INHALT
Grundlagen
Daten & KI
ERP & IT
Sicherheit
Einführung & Kosten
Ihre Frage war nicht dabei?
HIGHLIGHT
Auftragsautomatisierung heißt: Software liest eingehende Anfragen und Bestellungen, ordnet die passenden Artikel zu und übergibt Angebote und Aufträge an Ihr ERP, sobald Ihr Innendienst sie freigibt. Unten finden Sie die 16 Fragen, die Händler und Hersteller uns am häufigsten stellen, von der Datenqualität bis zur Einführung.
Kurz gesagt
Grundlagen
1. Was ist Auftragsautomatisierung?
Auftragsautomatisierung ist Software, die Anfragen und Bestellungen aus E-Mails, PDFs, Excel-Dateien oder Leistungsverzeichnissen automatisch ausliest, in Positionen unterteilt, jede Position dem passenden Produkt zuordnet und das Ergebnis strukturiert an Ihr ERP überträgt. Der Vertriebsinnendienst prüft und gibt frei, anstatt manuell abzutippen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Auftragsautomatisierung.
2. Was ist der Unterschied zwischen Angebotsautomatisierung und Bestellautomatisierung?
Die Angebotsautomatisierung beginnt mit der Anfrage und endet mit einem fertigen Angebot. Die Bestellautomatisierung beginnt mit der Bestellung und endet mit einem verbuchten Auftrag im ERP. Zusammen bilden sie den Quote-to-Order-Prozess.
3. Ersetzt die Auftragsautomatisierung den Vertriebsinnendienst?
Nein. Sie übernimmt das Suchen und Tippen. Der Innendienst prüft und genehmigt jeden Vorgang und gewinnt dadurch Zeit für die Kundenberatung, das Nachfassen und komplexe Einzelfälle.
4. Wie unterscheidet sich KI-gestützte Automatisierung von EDI und OCR?
EDI funktioniert nur mit standardisierten Formaten und muss für jeden Handelspartner einzeln eingerichtet werden. OCR liest Datenfelder an festen Positionen aus und scheitert bei neuen Layouts. KI versteht den Inhalt einer Anfrage unabhängig vom Format und lernt mit jeder Korrektur dazu.
Daten und KI
5. Wie treffsicher ist die KI-Produktzuordnung?
Das hängt von Ihrem Katalog und Ihren Anfragen ab, weshalb wir Mercura direkt mit Ihren eigenen Daten testen. Als Referenz: Bei einem Leuchtenhersteller liegt die Trefferquote bei Fremdspezifikationen bei 92 %.
6. Benötigen wir perfekte Stammdaten?
Nein. Produktstammdaten mit Kurz- und Langtexten sowie einige echte Anfragen reichen für den Start völlig aus. Mercura liest auch Datenblätter, technische Dokumentationen und Katalogtexte.
7. Was passiert, wenn sich die KI bei einer Position nicht sicher ist?
Die Position wird Ihrem Team zur Prüfung vorgelegt, anstatt automatisch verarbeitet zu werden. Jede Position wird als sicher, unsicher oder ungelöst eingestuft. Unklare Fälle werden markiert und niemals einfach erraten.
8. Erkennt die KI Kundenbezeichnungen und veraltete Artikelnummern?
Ja. Mercura lernt die Bezeichnungen jedes Kunden, einschließlich alter Artikelnummern und Herstellernummern, und ordnet sie Ihrem aktuellen Produkt zu. Die Zuordnung erfolgt einmalig und nicht bei jeder Bestellung neu.
ERP und IT
9. Mit welchen ERP-Systemen funktioniert die Auftragsautomatisierung?
Mercura lässt sich unter anderem an SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 und proALPHA anbinden. Andere Systeme können über API, Webhook oder SFTP integriert werden. Alle Optionen finden Sie in unserem Leitfaden zur ERP-Integration.
10. Wo findet die Preisfindung statt?
In Ihrem ERP. Mercura überträgt die zugeordneten Produkte, Mengen und Einheiten – Ihre bestehende Preisfindungs- und Kalkulationslogik bleibt vollkommen unberührt.
11. Wie viel Aufwand muss unser IT-Team einplanen?
Zu Beginn sehr wenig. Ihr Fachteam testet zunächst mit Ihren eigenen Daten, ganz ohne ERP-Integration. Die IT wird erst eingebunden, wenn Sie sich für die Integration entscheiden.
Sicherheit
12. Werden unsere Daten mit anderen Kunden geteilt?
Nein. Jeder Kunde arbeitet in einer isolierten Umgebung. Daten, Korrekturen und gelernte Regeln werden niemals mit anderen Kunden – einschließlich Wettbewerbern – geteilt; dies wird vertraglich garantiert.
13. Ist die KI-Auftragsautomatisierung DSGVO-konform?
Mit Mercura: ja. Die Daten werden in Frankfurt auf nach ISO/IEC 27001 und 27018 zertifizierten Servern gehostet, und Ihre Daten werden niemals für das Training externer KI-Modelle verwendet.
Rollout und Kosten
14. Wie schnell können wir starten?
Ein technischer Test mit Ihren Daten ist in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen bereit. Ein Pilotbereich geht typischerweise in weniger als vier Wochen live.
15. Was kostet die Auftragsautomatisierung?
Das hängt vom Anfragevolumen ab. Mercura nutzt ein volumenbasiertes Preismodell. Eine Demo mit Ihren eigenen Anfragen liefert Ihnen eine erste Einschätzung des Einsparpotenzials.
16. Welche Ergebnisse sind realistisch?
Sanitär Heinze beantwortet heute 100 % der Anfragen, verglichen mit zuvor rund 70 %. REHAU spart bis zu 60 % der Zeit bei der Angebotserstellung ein, und bei Muffenrohr sind die Reaktionszeiten um bis zu 60 % kürzer. Unser Leitfaden zur automatisierten Angebotserstellung zeigt, wie Sie dieses Ziel erreichen.
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War Ihre Frage nicht dabei?
Wir beantworten sie Ihnen gerne persönlich – am besten direkt anhand einer Ihrer echten Anfragen.
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Sehen Sie, wie Mercura Ihre Anfragen liest, Produkte zuordnet und den nächsten Auftrag vorbereitet.
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