Montagmorgen im Vertriebsinnendienst: Ein Bauunternehmen schickt eine Datei mit der Endung .X83 und bittet bis Donnerstag um Preise für 240 Positionen. Eine GAEB-Datei ist das deutsche Standardformat, in dem solche Leistungsverzeichnisse (LV) zwischen Planern, Bauherren, Bietern und Lieferanten ausgetauscht werden. Die Endung verrät dabei, in welcher Phase der Vergabe die Datei steht und was Sie damit tun sollen.

Das Wichtigste in Kürze

• GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Sein Austauschformat GAEB DA XML ist aktuell in Version 3.3 (Stand 2023-01) gültig.

• Die Dateiendung zeigt Version und Phase: D = Version 90, P = Version 2000, X = DA XML; die Ziffern 81 bis 89 und 93 bis 97 stehen für die Austauschphase.

• Für Lieferanten am wichtigsten: X83 (Angebotsaufforderung) kommt rein, X84 (Angebotsabgabe) geht mit Preisen zurück.

• Öffnen lassen sich die Dateien mit AVA- oder Kalkulationssoftware oder einem Viewer; zum Bepreisen brauchen Sie eine Ausfüllfunktion.

• Der Engpass ist selten die Datei, sondern die Zuordnung jeder Position zum eigenen Artikelstamm.

Was ist eine GAEB-Datei und was ist das GAEB-Format?

Das GAEB-Format ist ein strukturiertes, software-unabhängiges Dateiformat für den elektronischen Datenaustausch von Bauinformationen, vor allem von Leistungsverzeichnissen mit Positionen, Mengen, Kurz- und Langtexten. Es wird vom Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen festgelegt und gilt als anerkannter nationaler Standard für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung.

Die Regeln erarbeitet laut GAEB-FAQ der Arbeitskreis „Programmsysteme“, in dem öffentliche Bauverwaltungen, Architekten und Ingenieure, Bauwirtschaft, Hochschulen, DIN und Softwarehäuser sitzen. Die Umsetzung in Programmen verantworten die Softwarehersteller selbst. Ob ein Programm die Schnittstelle korrekt umsetzt, lässt sich über eine Zertifizierung des Bundesverbands Bausoftware (BVBS) prüfen.

Welche GAEB-Versionen gibt es: 90, 2000 und DA XML?

Es gibt drei Generationen: GAEB 90 (Endung D), GAEB 2000 (Endung P) und DA XML (Endung X). Neue Ausschreibungen kommen heute in der Regel als XML-Datei, ältere Dateien mit .D83 oder .P83 tauchen aber weiterhin auf, etwa aus Bestandsprojekten.

Quellen: GAEB-Datenaustausch, GAEB-Downloads, GAEB-FAQ.

Zwei Punkte sind in der Praxis wichtig. Erstens sind die Version 90 und DA XML laut Ausschuss nicht kompatibel; Konverter übertragen nur Inhalte, die es in beiden Formaten gibt. Zweitens nennt der Ausschuss für Version 3.3 keine Kompatibilität mit der Syntax von 3.2 und älter. Wenn eine Datei sich nicht einlesen lässt, ist ein Versionskonflikt daher die erste Vermutung.

Was bedeuten X81, X83, X84, X86 und die anderen GAEB-Phasen?

Die zwei Ziffern hinter dem Buchstaben benennen die Datenaustauschphase, also den Zweck der Datei im Ablauf. Das Leistungsverzeichnis wandert von der Beschreibung (X81) über die Angebotsaufforderung (GAEB X83) und das Angebot (X84) bis zur Auftragserteilung (X86). Die Phasen 81 bis 86 heißen in allen GAEB-Versionen gleich.

Die vollständige Liste für GAEB DA XML 3.3 nach gaeb.de:

Die Spalte „Absender → Empfänger“ gibt den üblichen Ablauf wieder; die GAEB-FAQ beschreibt ihn ausdrücklich für X81, X83 und X84. Viele Erklärseiten listen nur X81 bis X86 oder ordnen den Ziffern falsche Inhalte zu. Für Händler und Hersteller sind gerade die Handelsphasen X93 bis X97 relevant, weil sie Preisanfrage und Bestellung zwischen Bieter und Lieferant abbilden.

Wie sieht eine GAEB-Datei aus?

Eine GAEB-DA-XML-Datei ist eine Textdatei mit Projektangaben, einer Gliederung nach Ordnungszahlen (OZ) und den einzelnen Positionen mit Menge, Einheit, Kurztext und Langtext. In der X84 kommen Einheitspreise und Gesamtbeträge hinzu.

Beispiel (vereinfacht, anonymisiert): Eine Position aus einer X83 im Tiefbau.

Stark vereinfacht steckt diese Position in folgenden XML-Elementen der Datei:

In der X84 ergänzt der Bieter je Position den Einheitspreis. Die Gliederung, die OZ und die Texte bleiben unverändert, sonst kann der Auftraggeber das Angebot nicht automatisch in seinen Preisspiegel übernehmen.

Wie öffnen Sie eine GAEB-Datei?

Sie öffnen eine GAEB-Datei mit AVA- oder Kalkulationssoftware, die eine GAEB-Schnittstelle hat, oder mit einem Viewer. Kostenlose Viewer gibt es im Netz; um Preise einzutragen und eine X84 zu erzeugen, brauchen Sie laut GAEB-FAQ einen Viewer mit Ausfüllfunktion.

So läuft die Bearbeitung einer X83 typischerweise beim Händler oder Hersteller:

1. Datei einlesen und Version prüfen (D83, P83 oder X83; bei XML die Versionsnummer).

2. Lose und Titel sichten, nicht relevante Gewerke ausblenden.

3. Jede Position dem eigenen Artikelstamm zuordnen, oft über den Langtext statt den Kurztext.

4. Fehlende Artikel bei Vorlieferanten anfragen.

5. Preise, Zuschläge und Fracht kalkulieren und in die Positionen schreiben.

6. Als X84 exportieren, gegebenenfalls ein Nebenangebot als X85 ergänzen.

Viele Viewer und Konverter bieten einen Export nach Excel. Das hilft beim Lesen, die Rückführung der Preise in eine gültige X84 bleibt aber der kritische Schritt. Konverter und Viewer sind Produkte von Drittanbietern; der Ausschuss prüft sie nicht selbst. Für Software-Hersteller stellt er auf seiner Download-Seite einen GAEB-XML-Checker bereit.

Welche Probleme treten bei GAEB-Dateien häufig auf?

Die häufigsten Probleme sind falsche Phase, Versionskonflikte und Positionen, die sich nicht eindeutig einem Artikel zuordnen lassen. Die Datei selbst ist meist korrekt; schwierig wird es bei Inhalt und Weiterverarbeitung.

• Falsche Phase: Sie erhalten eine X81 oder X82 statt einer X83. Dann fehlt die Angebotsaufforderung als Rahmen, und manche Programme erzeugen daraus keine X84.

• Versionskonflikt: Ihre Software liest nur GAEB 90 oder nur XML 3.2.

• Herstellerneutrale Langtexte: Der Langtext beschreibt Eigenschaften („Ringsteifigkeit SN 10“), nicht Ihre Artikelnummer. Die Zuordnung zum Artikelstamm bleibt Handarbeit.

• Besondere Positionsarten: Bedarfs- und Wahlpositionen werden anders behandelt als Normalpositionen.

• Gleichwertige Produkte: Sie wollen ein Alternativprodukt anbieten. Dafür gibt es das Nebenangebot (X85).

Wann reicht ein GAEB-Viewer, wann nicht?

Ein kostenloser Viewer reicht, wenn Sie wenige, kleine LVs im Monat bekommen und die Zuordnung zum Sortiment schnell im Kopf geht. Für Planer und Bauunternehmen, die selbst LVs erstellen und Lohnanteile kalkulieren, ist eine AVA- oder Kalkulationssoftware das richtige Werkzeug.

Grenzen zeigen sich bei großen LVs und vielen parallelen Anfragen. Dann kostet nicht das Öffnen der Datei Zeit, sondern das Suchen passender Artikel zu hunderten Langtexten. Auch eine KI-Lösung ersetzt keine AVA-Software für Planer: Sie hilft beim Bepreisen eingehender LVs, nicht beim Erstellen von Ausschreibungen.

Wie verarbeitet Mercura GAEB-Dateien?

Mercura, eine KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, liest Leistungsverzeichnisse als GAEB-Datei, PDF, Excel, Scan oder Foto ein. Jede Position wird dem eigenen Katalog des Lieferanten zugeordnet, einschließlich der Langtexte, und gegen die Spezifikation geprüft. Diese GAEB-Phasen liest und schreibt Mercura:

Das Vertriebsteam prüft jedes Angebot vor dem Versand. Die durchschnittliche Trefferquote liegt bei 92 % und hängt von Kunde und Katalog ab. Beim Gebäudetechnik-Hersteller REHAU liefert Mercura Produktvorschläge für bis zu 98 % der LV-Positionen (Erfolgsgeschichte REHAU). Mehr zum Ablauf: Angebote und Ausschreibungen.

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Fazit

Das GAEB-Format ist kein Hexenwerk: Die Endung zeigt Version und Phase, und für Lieferanten zählen vor allem X83 rein, X84 raus. Wer die aktuelle Version 3.3 und die Handelsphasen X93 bis X97 kennt, versteht auch ungewöhnliche Dateien. Die eigentliche Arbeit liegt in der Zuordnung der Positionen zum eigenen Sortiment. Genau dort entscheidet sich, ob ein LV in Stunden oder Tagen bepreist ist. Wie Mercura ein LV von Anfang bis Ende bepreist, zeigt die Seite Angebote und Ausschreibungen, den Aufbau des LV der Beitrag Leistungsverzeichnis.

Weiterlesen

• Angebote und Ausschreibungen: jede Anfrage wird zum Angebot

• Leistungsverzeichnis (LV): Aufbau, Positionsarten und Bearbeitung

• Angebotssoftware im Vergleich für Händler und Hersteller

• Kundengeschichte: REHAU (Gebäudetechnik-Hersteller)

• GAEB-Software oder KI: Welches Werkzeug für welchen Job?

• Mercura oder kinisto? LVs und Aufträge im Vergleich

Häufige Fragen

Kann Mercura ein Angebot als GAEB X84 exportieren? Ja. Mercura liest Ausschreibungen als X83, D83, P83 oder X81, exportiert das freigegebene Angebot als GAEB X84 und erstellt Preisanfragen an Lieferanten als GAEB P93 oder Excel.

Was ist eine GAEB-Datei? Eine GAEB-Datei ist ein Leistungsverzeichnis oder ein anderer Bauvergabe-Datensatz im standardisierten GAEB-Format. Sie enthält Gliederung, Positionen, Mengen, Kurz- und Langtexte und je nach Phase auch Preise.

Womit öffne ich eine X83-Datei? Eine X83-Datei öffnen Sie mit AVA- oder Kalkulationssoftware mit GAEB-Schnittstelle oder mit einem Viewer. Zum Eintragen von Preisen brauchen Sie einen Viewer mit Ausfüllfunktion.

Was ist der Unterschied zwischen X83 und X84? X83 ist die Angebotsaufforderung ohne Preise, die der Auftraggeber an Bieter schickt. X84 ist die Angebotsabgabe: dieselbe Datei mit den Preisen des Bieters, die an den Auftraggeber zurückgeht.

Welche GAEB-Datei brauche ich zur Angebotsabgabe? Zur Angebotsabgabe brauchen Sie in der Regel eine X84 (bei älteren Verfahren D84 oder P84). Ein Nebenangebot geben Sie zusätzlich als X85 ab.

Was ist eine D83-Datei? Eine D83-Datei ist eine Angebotsaufforderung im alten Format GAEB 90. Sie ist zeilenorientiert aufgebaut und laut Ausschuss nicht mit DA XML kompatibel; Konverter übertragen nur gemeinsame Inhalte.

Kann ich eine GAEB-Datei in Excel umwandeln? Ja, viele Viewer und Konverter exportieren die Daten nach Excel. Für die Angebotsabgabe müssen die Preise aber wieder in eine gültige X84 zurück, sonst kann der Auftraggeber sie nicht einlesen.

Was bedeutet X86? X86 ist die Auftragserteilung: Der Auftraggeber übermittelt damit das beauftragte Leistungsverzeichnis an den Auftragnehmer. Die Bestätigung des Auftragnehmers folgt als X87.