Freitagnachmittag, Submission am Dienstag: Ein Elektroinstallateur schickt eine Leuchtenliste mit 38 Typen aus einer DIALux-Planung, dazu ein LV mit Leitfabrikat eines Wettbewerbers. Die Angebotserstellung bei Leuchtenherstellern scheitert selten an der Kalkulation, sondern an der Zuordnung: Welche eigene Leuchte, in welcher Variante, erfüllt jede Position? Genau diese Zuordnung kann KI heute vorbereiten, damit der Vertriebsinnendienst prüft statt sucht.

Das Wichtigste in Kürze

• Anfragen an Leuchtenhersteller kommen meist als Leuchtenliste (Excel aus DIALux oder Relux), als LV (PDF oder GAEB) oder als formlose E-Mail mit Planausschnitt.

• Der eigentliche Aufwand liegt in der Variantenlogik: Lichtstrom, Lichtfarbe, Farbwiedergabe, Optik, Steuerung (z. B. DALI), Notlicht, Montageart und Gehäusefarbe stecken oft in einem Typenschlüssel.

• Bei Leitfabrikaten anderer Hersteller entscheidet ein sauberes Gegenangebot mit nachvollziehbarem Merkmalsvergleich.

• KI-Software wie Mercura liest Liste oder LV, ordnet jede Position einem eigenen Artikel samt Variante zu und markiert unsichere Positionen. Die Lichtplanung selbst ersetzt sie nicht.

• Mercura arbeitet mit mehreren Leuchtenherstellern zusammen; die finale Prüfung bleibt beim Innendienst.

Welche Anfragen erreichen den Innendienst eines Leuchtenherstellers?

Der Innendienst eines Leuchtenherstellers bearbeitet typischerweise drei Arten von Anfragen: Leuchtenlisten aus der Lichtplanung, Leistungsverzeichnisse aus Ausschreibungen und kurze Projektanfragen per E-Mail. Hinzu kommen Bestellungen und Abrufe aus laufenden Projekten. Jede Art hat ein eigenes Format und eigene Fallstricke.

Leuchtenlisten von Lichtplanern. Lichtplaner arbeiten häufig mit DIALux oder Relux. DIAL beschreibt, dass sich in DIALux Leuchten- und Raumlisten als Excel-Datei sowie als CSV, XML oder JSON exportieren lassen, als Funktion von DIALux Pro (DIAL: Pro Feature Export). Diese Listen landen dann, oft nachbearbeitet, als Anfrage beim Hersteller.

Leistungsverzeichnisse. Bei Objekten mit Ausschreibung kommt das LV als GAEB-Datei oder PDF, bei einer Leuchten-Ausschreibung meist als Teil des Gewerks Elektro. Die Leuchtenpositionen haben lange Langtexte mit technischen Mindestwerten und oft einem Leitfabrikat mit Zusatz „oder gleichwertig“.

Projektanfragen per E-Mail. Elektroinstallateure oder der Elektrogroßhandel fragen ein Objekt an: „Bürogebäude, 3 Etagen, Rasterdecke 625, bitte Angebot für Ihre Panel-Lösung mit DALI.“ Dazu ein Grundriss-PDF oder Foto vom Plan.

Warum ist die Angebotserstellung bei Leuchtenherstellern so aufwendig?

Die Angebotserstellung bei Leuchtenherstellern ist aufwendig, weil eine Leuchtenfamilie oft sehr viele Varianten hat und die Anfrage selten die eigene Artikelnummer nennt. Der Innendienst muss aus Merkmalen wie Lichtstrom, Lichtfarbe, Optik und Steuerung die passende Variante ableiten und Zubehör ergänzen, Position für Position.

Typische Zeitfresser:

• Typenschlüssel entschlüsseln. Eine Artikelnummer codiert häufig Länge, Lichtstrompaket, Lichtfarbe, Farbwiedergabe, Optik, Betriebsgerät und Gehäusefarbe. Steht in der Anfrage nur „LED-Lichtband 4000 K, ca. 6.000 lm, DALI“, muss jemand den passenden Schlüssel zusammensetzen.

• Zubehör vergessen. Einbaurahmen, Abhängesets, Endkappen, Verbinder für Lichtbänder, Notlicht-Module oder Sensoren stehen selten in der Liste, gehören aber ins Angebot.

• Grenzwerte prüfen. Anforderungen wie Blendungsbegrenzung (UGR), Farbwiedergabe (Ra) oder Schutzart (IP) müssen erfüllt sein. Für Bildschirm- und Büroarbeitsplätze nennt die DGUV Information 215-410 zum Beispiel einen UGR-Wert von höchstens 19 und eine Farbwiedergabe von mindestens Ra 80 (DGUV Information 215-410, Abschnitt 8.4.2).

• Fremdfabrikate übersetzen. Steht ein Wettbewerber im LV, muss die eigene gleichwertige Leuchte gefunden werden, inklusive Abmessungen und Deckenausschnitt bei Einbauleuchten.

Beispiel: So sieht eine typische Leuchtenliste aus

Die folgende Liste ist ein anonymisiertes, vereinfachtes Beispiel, wie es Hersteller häufig von Lichtplanern oder Installateuren erhalten.

Was der Innendienst daraus machen muss: L1 auf die passende Panel-Variante mit DALI-Betriebsgerät und Rasterdecken-Einbau mappen; bei L2 die Notlichtvariante für 6 der 64 Stück abspalten; bei L3 Lichtbandlänge in Tragschienen, Geräteträger, Endkappen und Abhängungen auflösen; bei L4 ein Gegenangebot zum Fremdfabrikat prüfen. Aus 4 Zeilen der Liste wird so ein Vielfaches an Angebotspositionen.

Welche Merkmale entscheiden über die richtige Variante?

Über die richtige Variante entscheiden bei Leuchten vor allem lichttechnische Werte, Bauform und Elektrik: Lichtstrom, Lichtfarbe, Farbwiedergabe, Lichtverteilung, Abmessungen, Schutzart und Steuerung. Fehlt einer dieser Werte in der Anfrage, ist die Position nicht eindeutig und sollte als Rückfrage markiert werden, statt geschätzt zu werden.

Wie gehen Sie mit Leitfabrikaten und Gegenangeboten um?

Bei einem Leitfabrikat eines Wettbewerbers bieten Sie Ihre gleichwertige Leuchte an und belegen die Gleichwertigkeit mit einem Merkmalsvergleich. Entscheidend sind die im Langtext geforderten Werte, nicht der Name des Leitfabrikats. Je klarer Sie die Abweichungen benennen, desto leichter hat es der Bieter und der Planer bei der Prüfung.

Praktisch heißt das: Für jede Position mit Fremdfabrikat eine Gegenüberstellung von gefordert und angeboten (Lichtstrom, Leistung, Lichtfarbe, Ra, UGR, Maße, IP, Steuerung). Bei Einbauleuchten ist der Deckenausschnitt oft das härteste Kriterium, weil eine Abweichung Folgekosten im Trockenbau bedeutet. Ob ein Gegenangebot im LV als gleichwertiges Hauptangebot oder als Nebenangebot zählt, regeln die Vergabeunterlagen.

Wichtig: Lichttechnische Gleichwertigkeit ergibt sich nicht allein aus dem Lichtstrom. Weicht die Lichtverteilung ab, kann eine neue Berechnung in DIALux oder Relux nötig sein. Das bleibt Aufgabe der Lichtplanung oder Ihrer Anwendungstechnik.

Wie unterstützt KI die Angebotserstellung bei Leuchtenherstellern?

KI unterstützt die Angebotserstellung bei Leuchtenherstellern, indem sie Leuchtenlisten, LVs und E-Mails liest, jede Position dem eigenen Katalog samt Variante zuordnet und die Einhaltung der geforderten Werte prüft. Der Innendienst bekommt einen Angebotsentwurf mit markierten Unsicherheiten und entscheidet, was rausgeht.

Mercura, eine KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, übernimmt dabei konkret:

1. Einlesen in jedem Format: Excel-Leuchtenliste, GAEB, PDF, Scan, Foto oder E-Mail-Text.

2. Zuordnung zum eigenen Katalog: Jede Position wird einem Artikel zugeordnet, auch anhand der Langtexte und technischen Datenblätter. Unvollständige Produktdaten sind kein Hindernis, weil Mercura Datenblätter und Katalogtexte mitliest.

3. Spezifikationsprüfung: Ob die vorgeschlagene Variante die geforderten Werte erfüllt, wird je Position geprüft. Positionen ohne eindeutige Lösung werden markiert, nicht geraten.

4. Ranking nach Marge: Gibt es mehrere passende Varianten, werden die konformen Optionen nach Marge sortiert. Die Preisfindung selbst bleibt im ERP.

5. Übergabe: Der freigegebene Entwurf wird ins ERP geschrieben oder als GAEB/PDF exportiert. Offene Angebote landen in der Wiedervorlage.

Die durchschnittliche Trefferquote bei der Zuordnung liegt bei 92 %, abhängig von Kunde und Katalog. Mercura arbeitet mit mehreren Leuchtenherstellern zusammen. Wie Hersteller mit LV-Positionen umgehen, zeigt die Erfolgsgeschichte von REHAU: Produktvorschläge für bis zu 98 % der LV-Positionen und bis zu 60 % Zeitersparnis bei Angeboten. REHAU ist Gebäudetechnik-Hersteller, kein Leuchtenhersteller; das Prinzip der Positionszuordnung ist aber dasselbe.

Wo stößt KI bei Leuchtenanfragen an Grenzen?

KI stößt bei Leuchtenanfragen dort an Grenzen, wo eine lichttechnische Planung oder eine Sonderanfertigung gefragt ist. Sie ordnet Positionen bestehenden Produkten zu, rechnet aber keine Lichtplanung und konstruiert keine Sonderleuchte. Diese Fälle sollte sie erkennen und an die richtigen Personen weitergeben.

Ehrlich betrachtet passt eine KI-Lösung weniger gut, wenn:

• Ihr Geschäft überwiegend aus Sonderleuchten besteht. Wenn fast jede Anfrage eine Konstruktion erfordert, ist ein Konfigurator oder Ihre Anwendungstechnik der bessere Hebel.

• Sie sehr wenige, sehr große Projekte bearbeiten. Dann lohnt sich die Automatisierung der Zuordnung weniger als eine enge Begleitung durch die Lichtplanung.

• Ihr Vertrieb vor allem über Lichtplaner-Spezifikation läuft. Dann entsteht der Wert früher im Prozess, bei der Planung in DIALux oder Relux, nicht erst bei der Angebotserstellung.

Für Hersteller mit vielen Standardvarianten, wiederkehrenden Leuchtenlisten und hohem Anteil an Gegenangeboten ist der Hebel dagegen groß. Wie Mercura ganze Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse bewertet, zeigt die Seite Angebote und Ausschreibungen.

Was ist mit Bestellungen und Abrufen aus laufenden Projekten?

Bestellungen aus laufenden Leuchtenprojekten lassen sich ebenso automatisieren wie Angebote: Die KI liest die Bestellung, ordnet jede Zeile dem eigenen Katalog zu und schreibt den Auftrag nach Prüfung ins ERP. Zeilen, die nicht eindeutig sind, markiert sie, statt zu raten.

Gerade bei gestaffelten Abrufen pro Bauabschnitt sind unklare Bestellungen häufig: Der Installateur bestellt „Panel wie Angebot, 4000 K“, obwohl im Angebot zwei Panel-Varianten mit 4000 K standen. Mercura ordnet Kundenbezeichnungen und alte Artikelnummern zu, ergänzt Zuschlagszeilen wie Fracht und Verpackung und bucht den Auftrag ins ERP, etwa SAP oder Microsoft Dynamics 365. Mehr im Beitrag Auftragserfassung automatisieren und auf der Seite Auftragsbearbeitung.

Bringen Sie eine echte Leuchtenliste oder ein echtes LV mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura es in Ihrem Prozess verarbeitet. Termin vereinbaren

Fazit

Die Angebotserstellung bei Leuchtenherstellern ist vor allem Zuordnungsarbeit: Merkmale aus Leuchtenlisten und LVs in die richtige Variante des eigenen Katalogs übersetzen, Zubehör ergänzen, Fremdfabrikate sauber gegenüberstellen. Genau hier nimmt KI dem Innendienst die Suche ab. Lichtplanung und Sonderleuchten bleiben bei Fachleuten. Wer viele Standardvarianten und Gegenangebote hat, gewinnt Zeit für mehr beantwortete Anfragen. Einen Überblick über alle Bausteine gibt die Seite Lösungen für Hersteller.

Weiterlesen

• Angebote und Ausschreibungen: jede Anfrage wird zum Angebot

• KI für Heizungshersteller: Anfragen schneller beantworten

• Angebotserstellung bei Baustoffherstellern: Dach und Fassade

• Kundengeschichte: REHAU (Gebäudetechnik-Hersteller)

• Mercura vs. ePlato: Plattform oder eigene Bearbeitung?

Häufige Fragen

Kann KI eine DIALux- oder Relux-Leuchtenliste direkt verarbeiten? Ja, wenn die Liste als Excel, CSV, PDF oder Scan vorliegt, kann Mercura sie einlesen und jede Zeile dem eigenen Katalog zuordnen. Die Lichtberechnung selbst bleibt in DIALux oder Relux.

Was macht ein Lichtplaner, und warum ist das für Hersteller wichtig? Ein Lichtplaner legt fest, welche Leuchten mit welchen Werten in welchem Raum eingesetzt werden, oft mit DIALux oder Relux. Seine Leuchtenliste ist für Hersteller häufig die Grundlage der Anfrage und manchmal schon mit einem Leitfabrikat versehen.

Wie bietet man eine gleichwertige Leuchte zu einem Leitfabrikat an? Man stellt die geforderten Werte aus dem Langtext den Werten der eigenen Leuchte gegenüber und benennt Abweichungen klar. Ob das als Hauptangebot oder Nebenangebot zählt, bestimmen die Vergabeunterlagen.

Was passiert, wenn in der Anfrage Angaben fehlen, etwa die Lichtfarbe? Die Position wird als unsicher markiert und nicht geraten. Der Innendienst entscheidet dann, ob er nachfragt oder eine Standardvariante mit Hinweis anbietet.

Funktioniert das auch mit GAEB-Dateien aus Ausschreibungen? Ja, Mercura liest GAEB-Dateien und kann das bepreiste Angebot wieder als GAEB oder PDF exportieren. Grundlagen erklärt der Artikel GAEB-Format.

Wie schnell lässt sich das mit eigenen Daten testen? Ein technischer Test auf Ihren eigenen Daten ist in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen möglich. Erste Workflows laufen meist in weniger als vier Wochen.