Im Sammelpostfach liegen am Montagmorgen Dutzende Bestellungen: PDFs aus Einkaufssystemen, eingescannte Faxe, Fotos vom Baustellenzettel und E-Mails mit Freitext. Viele Händler versuchen das zuerst mit OCR-Software zu lösen. OCR und KI unterscheiden sich dabei grundlegend: OCR macht aus einem Bild Text, KI versteht, was bestellt wird, und ordnet es Ihrem Artikelstamm zu. Für den Vertriebsinnendienst zählt meist der zweite Schritt.

Das Wichtigste in Kürze

• OCR (Optical Character Recognition) wandelt Bilder und Scans in maschinenlesbaren Text um. Sie versteht nicht, was der Text bedeutet.

• Vorlagenbasierte OCR und Intelligent Document Processing (IDP) lesen Felder aus bekannten Layouts, brauchen aber Pflege bei neuen Formaten.

• KI mit Artikelabgleich versteht Freitext, Kundenbezeichnungen und alte Artikelnummern und schlägt passende Positionen aus Ihrem Artikelstamm vor.

• OCR reicht, wenn wenige Kunden immer dasselbe Formular schicken. Bei vielen Formaten und Freitext-E-Mails stößt sie an Grenzen.

• Bei beiden gilt: Unsichere Positionen müssen markiert und von Ihrem Team geprüft werden.

Was ist der Unterschied zwischen OCR und KI?

OCR erkennt Zeichen auf einem Bild und gibt sie als Text aus, ohne den Inhalt zu verstehen. KI-Systeme interpretieren diesen Text: Sie erkennen, welche Zeile eine Bestellposition ist, welche Menge und Einheit gemeint sind und welcher Artikel aus Ihrem Sortiment passt. OCR ist damit oft ein Vorschritt, KI der Schritt, der aus Text einen buchbaren Auftrag macht.

Für die Praxis heißt das: Eine OCR-Software liefert Ihnen aus einem eingescannten Bestellfax einen durchsuchbaren Text. Wer daraus einen Kundenauftrag im ERP anlegt, muss weiterhin jede Position lesen, den passenden Artikel suchen und Mengen prüfen. Genau diese Arbeit kostet im Innendienst die meiste Zeit.

Wie funktioniert OCR bei Bestellungen und Anfragen?

OCR-Erkennung zerlegt ein Bild in Zeilen und Zeichen und gleicht die Formen mit bekannten Buchstaben und Ziffern ab. Bei sauberen, gedruckten PDFs ist das zuverlässig. Bei schiefen Scans, Faxen, Handschrift oder Fotos mit Schatten steigt die Fehlerrate, etwa wenn aus einer „8“ ein „B“ wird.

Für Bestellungen kommt meist eine zweite Stufe dazu: vorlagenbasierte OCR. Dabei legen Sie für jedes Kundenformular fest, wo Bestellnummer, Artikelnummer, Menge und Liefertermin stehen. Das funktioniert gut, solange der Kunde sein Layout nicht ändert. Jeder neue Kunde und jede neue Vorlage bedeutet neue Einrichtung.

Intelligent Document Processing (IDP) geht einen Schritt weiter. IDP-Lösungen kombinieren Texterkennung mit maschinellem Lernen und können Felder auch bei leicht abweichenden Layouts finden. Viele IDP-Werkzeuge sind jedoch auf Belege wie Rechnungen ausgerichtet, bei denen Felder wie Betrag und Datum klar definiert sind. Eine Bestellposition „Rohrschelle 1 Zoll mit Gummieinlage“ ist kein Feld, sondern eine Beschreibung, die zu einem Artikel werden muss.

OCR mit KI: Was macht KI anders als reine Texterkennung?

KI-gestützte Erfassung liest das Dokument im Zusammenhang und verbindet es mit Ihren Daten. Sie erkennt Positionen auch in Freitext-E-Mails, ordnet Kundenbezeichnungen und alte Artikelnummern Ihren aktuellen Artikeln zu und markiert Zeilen, bei denen sie unsicher ist. Texterkennung mit KI ist damit keine bessere OCR, sondern ein anderer Arbeitsschritt. Moderne OCR-Lösungen kombinieren dafür Computer Vision mit einem KI-Modell, das auch gescannte Dokumente und PDF-Dateien mit wechselndem Layout versteht.

Drei Aufgaben unterscheiden KI von reiner OCR:

1. Struktur erkennen ohne Vorlage. Die KI erkennt Bestellpositionen in einer E-Mail, einer Excel-Liste oder einem PDF, ohne dass Sie pro Kunde ein Layout definieren.

2. Artikel zuordnen. Aus „Pressfitting Bogen 90° 22 mm“ wird eine konkrete Artikelnummer aus Ihrem Artikelstamm, auch wenn der Kunde Ihre Nummer nie verwendet hat.

3. Kontext verstehen. Hinweise wie „frei Baustelle“ oder „Kommission Muster“ werden als Lieferbedingung oder Kommission erkannt und nicht als Artikel.

Beispiel: Eine E-Mail-Bestellung mit OCR und mit KI

Das folgende Beispiel zeigt, wo OCR aufhört und wo die eigentliche Arbeit beginnt. Die Bestellung ist fiktiv, aber typisch für den SHK-Großhandel.

Beispiel (fiktive E-Mail-Bestellung):

Betreff: Bestellung BV Musterstraße 12

Hallo Frau K., bitte für Freitag liefern:

• 20 Stk Rohrschelle 1 Zoll mit Gummieinlage

• 3 Pakete Pressfitting Bogen 90° 22 mm (eure alte Nr. 4711-22)

• 50 m Kupferrohr 22 x 1 halbhart

Lieferung frei Baustelle, Kommission Muster.

Gruß, M. Becker, Haustechnik Becker GmbH

Was OCR liefert: Bei einer E-Mail gar nichts Neues, denn der Text liegt schon vor. Bei einem Scan desselben Textes liefert OCR die Zeichen. In beiden Fällen sind die Positionen noch nicht zugeordnet.

Was danach noch zu tun ist, und was KI übernimmt:

OCR, IDP oder KI: Welche Lösung passt zu welchem Fall?

Die Wahl hängt davon ab, wie einheitlich Ihre Eingänge sind und wie viel Zuordnungsarbeit danach anfällt. Die Tabelle fasst die drei Ansätze für Bestellungen und Anfragen im technischen Handel zusammen.

Wann reicht OCR, und wann nicht?

OCR reicht, wenn Sie wenige Kunden haben, die Bestellungen immer im selben Format mit Ihren Artikelnummern schicken. Dann ist vorlagenbasierte OCR oder eine EDI-Anbindung günstiger und berechenbarer als KI. Sobald Bestellungen frei formuliert sind oder Ihre Artikelnummern fehlen, verschiebt OCR die Arbeit nur.

Es gibt gute Gründe für OCR oder IDP:

• Rechnungseingang: Für Eingangsrechnungen gibt es etablierte IDP-Lösungen, weil die Felder dort klar definiert sind.

• Archivierung: Wer Scans nur durchsuchbar machen will, braucht keine KI.

• Feste Großkunden: Kommen große Volumina immer im selben Format, ist eine feste Vorlage oder EDI oft die einfachere Lösung. Mehr dazu im Artikel EDI oder KI.

Auch KI hat Grenzen. Bei schlecht lesbaren Fotos oder Handschrift kann auch sie Positionen nicht sicher erkennen. Entscheidend ist, dass solche Zeilen markiert werden und nicht geraten. Und KI braucht eine Prüfung durch Ihr Team, bevor ein Auftrag gebucht wird.

Wie setzt Mercura KI bei Bestellungen und Anfragen ein?

Mercura, eine KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, holt Bestellungen aus dem Sammelpostfach und leitet sie an die zuständige Filiale oder Sachbearbeitung weiter. Mercura ordnet Kundenbezeichnungen und alte Artikelnummern zu, ergänzt Zuschlagszeilen wie Fracht und Verpackung und bucht den Auftrag nach Freigabe in SAP oder ein anderes ERP.

Mercura liest E-Mail, PDF, Scan, Foto, Excel und GAEB. Unvollständige Produktdaten sind kein Hindernis, weil Mercura auch Datenblätter, technische Dokumente und Katalogtexte liest. Die durchschnittliche Trefferquote liegt bei 92 Prozent, abhängig von Kunde und Katalog. Unsichere Positionen werden markiert, nie geraten. Ihr Team prüft jeden Auftrag, bevor er ins ERP geht.

Angebunden wird Mercura unter anderem an SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, proALPHA und UniTrade, sonst über eine API oder per SFTP. Das ERP bleibt führendes System, Preise und Kalkulation bleiben dort. Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und wird in Europa gehostet, Kundendaten trainieren keine externen KI-Modelle.

Bringen Sie eine echte Bestellung mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura sie in Ihrem Prozess verarbeitet, vom Postfach bis zum Auftrag im ERP. Termin vereinbaren

Fazit

OCR und KI lösen unterschiedliche Probleme. OCR macht Bilder lesbar, KI macht aus Bestellungen und Anfragen zugeordnete Positionen in Ihrem Artikelstamm. Wenn Ihre Kunden einheitliche Formulare mit Ihren Artikelnummern schicken, reichen OCR, Vorlagen oder EDI. Wenn Bestellungen per Freitext, Foto und in wechselnden Formaten kommen, entsteht die Arbeit bei der Zuordnung, und dort hilft KI. In beiden Fällen bleibt Ihr Team die letzte Kontrolle.

Weiterlesen: Auftragserfassung automatisieren, EDI oder KI?, SAP-Auftragserfassung mit KI, Angebote mit ChatGPT erstellen?, KI im Elektrogroßhandel. Mehr zu Mercura: Auftragserfassung, Lösungen für Händler, Integrationen.

Weiterlesen

• Auftragserfassung: E-Mail-Bestellungen automatisch ins ERP

• EDI-Bestellung oder KI? E-Mail-Aufträge automatisieren

• Auftragsautomatisierung: 16 Fragen und Antworten für Großhändler und Hersteller

• Kundengeschichte: Sanitär-Heinze (SHK-Großhandel)

• Mercura vs. Workist: LVs, GAEB und Aufträge im Vergleich

• Mercura vs. Conexiom: Angebote, Aufträge, Preisanfragen

Häufige Fragen

Was ist OCR?

OCR (Optical Character Recognition, deutsch: optische Zeichenerkennung) ist eine Technik, die Text auf Bildern, Scans oder PDFs erkennt und in maschinenlesbaren Text umwandelt. Sie erkennt Zeichen, versteht aber nicht deren Bedeutung.

Ist OCR künstliche Intelligenz?

Klassische OCR ist Mustererkennung und keine KI im heutigen Sinn, auch wenn moderne OCR-Engines maschinelles Lernen für die Zeichenerkennung nutzen. Der Unterschied liegt im Ergebnis: OCR liefert Text, KI-Systeme interpretieren ihn und ordnen ihn zu.

Was ist Intelligent Document Processing?

Intelligent Document Processing (IDP) kombiniert Texterkennung mit maschinellem Lernen, um Felder aus Dokumenten auszulesen, etwa Rechnungsnummer oder Betrag. IDP eignet sich vor allem für Belege mit klar definierten Feldern. Für freie Bestellpositionen ist zusätzlich ein Abgleich mit dem Artikelstamm nötig.

Kann KI gescannte oder fotografierte Bestellungen lesen?

Ja, KI-Systeme wie Mercura lesen Scans und Fotos. Die Qualität entscheidet über die Sicherheit: Unleserliche Zeilen werden markiert und von Ihrem Team geprüft, statt geraten zu werden.

Brauche ich saubere Stammdaten für KI-Erfassung?

Nein, vollständige Stammdaten sind keine Voraussetzung. Mercura liest neben dem Artikelstamm auch Datenblätter, technische Dokumente und Katalogtexte. Bessere Daten erhöhen aber die Trefferquote.

Ersetzt KI-Texterkennung mein ERP?

Nein. KI-Erfassung bereitet Aufträge vor, das ERP bleibt führendes System. Bei Mercura werden geprüfte Aufträge ins ERP gebucht, Preise und Kalkulation bleiben im ERP.