet werden. Jede zusätzlich beantwortete Anfrage ist eine Umsatzchance, die vorher liegen geblieben wäre. Wie groß der Effekt ist, hängt von Sortiment, Anfragemix und Datenlage ab.

Drei veröffentlichte Kundenbeispiele von Mercura:

• Sanitär-Heinze (SHK-Großhandel): bis zu 90 % schneller, von 2 Tagen auf 2 Stunden pro Angebot. 100 % der eingehenden Anfragen werden bearbeitet, vorher waren es rund 70 %. Michael Kania, Vice President Controlling: „Was früher 2 Tage gedauert hat, dauert jetzt nur noch 2 Stunden.“ (Fallstudie)

• Muffenrohr (Tiefbauhandel, 650 Mitarbeitende): 100 % der Anfragen bearbeitet, bis zu 60 % schneller. Geschäftsführer Mario Hinz: „Diese KI wird Muffenrohr verändern.“ (Fallstudie)

• REHAU (Gebäudetechnik-Hersteller): Produktvorschläge für bis zu 98 % der LV-Positionen, Trefferquote bis zu 90 %, bis zu 60 % Zeitersparnis bei Angeboten. Martin Prigge, Vertriebsinnendienst: „Mit der Angebots-KI von Mercura sparen wir bis zu 60 % unserer Zeit.“ (Fallstudie)

Über alle Kunden liegt die durchschnittliche Trefferquote der Zuordnung bei 92 %. Sie schwankt je nach Kunde und Katalog. Mercura ist bei über 80 Händlern und Herstellern in Europa und den USA im Einsatz, ausgerollt an 115 Standorten.

Wann lohnt sich KI-Angebotserstellung nicht?

In der Angebotserstellung KI einzusetzen lohnt sich nicht, wenn nur wenige, gleichförmige Anfragen eingehen oder Kunden bereits strukturiert bestellen. Dann sind Vorlagen, das Angebotsmodul im ERP, ein Webshop oder EDI günstiger und völlig ausreichend.

Andere Lösungen passen in diesen Fällen besser:

• Geringes Volumen: Wer im Monat eine Handvoll Angebote mit bekannten Positionen schreibt, kommt mit Textbausteinen im ERP gut aus.

• Konfigurierbare Produkte: Wenn Kunden ein Produkt aus festen Optionen zusammenstellen, ist ein CPQ-Konfigurator das passende Werkzeug.

• Strukturierte Kanäle: Bestellen Großkunden ohnehin per EDI oder Webshop, gibt es dort nichts mehr zu lesen.

• Keine Prüfkapazität: KI-Angebote sind Entwürfe. Wer niemanden hat, der markierte Positionen fachlich beurteilt, sollte zuerst diese Rolle klären.

• Allgemeine Chatbots als Ersatz: Ein Angebot schreiben mit KI wie ChatGPT klingt naheliegend, aber ein allgemeiner Chatbot kennt weder Ihren Artikelstamm noch Ihre Konditionen. Für Einzelfragen kann er helfen, für die Bepreisung eines LV ist er nicht gebaut. Mehr dazu unter Angebote mit ChatGPT erstellen?

Auch eine gute KI ordnet nicht jede Position richtig zu. Deshalb ist der Prüfschritt kein Zugeständnis, sondern Teil des Prozesses: Das Team bleibt die Qualitätskontrolle, bevor ein Angebot zum Kunden geht.

Angebotsmanagement-Software auswählen: Worauf sollten Sie achten?

Achten Sie bei Angebotsmanagement-Software und KI-Lösungen für den technischen Vertrieb vor allem auf drei Punkte. Verarbeitet sie Ihre echten Anfragen im Originalformat? Ordnet sie gegen Ihren eigenen Katalog samt Langtexten zu? Und schreibt sie das Ergebnis ins ERP, ohne dass Sie Preislogik doppelt pflegen müssen?

Diese Checkliste hilft im Auswahlprozess:

Für Mercura gilt: ISO/IEC 27001 zertifiziert, DSGVO-konform, Hosting in Europa, ein eigener Mandant pro Kunde. Kundendaten trainieren keine externen KI-Modelle, und die Verbindung zu Ihren Systemen läuft nur über Wege, die Ihre IT freigibt und kontrolliert. Mehr zum Produkt auf der Seite Angebote und Ausschreibungen.

Wie führen Sie die Automatisierung ein?

Starten Sie mit einem klar abgegrenzten Anfragetyp und echten Daten. Dazu gehören typische Anfragen aus den letzten Wochen, die fertigen Angebote dazu als Vergleich und ein Export Ihres Artikelstamms. So sehen Sie schnell, wie gut die Zuordnung in Ihrem Sortiment funktioniert, bevor Sie Prozesse umstellen.

Ein bewährter Ablauf:

1. Anfragetyp wählen: zum Beispiel GAEB-LVs aus dem Projektgeschäft oder E-Mail-Anfragen aus dem Tagesgeschäft.

2. Testdaten zusammenstellen: echte Anfragen einschließlich schwieriger Fälle, nicht nur die sauberen.

3. Technischer Test: Bei Mercura läuft der Test mit eigenen Daten in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen, ohne vorheriges Training.

4. Ergebnis messen: Trefferquote der Zuordnung, Zeit pro Angebot, Anteil markierter Positionen.

5. Ersten Workflow live schalten: Bei Mercura sind die ersten Workflows in der Regel in unter vier Wochen produktiv.

6. Ausweiten: weitere Standorte, Anfragetypen oder die Erfassung eingehender Bestellungen, siehe Auftragserfassung automatisieren.

Testen Sie es mit Ihren eigenen Daten

Bringen Sie ein echtes LV mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura es in Ihrem Prozess verarbeitet. Termin vereinbaren

Fazit

Wer im technischen Großhandel oder als Hersteller die Angebotserstellung automatisieren will, sollte bei der Positionsarbeit ansetzen, nicht beim Layout des Angebotsdokuments. KI-Software kann Anfragen in jedem Format lesen, Positionen dem eigenen Katalog zuordnen, Vorgaben prüfen und das Angebot im ERP vorbereiten. Der Vertriebsinnendienst prüft, entscheidet und kümmert sich um individuelle Angebote für Großprojekte, statt abzutippen. Ob sich das für Sie lohnt, zeigt am schnellsten ein Test mit Ihren echten Anfragen.

Weiterlesen

• Angebote und Ausschreibungen: jede Anfrage wird zum Angebot

• Leistungsverzeichnis (LV): Aufbau, Positionsarten und Bearbeitung

• Quote-to-Order-Automatisierung: Vom Angebot zum Auftrag ohne Medienbruch

• Kundengeschichte: REHAU (Gebäudetechnik-Hersteller)

Häufige Fragen

Kann KI Angebote vollständig automatisch erstellen?

KI kann Angebote im technischen Vertrieb weitgehend vorbereiten, die Freigabe sollte aber beim Menschen bleiben. Bei Mercura wird jedes Angebot vom Vertriebsteam geprüft, bevor es zum Kunden geht. Unsichere Positionen werden markiert und nicht geraten.

Welches Programm eignet sich für die Angebotserstellung?

Das hängt von Ihren Anfragen ab. Für wenige standardisierte Angebote genügen Vorlagen oder das Angebotsmodul im ERP. Für konfigurierbare Produkte passt CPQ-Software. Für viele unstrukturierte Anfragen und LVs brauchen Sie eine KI-Angebotsautomatisierung, die ins ERP schreibt.

Was gehört zur Angebotserstellung im Großhandel?

Zur Erstellung von Angeboten im Großhandel gehören mehrere Schritte. Die Anfrage wird gelesen und jede Position einem Artikel zugeordnet. Danach folgen technische Prüfung und Preisfindung mit Konditionen und Zuschlägen. Für Nicht-Lagerware kommen Preisanfragen hinzu. Zum Schluss wird das Angebot im ERP angelegt und später nachgefasst.

Brauche ich perfekt gepflegte Stammdaten?

Nein. Vollständige Stammdaten helfen, sind aber keine Voraussetzung. Mercura liest fehlende Informationen aus Datenblättern, technischen Dokumenten und Katalogtexten mit.

Wie genau ist die Zuordnung von LV-Positionen?

Bei Mercura liegt die durchschnittliche Trefferquote bei 92 %, abhängig von Kunde und Katalog. REHAU erhält Produktvorschläge für bis zu 98 % der LV-Positionen bei einer Trefferquote von bis zu 90 %.

Mit welchen ERP-Systemen funktioniert das?

Mercura arbeitet unter anderem mit SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, proALPHA und UniTrade. Andere Systeme werden über eine API oder per SFTP-Dateiaustausch angebunden.

Werden unsere Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Nein. Bei Mercura trainieren Kundendaten keine externen KI-Modelle. Jeder Kunde hat einen eigenen Mandanten mit Hosting in Europa, und Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.