Kurz nach 7 Uhr im Sammelpostfach: eine Bestellung als PDF-Anhang, eine als Freitext im Mailtext („wie letzte Woche, nur 20 statt 12“), ein Foto eines handschriftlichen Zettels und ein Abruf aus einem Rahmenauftrag. Jede davon muss jemand lesen, verstehen und im ERP als Kundenauftrag anlegen. Auftragserfassung automatisieren heißt: Software liest diese Bestellungen, erkennt Kunde, Artikel, Mengen und Termine, prüft sie gegen die Stammdaten und bucht den Auftrag ins ERP. Der Innendienst kümmert sich nur noch um die Abweichungen.

Das Wichtigste in Kürze

• Auftragserfassung ist die Übernahme aller Bestelldaten als Kundenauftrag ins ERP. Im technischen Großhandel geschieht das noch oft von Hand aus E-Mails und PDFs.

• Automatische Auftragserfassung mit KI liest Bestellungen in jedem Format, übersetzt Kundenbezeichnungen und alte Artikelnummern und ergänzt Zuschläge wie Fracht oder Verpackung.

• EDI und Webshop bleiben für strukturierte Bestellungen die beste Lösung. KI schließt die Lücke bei allem, was frei formuliert per E-Mail kommt.

• Das ERP bleibt das führende System: Preise und Kalkulation bleiben dort, jeder Auftrag wird vor der Buchung geprüft.

• Bei Mercura sind die ersten Workflows in der Regel in unter vier Wochen live.

Was ist Auftragserfassung?

Auftragserfassung ist der Schritt, in dem eine Kundenbestellung mit allen relevanten Daten als Auftrag im ERP oder in der Warenwirtschaft angelegt wird: Kunde, Lieferadresse, Artikel, Mengen, Einheiten, Preise, Liefertermin und Zuschläge. Erst danach können Lager, Versand und Buchhaltung mit dem Auftrag arbeiten.

Sie ist der erste Teil der Auftragsabwicklung. Danach folgen Auftragsbestätigung, Kommissionierung, Lieferung und Rechnung. Fehler bei der Erfassung ziehen sich durch alle folgenden Schritte: Ein falsch erfasster Artikel wird falsch kommissioniert, falsch geliefert und falsch berechnet. Saubere Erfassung bedeutet umgekehrt weniger Reklamationen und eine höhere Kundenzufriedenheit.

Grundsätzlich gibt es drei Wege, wie ein Auftrag ins System kommt:

• Manuell: Ein Mitarbeitender liest die Bestellung und tippt sie ins ERP. Diese manuelle Auftragserfassung ist im Großhandel noch weit verbreitet.

• Strukturiert digital: Die Bestellung kommt per EDI, Webshop oder Kundenportal bereits als Datensatz an.

• Automatisch aus Dokumenten: Software liest E-Mails, PDFs oder Scans aus und erzeugt daraus den Auftrag. Diese automatisierte Auftragserfassung ist der Kern der digitalen Auftragserfassung.

Warum ist die Auftragserfassung im technischen Großhandel so aufwendig?

Die Auftragserfassung im technischen Großhandel ist aufwendig, weil viele Bestellungen nicht als sauberer Datensatz ankommen, sondern als E-Mail, PDF, Foto oder Freitext in der Sprache des Kunden. Bevor gebucht werden kann, muss jemand die Bestellung verstehen und in die eigenen Artikelnummern übersetzen.

Typische Hürden aus dem Alltag:

• Kundensprache statt Artikelnummer: „10 Stk. Bogen 45 Grad 110er grau“ statt einer Artikelnummer.

• Kundeneigene oder veraltete Nummern: Der Kunde bestellt mit seiner eigenen Materialnummer oder mit einer Artikelnummer, die es seit der letzten Sortimentsbereinigung nicht mehr gibt.

• Bezüge auf frühere Vorgänge: „gemäß Angebot vom 12.09.“ oder „wie letzte Lieferung“.

• Liefer- und Abholdetails: Baustellenadresse, Ansprechpartner vor Ort, Wunschtermin „KW 46, früh“.

• Zuschläge: Fracht, Verpackung oder Mindermengenzuschlag müssen als eigene Positionen ergänzt werden.

• Verteilung: Die Bestellung muss der richtigen Niederlassung und dem zuständigen Sachbearbeiter zugeordnet werden.

Hinzu kommen Abrufe aus Rahmenverträgen, die dem richtigen Rahmenauftrag zugeordnet werden müssen. Ein Rechenbeispiel: Wer Aufträge manuell erfasst und zehn Minuten pro Bestellung braucht und täglich hundert Bestellungen erfasst, bindet damit gut 16 Arbeitsstunden am Tag, also rund zwei Vollzeitkräfte, nur für das Abtippen.

Wie funktioniert automatische Auftragserfassung mit KI?

Automatische Auftragserfassung mit KI funktioniert so: Die Software holt Bestellungen aus dem gemeinsamen Postfach, erkennt Kunde und Positionen, ordnet Kundenbezeichnungen den eigenen Artikeln zu, ergänzt Zuschläge, markiert Unklarheiten und bucht den Auftrag nach Prüfung ins ERP. Der Innendienst bearbeitet nur noch markierte Zeilen.

So läuft das bei Mercura, einer KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb:

Der wichtigste Unterschied zu klassischer Texterkennung: Die KI-gestützte Erfassung versteht die Bestellung inhaltlich. Dahinter steht künstliche Intelligenz, genauer maschinelles Lernen (Machine Learning) und Sprachmodelle. Sie liest nicht nur Zeichen an festen Stellen eines Formulars, sondern erkennt, dass „110er Bogen 45° grau“ zu einem bestimmten Artikel im Sortiment gehört, auch wenn der Kunde ihn jedes Mal etwas anders schreibt.

Beispiel: Eine Bestellung per E-Mail wird zum Kundenauftrag

Beispiel (anonymisiert): So sieht eine typische Bestellung eines Installationsbetriebs an einen SHK-Großhändler aus:

Betreff: Bestellung BV Schulstraße

Hallo zusammen,

bitte liefern an Baustelle Schulstraße 14, Ansprechpartner Hr. K. Liefertermin Donnerstag vormittag.

• 12 x HT-Rohr DN 50 2 m

• 20 Bögen 87° DN 110 grau, wie letztes Mal

• 4 Stk. 4711-220 (eure alte Nummer)

• 1 Dose Gleitmittel

Danke und Gruß

Daraus entsteht dieser Auftragsentwurf:

Der Sachbearbeiter prüft zwei markierte Punkte, statt sechs Zeilen abzutippen und Nummern nachzuschlagen. Danach wird der Auftrag ins ERP gebucht.

OCR, EDI oder KI: Welche Methode passt zu welcher Bestellung?

Für strukturierte Bestellungen großer Kunden ist EDI die beste Lösung. Für Kunden mit immer gleichen Formularen kann klassische OCR mit Vorlagen genügen. Für alle frei formulierten Bestellungen per E-Mail, PDF oder Foto ist eine KI-basierte Erfassung der passende Weg. Die meisten Großhändler brauchen eine Kombination.

Ausführliche Vergleiche finden Sie unter EDI oder KI? und OCR oder KI?

Wie kommt der Auftrag ins ERP?

Der Auftrag kommt über eine Schnittstelle ins ERP: in Echtzeit per API, bei SAP etwa über OData, oder per Datei über SFTP, bei SAP zum Beispiel als IDoc-Datei. Das ERP bleibt dabei das führende System. Preise und Kalkulation werden nicht in eine zweite Software verlagert.

Mercura ist unter anderem mit SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, proALPHA und UniTrade angebunden, andere Systeme über eine API oder per SFTP. Für IT-Verantwortliche wichtig: Die Verbindung läuft nur über Wege, die Ihre IT freigibt und kontrolliert. Die Daten liegen in Europa, jeder Kunde hat einen eigenen Mandanten, und Kundendaten trainieren keine externen KI-Modelle. Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und arbeitet DSGVO-konform.

Die SAP-Variante beschreiben wir im Detail unter SAP-Auftragserfassung automatisieren, alle Systeme auf der Seite Integrationen.

Auftragsbearbeitung-Software oder KI-Auftragserfassung: Was ist der Unterschied?

Software für Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung, meist Teil des ERP oder der Warenwirtschaft, verwaltet den Auftrag, nachdem er im System ist: Bestätigung, Lager, Versand, Rechnung. KI-Auftragserfassung sitzt davor und sorgt dafür, dass unstrukturierte Bestellungen überhaupt als sauberer Auftrag im System ankommen.

Sie ersetzt also weder ERP noch ein Order-Management-System. Wer nach Software für die Auftragsbearbeitung sucht, sollte zuerst klären, wo der Engpass liegt: in der Abwicklung nach der Buchung oder in der Erfassung davor. Liegt er in der Erfassung, sind neue ERP-Systeme selten die Antwort. Meist fehlt nur die automatische Brücke vom Postfach ins vorhandene System.

Wo liegen die Grenzen der automatischen Auftragserfassung?

Die Grenzen liegen dort, wo Informationen in der Bestellung fehlen oder widersprüchlich sind: Software kann keinen Artikel sicher erkennen, den der Kunde nicht eindeutig beschreibt, und keine Konditionen festlegen, die nicht vereinbart sind. Solche Fälle landen markiert beim Innendienst und werden nicht geraten.

Typische Grenzfälle:

• Unklare Angaben: „das Übliche“ oder „wie besprochen“ ohne jeden Bezug.

• Neukunden ohne Stammdaten: Der Kunde muss zuerst im ERP angelegt werden.

• Sehr schlechte Scans oder unleserliche Handschrift: Sie werden markiert statt geraten.

• Telefonische Bestellungen: Sie landen nicht im Postfach und bleiben ein eigener Kanal.

• Sehr geringes Volumen: Bei wenigen Bestellungen pro Tag rechnet sich die Einführung oft nicht.

Ehrlich gesagt: Wenn Ihre wichtigsten Kunden bereits per EDI bestellen und der Rest aus wenigen E-Mails besteht, ist der Ausbau von EDI oder Webshop womöglich die wirtschaftlichere Investition. KI-Auftragserfassung lohnt sich, wenn ein großer Teil der Bestellungen frei formuliert per E-Mail kommt.

Wie führen Sie die automatische Auftragserfassung ein?

Führen Sie die Automatisierung der Auftragserfassung schrittweise ein: zuerst eine Niederlassung oder ein Postfach, echte Bestellungen der letzten Wochen als Testmaterial, klare Regeln für Zuschläge und Freigabe, danach die Ausweitung. So sehen Sie früh, wie viele Zeilen ohne Korrektur durchlaufen, bevor Sie Prozesse umstellen.

Ein bewährter Ablauf:

1. Ausgangslage messen: Anzahl eingehender Bestellungen pro Tag, Zeit pro Bestellung, Anteil per E-Mail, PDF und Fax.

2. Testmaterial sammeln: echte Bestellungen inklusive schwieriger Fälle wie Fotos, Freitext und alte Artikelnummern.

3. Regeln festlegen: Wann wird Fracht berechnet, welche Verpackung gilt, wer ist für welche Niederlassung zuständig?

4. Prüfschritt definieren: Wer gibt markierte Zeilen frei, und wie schnell?

5. Live schalten und auswerten: Anteil der Zeilen ohne Korrektur, Zeit pro Auftrag, Rückstand am Tagesende.

6. Ausweiten: weitere Postfächer, Niederlassungen oder zusätzlich die Angebotsbearbeitung.

Woran erkennen Sie eine gute Lösung für die Auftragserfassung?

Eine gute Lösung erkennt Bestellungen in jedem Format ohne Vorlage pro Kunde, ordnet Kundenbezeichnungen und alte Artikelnummern dem eigenen Sortiment zu, markiert Unsicherheit sichtbar und bucht direkt in bestehende Systeme wie Ihr ERP. Testen Sie das mit Ihren eigenen Bestellungen, nicht mit Demodaten des Anbieters.

Bei Mercura läuft der technische Test mit eigenen Daten in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen, die ersten Workflows sind meist in unter vier Wochen live, ohne vorheriges Training. Mercura ist bei über 80 Händlern und Herstellern in Europa und den USA im Einsatz, ausgerollt an 115 Standorten. Details zum Produkt finden Sie auf der Seite Auftragsverarbeitung. Wer zusätzlich Angebote automatisieren möchte, findet den Einstieg unter Angebotserstellung automatisieren.

Testen Sie es mit Ihren eigenen Bestellungen

Bringen Sie eine echte Bestellung mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura sie in Ihrem Prozess verarbeitet. Termin vereinbaren

Fazit

Auftragserfassung ist im technischen Großhandel oft noch Handarbeit, weil Bestellungen frei formuliert per E-Mail, PDF oder Foto kommen. KI kann diese Bestellungen lesen, Kundenbezeichnungen und alte Nummern dem eigenen Sortiment zuordnen, Zuschläge ergänzen und den Auftrag ins bestehende ERP buchen. EDI und Webshop bleiben für strukturierte Kunden sinnvoll. Für alles andere entscheidet ein Test mit echten Bestellungen, wie viel Abtippen Sie Ihrem Innendienst ersparen können.

Weiterlesen

• Auftragserfassung: E-Mail-Bestellungen automatisch ins ERP

• OCR oder KI? Bestellungen und Anfragen automatisch erfassen

• Auftragsautomatisierung: 16 Fragen und Antworten für Großhändler und Hersteller

• Kundengeschichte: Sanitär-Heinze (SHK-Großhandel)

• Mercura vs. Workist: LVs, GAEB und Aufträge im Vergleich

• Mercura vs. turian: KI für LVs, Angebote und Aufträge

Häufig gestellte Fragen

Was ist Auftragserfassung?

Auftragserfassung ist die Übernahme einer Kundenbestellung mit allen Daten als Auftrag ins ERP oder in die Warenwirtschaft: Kunde, Lieferadresse, Artikel, Mengen, Preise, Termine und Zuschläge. Sie ist der erste Schritt der Auftragsabwicklung.

Wie erfolgt die Auftragserfassung?

Die Auftragserfassung erfolgt entweder manuell durch Abtippen, strukturiert per EDI, Webshop oder Kundenportal oder automatisch, indem Software E-Mails, PDFs und Scans ausliest und daraus einen Auftrag erzeugt, der vor der Buchung geprüft wird.

Was ist der Unterschied zwischen Auftragserfassung und Auftragsabwicklung?

Die Auftragserfassung ist der Einstieg: Die Bestellung wird als Auftrag im System angelegt. Die Auftragsabwicklung umfasst den gesamten weiteren Weg mit Bestätigung, Kommissionierung, Lieferung und Rechnung.

Kann KI auch Bestellungen als PDF, Scan oder Foto erfassen?

Ja. Mercura liest Bestellungen aus E-Mail-Text, PDF, Excel, Scan und Foto. Ist ein Dokument kaum lesbar oder eine Angabe unklar, wird die Zeile markiert und vom Innendienst geprüft.

Brauchen wir dann noch EDI?

Ja, für Kunden mit hohem, strukturiertem Bestellvolumen bleibt EDI sinnvoll. KI-Auftragserfassung ergänzt EDI für alle Bestellungen, die per E-Mail kommen und sich nicht über EDI abbilden lassen.

Was passiert, wenn die KI einen Artikel nicht erkennt?

Die Zeile wird markiert und nicht geraten. Der Sachbearbeiter wählt den richtigen Artikel aus, bevor der Auftrag ins ERP gebucht wird.

Wie lange dauert die Einführung?

Bei Mercura ist ein technischer Test mit eigenen Daten in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen möglich. Die ersten Workflows sind meist in unter vier Wochen live, ohne vorheriges Training.