„3 Ringe NYM 3x1,5, 1 Trommel 5x2,5 auf 150 m schneiden, 20 Rahmen 2-fach reinweiß wie letztes Mal, 12 LS B16.“ Solche Bestellungen schicken Elektroinstallateure jeden Tag zu Hunderten per E-Mail, oft als Foto oder weitergeleitete Notiz. Elektrogroßhandel-Software mit KI liest diese Bestellungen, übersetzt Kurzbezeichnungen in Artikelnummern und bereitet den Auftrag im ERP vor, ohne dass der Innendienst jede Zeile abtippt. Dasselbe Prinzip gilt für Angebote aus Elektro-LVs.

Das Wichtigste in Kürze

• Im Elektrogroßhandel ist die Auftragserfassung der größte Hebel: viele kleine Bestellungen, viele Kurzbezeichnungen, hoher Zeitdruck.

• Branchentypisch schwierig sind Kabel und Leitungen (Ring, Trommel, Schnittlänge), mehrteilige Schalterprogramme und gleichwertige Alternativen.

• KI-Software wie Mercura liest Bestellungen aus dem gemeinsamen Postfach, ordnet Positionen zu, ergänzt Zuschlagszeilen und bucht nach Freigabe ins ERP.

• Produktdaten aus DATANORM und ETIM-Merkmale helfen beim Zuordnen und beim Prüfen von Alternativen.

• Preisfindung inklusive Metallzuschlägen bleibt im ERP; unsichere Zeilen werden markiert, nicht geraten.

Warum ist Auftragserfassung im Elektrogroßhandel so aufwendig?

Auftragserfassung im Elektrogroßhandel ist aufwendig, weil Installateure in Kurzform bestellen, ein Produkt oft aus mehreren Artikeln besteht und Kabel in unterschiedlichen Verkaufsformen geliefert werden. Der Innendienst muss jede Zeile interpretieren, Varianten wie Farbe, Querschnitt oder Auslösecharakteristik richtig treffen und den Auftrag schnell erfassen, weil die Ware oft am nächsten Morgen auf der Baustelle sein soll.

Die typischen Stolperstellen:

• Kabel und Leitungen: „NYM-J 3x1,5“ gibt es als Ring, auf Trommel oder als Schnittlänge. Ob „1 Trommel“ eine volle Trommel oder eine bestimmte Länge meint, steht selten eindeutig in der Bestellung.

• Mehrteilige Produkte: Ein „Schalter“ besteht in vielen Schalterprogrammen aus Einsatz, Wippe und Rahmen, jeweils in einer bestimmten Serie und Farbe. Eine Bestellzeile wird so zu mehreren Artikeln.

• Varianten: Leitungsschutzschalter unterscheiden sich in Charakteristik (B, C), Bemessungsstrom und Polzahl; ein falsches Merkmal ist eine Fehllieferung.

• „Wie letztes Mal“: Bezüge auf frühere Bestellungen oder alte Artikelnummern setzen Kundenhistorie voraus.

• Metallpreise: Kupferhaltige Kabel werden in der Branche häufig mit Metallzuschlag berechnet. Wie volatil diese Grundlage ist, zeigte die Aussetzung der DEL-Notierung ab 14. Februar 2022, über die das Handwerksblatt berichtete: Der ZVEH warnte damals, ohne die Notierung sei unklar, auf welcher Preisgrundlage Kabel und Leitungen bestellt werden müssen.

Wie liest KI eine Bestellung eines Elektroinstallateurs?

KI liest die Bestellung wie ein erfahrener Innendienstmitarbeiter: Sie erkennt Positionen, Mengen und Einheiten, übersetzt Kurzbezeichnungen und alte Artikelnummern in Artikel aus dem eigenen Sortiment, ordnet die Bestellung der richtigen Niederlassung zu und markiert alles, was nicht eindeutig ist. Der Mitarbeiter prüft und gibt frei, statt abzutippen.

Beispiel: Bestellung eines Elektrobetriebs per E-Mail (anonymisiert, vereinfacht)

Betreff: Bestellung Kd-Nr. 40xxx, Baustelle Schulstraße

Hallo, bitte liefern bis Mittwoch 7 Uhr:

• 3 Ring NYM-J 3x1,5

• NYM-J 5x2,5, 150 m geschnitten

• 20 Rahmen 2-fach, Serie wie letztes Mal, reinweiß

• 12 LS B16 1-polig

• 4 FI 40A 30mA 4-polig

• 50 Hohlwanddosen tief

Danke, Gruß

Mercura, eine KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, holt solche Bestellungen aus dem gemeinsamen Postfach, leitet sie an die zuständige Niederlassung oder Sachbearbeitung, ergänzt Zuschlagszeilen wie Fracht oder Verpackung und bucht den Auftrag nach Freigabe ins ERP. Exporte werden überwacht, damit kein Auftrag unbemerkt hängen bleibt. Mehr zum Ablauf: Auftragserfassung automatisieren und die Produktseite Auftragsbearbeitung.

Warum dafür klassische Texterkennung nicht reicht, erklärt der Vergleich OCR oder KI?: OCR liefert Text, aber keine Zuordnung von „LS B16“ zum richtigen Artikel.

Welche Rolle spielen ETIM und DATANORM im Elektrogroßhandel?

ETIM und DATANORM liefern die Produktdaten, auf denen die Zuordnung aufbaut: DATANORM vor allem Artikelnummern, Texte und Preise, ETIM die technischen Merkmale je Produktklasse. Je besser diese Daten gepflegt sind, desto sicherer lassen sich Kundenbezeichnungen und Alternativen prüfen. Das Klassifikationsmodell selbst wird international von ETIM International gepflegt.

ETIM ist laut dewiki ein Standard für den elektronischen Austausch von Produktdaten in der Elektrotechnik und wird in Deutschland vom 1999 gegründeten ETIM Deutschland e. V. getragen. Produkte werden Klassen zugeordnet, jede Klasse hat definierte Merkmale wie Bemessungsstrom, Polzahl oder Farbe. Für eine KI bedeutet das: Wenn ein Installateur einen „FI 40A 30mA 4-polig“ bestellt, lassen sich alle Artikel mit genau diesen Merkmalen finden, auch von unterschiedlichen Herstellern.

Mercura liest unter anderem DATANORM, ETIM, BMEcat und Open Masterdata. Ist der Artikelstamm unvollständig, werden zusätzlich Datenblätter, technische Unterlagen und Katalogtexte genutzt.

Wie werden Angebote aus Elektro-LVs schneller?

Angebote aus Elektro-LVs werden schneller, wenn die Positionen automatisch gelesen, dem eigenen Sortiment inklusive Langtexten zugeordnet, gegen die Spezifikation geprüft und nach Marge gerankt werden. Der Innendienst kümmert sich dann um Fabrikatsfragen, Rückfragen und Konditionen statt um die Artikelsuche.

Elektro-LVs von Planern enthalten typischerweise Installationsmaterial, Verteiler und Schutztechnik, Schalterprogramme mit Leitfabrikat sowie Leuchten. Gerade bei Leuchten und Schalterprogrammen ist die Frage „gleichwertig oder nicht?“ entscheidend. Die Software zeigt, welche Artikel die geforderten Merkmale erfüllen; ob ein gleichwertiges Fabrikat angeboten wird, entscheidet der Mensch. Positionen, die nicht am Lager sind, gehen als Preisanfrage an den Hersteller, die Antwort wird zurückgelesen. Das fertige Angebot kann als GAEB oder PDF exportiert und zur Wiedervorlage vorgemerkt werden. Wie Leuchtenhersteller dieselbe Aufgabe von der anderen Seite sehen, beschreibt KI für Angebote bei Leuchtenherstellern.

Wann ist KI im Elektrogroßhandel nicht die richtige Lösung?

KI ist im Elektrogroßhandel nicht die richtige Lösung für Bestellungen, die bereits strukturiert ankommen, etwa über Webshop, Handwerkersoftware-Schnittstelle oder EDI. Dort ist die Zuordnung schon erledigt, eine zusätzliche Schicht bringt wenig. Die passende Lösung hängt vom Auftragsmix ab, nicht von der Größe des Händlers.

Weitere ehrliche Grenzen:

• Konfigurierte Produkte: Individuell gebaute Verteiler oder Schaltanlagen brauchen Konfiguration und Fachplanung, nicht nur Zuordnung.

• Preislogik: Metallzuschläge, Projektkonditionen und Sonderpreise berechnet das ERP. Die KI ersetzt keine Preisfindung.

• Mehrdeutigkeit: „Wie letztes Mal“ ohne eindeutige Historie bleibt eine Rückfrage. Die Software markiert, sie rät nicht.

• Großkunden mit EDI: Für sehr große Kunden mit hohem, gleichförmigem Volumen ist EDI oft die stabilere Lösung. Den Vergleich zeigt EDI oder KI?.

Was braucht ein Elektrogroßhändler für den Start?

Für den Start braucht ein Elektrogroßhändler nur eine Stichprobe echter Bestellungen und Anfragen sowie Zugriff auf den Artikelstamm; ein technischer Test auf eigenen Daten ist in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen möglich. Erste Workflows sind meist in weniger als vier Wochen live, ohne Vorab-Training.

Das ERP bleibt führendes System. Angebunden werden unter anderem SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, proALPHA und UniTrade; bei SAP läuft die Echtzeit-Anbindung über OData, alternativ als IDoc-Datei, andere Systeme über eine API oder per SFTP. Details zur SAP-Anbindung stehen im Beitrag SAP-Auftragserfassung mit KI, die Übersicht unter Integrationen.

Mercura arbeitet mit mehreren Händlern aus dem Elektrogroßhandel zusammen und ist insgesamt bei mehr als 80 Händlern und Herstellern in Europa und den USA im Einsatz. Die durchschnittliche Trefferquote beim Zuordnen liegt bei 92 %, abhängig von Kunde und Katalog. Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, hostet in Europa und nutzt Kundendaten nicht zum Training externer KI-Modelle. Mehr unter Lösungen für Händler.

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Fazit

Im Elektrogroßhandel entscheidet die Auftragserfassung über Lieferfähigkeit und Arbeitslast im Innendienst. KI übersetzt Kurzbezeichnungen, Kabel-Verkaufsformen und mehrteilige Schalterprogramme in die richtigen Artikel und markiert, was unklar ist. Mit gut gepflegten DATANORM- und ETIM-Daten wird die Zuordnung sicherer, aber auch unvollständige Daten sind kein Ausschlusskriterium. Für bereits strukturierte Kanäle wie Shop und EDI bleibt der bestehende Weg meist der bessere.

Weiterlesen

• Auftragserfassung: E-Mail-Bestellungen automatisch ins ERP

• Auftragserfassung im technischen Handel: Anfragen und Bestellungen per KI ins ERP

• Angebotserstellung bei Leuchtenherstellern: KI für LVs

• Kundengeschichte: Sanitär-Heinze (SHK-Großhandel)

• Mercura vs. ePlato: Plattform oder eigene Bearbeitung?

• Mercura oder kinisto? LVs und Aufträge im Vergleich

Häufige Fragen

Welche Software nutzt ein Elektrogroßhandel? Ein Elektrogroßhandel nutzt ein ERP beziehungsweise eine Warenwirtschaft für Artikelstamm, Preise, Lager und Belege, dazu Webshop, Schnittstellen zu Handwerkersoftware und Produktdaten in Formaten wie DATANORM und ETIM. KI-Software ergänzt das für Bestellungen und Anfragen, die unstrukturiert per E-Mail, PDF oder Foto kommen.

Kann KI Kabelbestellungen mit Schnittlängen richtig erfassen? Ja, die Software erkennt Leitungstyp, Querschnitt und Verkaufsform wie Ring, Trommel oder Schnittlänge und ordnet den passenden Artikel zu. Ist die Verkaufsform nicht eindeutig, wird die Zeile zur Prüfung markiert.

Berechnet die KI den Kupfer- oder Metallzuschlag? Nein, Preisfindung und Zuschlagsberechnung bleiben im ERP. Die KI bereitet den Auftrag vor, die Preise kommen aus dem führenden System.

Was ist ETIM im Elektrogroßhandel? ETIM ist ein Klassifikationsstandard, der Produkte in Klassen mit festgelegten technischen Merkmalen einordnet. Im Großhandel hilft er, Produkte verschiedener Hersteller vergleichbar zu machen und gleichwertige Alternativen zu finden.

Was ist der Unterschied zwischen DATANORM und ETIM? DATANORM ist ein Datenformat für Artikelstamm, Texte und Preise, ETIM ein Klassifikationsmodell für technische Merkmale. In der Praxis werden beide ergänzend genutzt.

Wie schnell lässt sich KI-Auftragserfassung im Elektrogroßhandel testen? Ein technischer Test auf eigenen Daten ist in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen möglich, erste Workflows sind meist in weniger als vier Wochen live.