Was ist Quote-to-Order-Automatisierung?

Quote-to-Order (Q2O) bezeichnet den Weg von der ersten Kundenanfrage bis zum gebuchten Kundenauftrag. Quote-to-Order-Automatisierung bedeutet, dass Software diesen gesamten Prozess unterstützt, anstatt dass der Vertriebsinnendienst Daten manuell zwischen Posteingang, Tabellen, Katalog und ERP hin- und herkopiert.

Der Prozess umfasst fünf Schritte: Anfrage erfassen, Angebot erstellen, nachfassen, Bestellung abgleichen und Auftrag im ERP buchen. Das Schlüsselwort lautet „durchgängig“. Viele Unternehmen haben einzelne Schritte digitalisiert, die Übergaben dazwischen erfolgen jedoch nach wie vor manuell.

Warum der Weg vom Angebot zum Auftrag oft scheitert

Bei Großhändlern und Herstellern liegen Angebote und Aufträge oft bei unterschiedlichen Personen. Ein Team kalkuliert das Leistungsverzeichnis; der Innendienst erfasst die Bestellung Wochen später. Dabei entstehen typischerweise drei Lücken:

1. Die Anfrage wird erneut abgetippt. Positionen aus E-Mails, PDFs oder Tabellen werden manuell ins ERP eingetippt.

2. Das Angebot geht im Posteingang unter. Ohne Überblick über offene Angebote gerät das Nachfassen in den Hintergrund und Aufträge verlaufen im Sande.

3. Die Bestellung stimmt nicht mit dem Angebot überein. Der Kunde bestellt Wochen später mit eigenen Bezeichnungen, geänderten Mengen oder fehlenden Artikeln. Jemand gleicht Preise und Produkte mühsam manuell ab – oder niemand tut es.

Die 5 Phasen im Überblick

Welche Vorteile bietet die Quote-to-Order-Automatisierung?

• Mehr beantwortete Anfragen: Vor Mercura konnte Sanitär Heinze etwa 70 % der eingehenden Anfragen bearbeiten. Heute sind es 100 %.

• Weniger Zeitaufwand pro Angebot: REHAU spart bis zu 60 % der Zeit bei der Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen ein.

• Schnellere Reaktionszeiten: Muffenrohr beantwortet jede Anfrage mit bis zu 60 % kürzeren Reaktionszeiten.

Und ein Effekt, den kein Bericht abbildet: Wenn Angebot und Auftrag im selben System verwaltet werden, fallen Unstimmigkeiten sofort auf – und nicht erst, wenn der Kunde reklamiert.

Quote-to-Order vs. CPQ vs. EDI

Wann EDI und CPQ weiterhin die richtige Wahl sind: EDI ist schnell und zuverlässig für Großkunden mit einheitlichen Bestellvolumina. CPQ hilft vor allem dann, wenn Produkte primär konfiguriert werden müssen. Die KI-gestützte Quote-to-Order-Automatisierung ergänzt beides dort, wo Anfragen unstrukturiert eingehen – was bei Großhändlern und Herstellern den Großteil des Volumens ausmacht.

Wie Sie Quote-to-Order-Software evaluieren sollten

1. Alle Eingangskanäle: E-Mail, PDF, Excel, Leistungsverzeichnisse und idealerweise Telefon.

2. Matching, das Ihr Sortiment versteht: Auch ohne Artikelnummern, inklusive Varianten, Alternativen und Zubehör.

3. Durchgängiger Ablauf: Angebot und spätere Bestellung sind miteinander verknüpft, und Abweichungen werden markiert.

4. Direkte ERP-Integration: Zum Beispiel SAP oder Microsoft Dynamics, nicht nur einfacher CSV-Export.

5. Human in the Loop: Ihr Team prüft und gibt frei, bevor Daten den Kunden oder das ERP erreichen.

Wo Sie anfangen sollten

Gehen Sie nicht alle fünf Schritte auf einmal an. Erfassen Sie zwei Wochen lang, wie viele Anfragen eingehen, für wie viele ein Angebot erstellt wird und wie viele davon zum Auftrag führen. Starten Sie das Pilotprojekt dort, wo der größte Engpass liegt: Für die meisten Großhändler ist das die Angebotserstellung, für viele Hersteller die Auftragserfassung. Unser Leitfaden zur Automatisierung der Angebotserstellung führt Sie Schritt für Schritt hindurch.

Weiterlesen

• Auftragserfassung: E-Mail-Bestellungen automatisch ins ERP

• Angebotserstellung automatisieren: So hilft KI im Vertrieb

• EDI-Bestellung oder KI? E-Mail-Aufträge automatisieren

• Kundengeschichte: Sanitär-Heinze (SHK-Großhandel)

FAQ

Was bedeutet Quote-to-Order?

Quote-to-Order bezeichnet den Prozess von der Kundenanfrage über das Angebot bis zum gebuchten Auftrag. Quote-to-Order-Automatisierung verbindet diese Schritte in einem durchgängigen, softwaregestützten Ablauf.

Was ist der Unterschied zwischen Quote-to-Order und Quote-to-Cash?

Quote-to-Cash umfasst zusätzlich die Lieferung, Rechnungsstellung und Bezahlung. Quote-to-Order endet mit dem gebuchten Auftrag im ERP – genau der Bereich, für den der Innendienst zuständig ist.

Ersetzt Quote-to-Order-Automatisierung unser ERP?

Nein. Das ERP bleibt das führende System. Die Automatisierung bereitet Angebote und Aufträge vor und übergibt sie an das ERP.

Welche Unternehmen profitieren am meisten?

Großhändler und Hersteller mit vielen unstrukturierten Anfragen, großen Katalogen und Leistungsverzeichnissen – typischerweise in Branchen wie SHK, Elektro, Baustoffe und Industriebedarf.

Wie lange dauert die Implementierung?

Mit Mercura startet ein Pilotprojekt auf Basis Ihrer eigenen Anfragen innerhalb weniger Wochen. Von dort aus bauen Sie Schritt für Schritt aus.

Fazit

Quote-to-Order-Automatisierung schließt die Lücken zwischen Anfrage, Angebot und Auftrag: Mehr Anfragen werden beantwortet, weniger Angebote verlaufen im Sande und Bestellungen stimmen mit dem Angebot überein. Mercura verbindet alle fünf Schritte in einem System – vom Posteingang bis zum ERP.

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