Der Großkunde schickt seine Bestellungen per EDI, und die laufen ohne Zutun ins ERP. Die übrigen Kunden bestellen per E-Mail, PDF aus dem Einkaufssystem, Foto vom Lieferschein oder Freitext, und das tippt der Innendienst ab. Die kurze Antwort: Eine EDI-Bestellung ist die richtige Lösung für Partner mit fester Anbindung. Für alle anderen Bestellungen schließt KI die Lücke, ohne dass Ihre Kunden etwas ändern müssen.

Das Wichtigste in Kürze

• EDI (Electronic Data Interchange) überträgt Bestellungen in einem festen Format direkt von System zu System, im Handel meist als EDIFACT bzw. EANCOM.

• Eine EDI-Anbindung lohnt sich für Partner mit hohem, regelmäßigem Bestellvolumen. Beide Seiten müssen sie einrichten und pflegen.

• Kunden ohne EDI, etwa kleinere Betriebe, bestellen typischerweise per E-Mail, PDF oder Telefon. Diese Bestellungen deckt der elektronische Datenaustausch nicht ab.

• KI liest E-Mail-Bestellungen, ordnet Positionen dem Artikelstamm zu und bereitet den Auftrag fürs ERP vor. Ihr Team prüft vor der Buchung.

• EDI und KI ergänzen sich: der feste Datenaustausch für Großkunden, KI für den Rest des Postfachs.

Was ist EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) ist der elektronische Austausch strukturierter Geschäftsdokumente zwischen den IT-Systemen zweier Unternehmen, ohne dass ein Mensch sie abtippt. Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen werden in einem vereinbarten Standard übertragen und automatisch verarbeitet. Im europäischen Handel ist UN/EDIFACT verbreitet. Sender und Empfänger tauschen die Daten in einem standardisierten Format aus, sodass die IT-Systeme beider Seiten sie ohne manuelle Eingriffe in ihren ERP-Systemen verarbeiten.

Ein häufig genutzter Teil davon ist EANCOM. Laut GS1 Germany ist EANCOM „eine Untermenge des UN/EDIFACT-Standards“, ursprünglich für die Konsumgüterindustrie entwickelt und heute branchenübergreifend im Einsatz. Die Bestellung heißt dort ORDERS, das Lieferavis DESADV und die Rechnung INVOIC (GS1 Germany: EANCOM).

Wie läuft eine EDI-Bestellung ab?

Bei einer EDI-Bestellung erzeugt das Einkaufssystem des Kunden eine ORDERS-Nachricht, überträgt sie an den Lieferanten, und dessen System legt daraus automatisch einen Kundenauftrag an. Voraussetzung ist, dass beide Seiten dieselben Artikel- und Partnernummern verwenden oder diese im Mapping hinterlegt sind.

Ein typischer Ablauf sieht so aus:

1. Bestellung (ORDERS): Der Kunde löst im ERP eine Bestellung aus, die als EDI-Nachricht verschickt wird.

2. Übertragung: Die Nachricht läuft über einen Übertragungsweg wie AS2, OFTP2 oder SFTP, direkt oder über einen EDI-Dienstleister.

3. Konvertierung: Ein Konverter übersetzt die Nachricht in das Format Ihres ERP, bei SAP zum Beispiel in ein IDoc.

4. Auftragsanlage: Das ERP legt den Kundenauftrag an. Fehler im Mapping landen in einer Fehlerliste.

5. Rückmeldung: Je nach Vereinbarung folgen Bestellbestätigung (ORDRSP), Lieferavis (DESADV) und Rechnung (INVOIC).

Was braucht eine EDI-Anbindung, und was kostet sie?

Eine EDI-Anbindung braucht drei Dinge: einen vereinbarten Standard mit dem Partner, einen Übertragungsweg und ein Mapping zwischen Nachricht und ERP. Die Kosten hängen davon ab, ob Sie einen eigenen Konverter betreiben oder einen Dienstleister nutzen, wie viele Partner und Nachrichtentypen Sie anbinden und wie viel im ERP angepasst werden muss.

Belastbare Pauschalpreise gibt es nicht, weil jede Anbindung partnerspezifisch ist. Planen Sie diese Kostentreiber ein:

• Einrichtung je Partner: Abstimmung der Nachrichtenversion, Testnachrichten, Mapping der Artikel- und Partnernummern.

• Laufender Betrieb: Gebühren des Dienstleisters oder Wartung des eigenen Konverters, Überwachung der Fehlerlisten.

• Stammdatenpflege: Ändern sich Artikelnummern, muss das Mapping nachgezogen werden.

Für kleinere Partner bieten viele Dienstleister Web-EDI an: Der Kunde erfasst seine Bestellung in einem Webportal, beim Lieferanten kommt sie als strukturierte Nachricht an. Das setzt allerdings voraus, dass der Kunde das Portal auch nutzt.

Warum kommen viele Bestellungen trotzdem per E-Mail?

Weil EDI sich nur lohnt, wenn beide Seiten regelmäßig viele Bestellungen austauschen. Für einen Handwerksbetrieb, der ein paar Mal im Monat bestellt, ist eine feste Anbindung zu aufwendig. Er schreibt eine E-Mail, schickt ein PDF oder ruft an. Im technischen Großhandel ist das typischerweise ein großer Teil des Auftragseingangs.

Dazu kommen Bestellungen, die sich schlecht standardisieren lassen: Abrufe aus einem Rahmenvertrag mit Freitext, Projektbestellungen mit Bezug auf ein Angebot, Bestellungen mit Kundenbezeichnungen statt Ihrer Artikelnummern. Genau diese Bestellungen binden im Innendienst die meiste Zeit.

Beispiel: Dieselbe Bestellung per EDI und per E-Mail

Der Unterschied wird deutlich, wenn man dieselbe Bestellung in beiden Formen sieht. Die EDI-Nachricht ist für Maschinen eindeutig, die E-Mail für Menschen.

Beispiel (vereinfachte EANCOM-ORDERS-Nachricht, fiktive Nummern), Segment für Segment:

Beispiel (dieselbe Bestellung als E-Mail):

Hallo zusammen, bitte bis Donnerstag an die Baustelle Lindenweg:

• 20 x Rohrschelle 1 Zoll mit Einlage

• 10 x Kugelhahn 1 Zoll mit Flügelgriff, wie im Angebot vom 12.10.

Danke, T. Weber

In der EDI-Nachricht stehen eindeutige Artikelnummern (hier im GTIN-Format), Mengen und die Partnernummer des Käufers. Die E-Mail enthält dieselbe Information, aber als Beschreibung, mit Lieferadresse im Text und Bezug auf ein früheres Angebot. Ohne KI muss jemand im Innendienst jede Zeile im Artikelstamm suchen.

EDI-Bestellung, Web-EDI oder KI: der Vergleich

EDI, Web-EDI und KI-gestützte Auftragserfassung lösen dasselbe Ziel, keine Abtipparbeit, mit unterschiedlichen Voraussetzungen. Die Tabelle zeigt, welcher Weg für welche Kunden passt.

Wann ist EDI die bessere Wahl als KI?

EDI ist die bessere Wahl, wenn ein Partner viele Bestellungen in gleichbleibender Struktur schickt und beide Seiten die Anbindung betreiben wollen. Dann laufen Aufträge ohne Prüfschritt durch, Bestellbestätigung und Lieferavis lassen sich gleich mit automatisieren, und manche Großkunden setzen eine solche Anbindung ohnehin voraus.

KI ersetzt EDI nicht. Eine KI-Erfassung arbeitet mit Wahrscheinlichkeiten und braucht deshalb eine Freigabe durch Ihr Team. Bei einem Partner, der täglich strukturierte Nachrichten schickt, wäre das ein unnötiger Schritt. Umgekehrt lohnt sich die feste Anbindung nicht für Kunden, die nur gelegentlich bestellen. Die sinnvolle Aufteilung ist meist: EDI für die festen Großkunden, KI für alles, was per E-Mail kommt.

Wie ergänzt Mercura EDI bei Bestellungen per E-Mail?

Mercura, eine KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, übernimmt die Bestellungen, die nicht per EDI kommen. EDI-Nachrichten selbst verarbeitet Mercura nicht, sie laufen weiter über Ihre bestehende Strecke. Die E-Mail-Bestellungen holt Mercura aus dem Sammelpostfach, leitet sie an die zuständige Filiale oder Sachbearbeitung weiter, ordnet Kundenbezeichnungen und alte Artikelnummern zu und ergänzt Zuschlagszeilen wie Fracht und Verpackung.

Nach der Freigabe durch Ihr Team bucht Mercura den Auftrag ins ERP, zum Beispiel in SAP S/4HANA, SAP ECC oder SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, proALPHA oder UniTrade. Für SAP ist eine Echtzeit-Anbindung über OData möglich oder die Übergabe als IDoc-Datei, andere Systeme werden über eine API oder per SFTP angebunden. Mercura überwacht die Exporte. Das ERP bleibt führendes System, Preise und Kalkulation bleiben dort.

Unsichere Positionen werden markiert, nie geraten. Die Verbindung läuft nur über Wege, die Ihre IT freigibt. Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und wird in Europa gehostet. Ein technischer Test mit Ihren eigenen Bestellungen ist in der Regel innerhalb von zwei Werktagen möglich.

Bringen Sie eine echte Bestellung mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura sie in Ihrem Prozess verarbeitet, vom Sammelpostfach bis zum Auftrag im ERP. Termin vereinbaren

Fazit

EDI ist für Bestellungen von Großkunden mit fester Anbindung ein zuverlässiger Weg ins ERP, ohne Prüfschritt und mit automatischer Rückmeldung. Für die vielen Kunden, die per E-Mail, PDF oder Foto bestellen, ist dieser Weg zu aufwendig. Dort schließt KI-gestützte Auftragserfassung die Lücke, ohne dass Ihre Kunden etwas ändern müssen. Viele technische Händler sind mit einer Kombination aus beidem gut aufgestellt: EDI für die festen Partner, KI für das Postfach.

Weiterlesen: Auftragserfassung automatisieren, OCR oder KI?, SAP-Auftragserfassung mit KI, Integrationen, Lösungen für Händler.

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Häufige Fragen

Was ist EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) ist der automatische Austausch strukturierter Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen zwischen den IT-Systemen zweier Unternehmen. Verbreitete Standards sind UN/EDIFACT und dessen Untermenge EANCOM.

Was ist eine EDI-Bestellung?

Eine EDI-Bestellung ist eine Bestellung, die als strukturierte Nachricht, etwa als EANCOM-ORDERS, direkt vom System des Kunden an das System des Lieferanten übertragen wird. Dort wird sie ohne Abtippen in einen Kundenauftrag übernommen.

Was kostet eine EDI-Anbindung?

Das hängt vom Modell ab: eigener Konverter oder Dienstleister, Anzahl der Partner und Nachrichtentypen sowie Anpassungen im ERP. Holen Sie Angebote bei mehreren Dienstleistern ein und rechnen Sie Einrichtung je Partner und laufende Gebühren getrennt.

Was ist eine EDI-Schnittstelle?

Eine EDI-Schnittstelle verbindet Ihr ERP mit dem Übertragungsweg. Sie übersetzt eingehende Nachrichten in das ERP-Format, bei SAP zum Beispiel in IDocs, und ausgehende Belege in den vereinbarten EDI-Standard.

Was ist Web-EDI?

Web-EDI ist ein Webportal, in dem Kunden ohne eigenes EDI-System Bestellungen erfassen. Beim Lieferanten kommen sie als strukturierte Nachricht an. Das funktioniert nur, wenn der Kunde das Portal tatsächlich nutzt.

Brauche ich EDI, wenn ich KI für die Auftragserfassung nutze?

Für Großkunden mit EDI-Anforderung ja, weil der Datenaustausch dort ohne Prüfschritt läuft. KI ergänzt ihn für Bestellungen per E-Mail, PDF und Foto. Beide Wege führen in dasselbe ERP.