Montagmorgen im Vertriebsinnendienst: Ein Teil der Bestellungen ist schon per EDI als Kundenauftrag in SAP angelegt. Der Rest liegt als PDF, Excel-Liste oder Freitext-Mail im Sammelpostfach und wird von Hand in SAP abgetippt. Eine SAP-Schnittstelle allein ändert daran wenig, denn sie transportiert nur Daten, die bereits strukturiert sind. Damit auch E-Mail-Bestellungen und Anfragen automatisch in SAP landen, braucht es einen Schritt davor: Dokumente lesen, Positionen dem Materialstamm zuordnen und das Ergebnis zur Freigabe vorlegen.

Das Wichtigste in Kürze

• SAP bietet mehrere Wege, Kundenaufträge von außen anzulegen: IDoc (Nachrichtentyp ORDERS, Basistyp ORDERS05), BAPIs und in SAP S/4HANA OData-APIs wie die Sales Order (A2X) API. SAP Business One hat dafür den Service Layer.

• Alle diese Schnittstellen erwarten strukturierte Daten mit SAP-Schlüsseln: Auftraggeber, Materialnummer, Verkaufsorganisation. E-Mails, PDFs und Fotos liefern diese Schlüssel nicht.

• Die Handarbeit steckt in der Übersetzung: Kundenbezeichnungen und alte Artikelnummern auf Materialnummern abbilden, Lieferadresse und Zuschläge ergänzen, Unklares klären.

• KI-Software für die Auftragserfassung übernimmt diese Übersetzung und schreibt den freigegebenen Auftrag per API, IDoc oder Dateiaustausch nach SAP. SAP bleibt das führende System, Preise kommen aus SAP.

• Für Kunden, die bereits per EDI bestellen, bleibt EDI der richtige Weg.

Welche SAP-Schnittstellen gibt es für Kundenaufträge und Angebote?

Für Kundenaufträge gibt es in SAP vier gängige Eingangswege: manuelle Erfassung in der Auftragsanlage, EDI über das IDoc ORDERS05, Funktionsbausteine (BAPIs) über RFC und in SAP S/4HANA die OData-API für Kundenaufträge. Welche SAP-Schnittstelle passt, hängt von der SAP-Version, vom Volumen je Kunde und davon ab, wie strukturiert die Bestellung ankommt.

Ein kurzer Überblick über die Begriffe, die SAP-Anwender im SAP-Umfeld immer wieder hören:

• IDoc (Intermediate Document) ist das SAP-eigene Austauschformat. Eingehende Bestellungen laufen typischerweise mit dem Nachrichtentyp ORDERS und dem Basistyp ORDERS05 ein. Ein EDI-Konverter übersetzt zum Beispiel EDIFACT ORDERS in dieses IDoc.

• BAPIs sind Funktionsbausteine, über die Fremdsysteme Geschäftsobjekte anlegen, für Kundenaufträge etwa BAPI_SALESORDER_CREATEFROMDAT2. Sie werden meist per RFC aufgerufen und sind in klassischen SAP-ECC-Landschaften verbreitet.

• OData-APIs sind in SAP S/4HANA der Standard für Integrationen. Die API für Kundenaufträge heißt Sales Order (A2X) und ist im SAP Business Accelerator Hub dokumentiert.

• Service Layer ist bei SAP Business One die REST-Schnittstelle. Aufträge werden dort als Objekt Orders angelegt, wie der SAP-Learning-Kurs zum Service Layer zeigt.

Für Angebote gilt dasselbe Prinzip: Ein Angebot ist in SAP ein eigener Vertriebsbeleg, der manuell oder über eine Schnittstelle angelegt wird. Der Engpass liegt fast nie in der Technik oder der Integration von SAP, sondern beim Lesen und Zuordnen der Anfrage.

Wo bleibt bei der Auftragserfassung in SAP Handarbeit?

Handarbeit bleibt überall dort, wo ein Mensch eine Bestellung erst verstehen muss, bevor SAP sie annehmen kann. Das betrifft PDF-Bestellungen aus den Einkaufssystemen der Kunden, Freitext-Mails, abfotografierte Handzettel von der Baustelle und Excel-Listen mit eigenen Spalten. Keine SAP-Schnittstelle liest diese Formate von selbst.

Die typischen Stolpersteine in der Auftragserfassung:

• Kundenwortlaut statt Materialnummer. Der Kunde schreibt „KG-Bogen 45 Grad 160er“, SAP braucht die Materialnummer.

• Alte oder fremde Artikelnummern. Kunden bestellen mit Nummern aus Ihrem alten Katalog, aus dem Katalog eines Wettbewerbers oder aus ihrem eigenen Artikelstamm. In SAP lässt sich dafür eine Kunden-Material-Info pflegen, in der Praxis ist sie oft lückenhaft.

• Mengeneinheiten. Stück, Bund, Palette, Meter: Was der Kunde meint, passt nicht immer zur Verkaufsmengeneinheit im Materialstamm.

• Lieferadresse und Termin. Die Baustellenadresse steht im Mailtext, der Wunschtermin heißt „Donnerstag früh“.

• Zuschläge. Fracht, Verpackung oder Kranentladung müssen als eigene Positionen ergänzt werden.

Beispiel: Eine Bestellung per E-Mail wird zum SAP-Kundenauftrag

Beispiel (anonymisiert): Ein Tiefbauunternehmen schreibt an die Niederlassung eines Baustoffhändlers:

Betreff: Bestellung BV Ortsumgehung, Bestell-Nr. 24-1187

Hallo zusammen, bitte bis Donnerstag früh auf die Baustelle (Zufahrt über Gewerbestraße 12) liefern: 24 Stk KG-Rohr DN 160 2 m 10 Stk KG-Bogen 45° 160er 6 Stk Art. 40417 (wie letztes Mal) Bitte mit Kran abladen. Gruß, Bauleitung

Für einen Kundenauftrag in SAP muss daraus Folgendes werden:

Erst wenn alle Felder belegt sind, kann der Auftrag über OData, IDoc oder BAPI angelegt werden. Genau diese Übersetzung kostet im Innendienst die meiste Zeit.

Wie arbeitet KI mit der SAP-Schnittstelle zusammen?

Wer bei SAP KI an SAP-eigene KI-Assistenten denkt, meint meist Funktionen innerhalb der SAP-Oberfläche. Für den Auftragseingang aus dem Postfach geht es um etwas anderes: KI-gestützte Software liest die Bestellung, ordnet jede Position einer Materialnummer zu, ergänzt fehlende Angaben und legt den Entwurf dem Innendienst zur Freigabe vor. Erst der freigegebene Auftrag wird über die SAP-Schnittstelle gebucht. Die KI ersetzt also nicht die Schnittstelle, sondern liefert ihr die strukturierten Daten, die sie braucht.

Mercura, eine KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, arbeitet bei der Auftragserfassung in diesen Schritten:

1. Eingang lesen: Bestellungen werden aus dem Sammelpostfach geholt, egal ob E-Mail, PDF, Scan, Foto oder Excel.

2. Verteilen: Der Auftrag wird der richtigen Niederlassung oder dem zuständigen Sachbearbeiter zugeordnet.

3. Zuordnen: Kundenwortlaut und alte Artikelnummern werden auf Ihre Materialnummern abgebildet.

4. Ergänzen: Zuschlagspositionen wie Fracht oder Verpackung werden nach Ihren Regeln hinzugefügt.

5. Prüfen: Unsichere Positionen werden markiert, nicht geraten. Der Innendienst prüft und gibt frei.

6. Buchen: Der freigegebene Auftrag wird in SAP angelegt, die Exporte werden überwacht.

Für Angebote funktioniert es ähnlich: Mercura liest Anfragen und Leistungsverzeichnisse, ordnet jede Position Ihrem Katalog zu, prüft die Spezifikation und schreibt das freigegebene Angebot in SAP. Mehr dazu im Artikel Angebotserstellung automatisieren.

Welche SAP-Systeme und Anbindungswege unterstützt Mercura?

Mercura ist an die SAP-ERP-Systeme SAP S/4HANA, SAP ECC und SAP Business One angebunden. In Echtzeit läuft die SAP-Anbindung über die OData-Schnittstelle von SAP; so legt Mercura freigegebene Angebote direkt als Angebot in SAP an. Alternativ erzeugt Mercura IDoc-Dateien, die per SFTP bereitgestellt und von SAP eingelesen werden. Artikel und Kunden gleicht Mercura per zeitgesteuertem API-Abgleich ab. Die Verbindung läuft nur über Wege, die Ihre IT freigibt und kontrolliert.

Drei Grundsätze gelten in jedem Fall:

• SAP bleibt das führende System. Aufträge, Angebote und SAP-Daten wie Stammdaten liegen im SAP-System, nicht in einer Parallelwelt.

• Preise und Kalkulation bleiben in SAP. Konditionen, Zuschläge und Rabatte rechnet weiterhin Ihr ERP.

• Der Innendienst bleibt die Qualitätskontrolle. Kein Auftrag geht ungeprüft ins ERP, die SAP-Prozesse danach bleiben unverändert.

Zur Sicherheit: Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Jeder Kunde erhält einen eigenen Mandanten, und Kundendaten trainieren keine externen KI-Modelle. Eine Übersicht aller Systeme finden Sie unter Integrationen.

Ein technischer Test auf Ihren eigenen Daten läuft in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen. Die ersten Workflows sind in weniger als vier Wochen live, ohne vorgelagerte Schulung. Unvollständige Produktdaten sind dabei kein Hindernis, weil Mercura auch Datenblätter, technische Unterlagen und Katalogtexte liest.

Wann reichen EDI oder SAP-eigene Werkzeuge aus?

EDI reicht aus, wenn Ihre großen Kunden bereits strukturiert bestellen und der Rest des Postfachs klein ist. Ein sauber eingerichtetes IDoc ORDERS05 ist dann schneller und günstiger als jede zusätzliche Software. Den ausführlichen Vergleich finden Sie im Artikel EDI oder KI?.

Weitere Fälle, in denen eine KI-Lösung vor SAP nicht die erste Wahl ist:

• Wenig Volumen. Wer pro Tag nur eine Handvoll Bestellungen erfasst, gewinnt durch Automatisierung wenig Zeit.

• SAP-eigene KI. SAP baut unter dem Namen SAP Business AI KI-Funktionen in seine Produkte ein. Wenn Ihr Unternehmen konsequent auf SAP-Bordmittel setzt, prüfen Sie zuerst, wie weit diese für Ihre Formate reichen und wie viel Zuordnungslogik Sie selbst bauen müssen.

• Klassische OCR. Für immer gleich aufgebaute Formulare kann eine Texterkennung mit festen Vorlagen genügen. Sobald Layouts wechseln oder Freitext dominiert, stößt sie an Grenzen. Mehr dazu im Artikel OCR oder KI?.

Eine KI-Lösung lohnt sich vor allem dann, wenn viele Kunden in vielen Formaten bestellen, Anfragen mit Leistungsverzeichnissen hereinkommen und der Innendienst mit dem Abtippen nicht mehr hinterherkommt.

Was bringt die Automatisierung in der Praxis?

Kunden aus dem technischen Handel berichten deutlich kürzere Bearbeitungszeiten. Beim SHK-Großhändler Sanitär-Heinze sank die Zeit pro Angebot von zwei Tagen auf zwei Stunden, und statt rund 70 % werden heute 100 % der eingehenden Anfragen bearbeitet (Fallstudie Sanitär-Heinze). Beim Tiefbauhändler Muffenrohr wird ebenfalls jede Anfrage bearbeitet, bei bis zu 60 % schnellerer Bearbeitung (Fallstudie Muffenrohr).

Mercura ist bei mehr als 80 Händlern und Herstellern in Europa und den USA im Einsatz, ausgerollt an 115 Standorten. Die durchschnittliche Zuordnungsquote liegt bei 92 %. Sie hängt vom Kunden und vom Katalog ab. Mehr beantwortete Anfragen bedeuten mehr Umsatzchancen, ohne dass der Innendienst wächst.

Testen Sie es mit Ihren eigenen Daten

Bringen Sie eine echte Bestellung (oder ein echtes LV) mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura es in Ihrem Prozess verarbeitet und als Auftrag in SAP vorbereitet. Termin vereinbaren

Fazit

Die SAP-Schnittstelle ist selten das Problem. IDoc, BAPI, OData und Service Layer sind ausgereift, setzen aber strukturierte Daten mit SAP-Schlüsseln voraus. Die Arbeit entsteht davor: beim Lesen von E-Mails, PDFs und Excel-Listen und beim Zuordnen von Kundenwortlaut zu Materialnummern. Wer diesen Schritt mit KI automatisiert und den Innendienst als Freigabeinstanz behält, entlastet die Auftragserfassung, ohne SAP als führendes System anzutasten.

Weiterlesen

• Integrationen: Mercura an ERP, CRM und PIM anbinden

• Schnittstellen: So verbindet sich Mercura mit ERP, CRM und Ihren anderen Systemen

• proALPHA Schnittstelle: Aufträge automatisch ins ERP

• Kundengeschichte: Sanitär-Heinze (SHK-Großhandel)

• Mercura vs. Esker: Order-to-Cash oder technischer Vertrieb?

Häufige Fragen

Welche SAP-Schnittstellen gibt es für Kundenaufträge?

Die wichtigsten sind IDoc (ORDERS/ORDERS05) für EDI, BAPIs wie BAPI_SALESORDER_CREATEFROMDAT2 über RFC, die OData-API Sales Order (A2X) in SAP S/4HANA und der Service Layer in SAP Business One. Dazu kommen Dateiimporte über Middleware.

Kann man PDF-Bestellungen automatisch in SAP übernehmen?

Ja, aber nicht mit der SAP-Schnittstelle allein. Eine KI-Software liest das PDF, ordnet die Positionen dem Materialstamm zu und übergibt einen geprüften Auftrag an SAP. Die Schnittstelle übernimmt dann nur noch die Buchung.

Was ist der Unterschied zwischen IDoc und OData?

IDoc ist ein SAP-eigenes Nachrichtenformat, das vor allem für EDI und asynchronen Austausch genutzt wird. OData ist ein offenes Web-Protokoll, über das SAP S/4HANA APIs bereitstellt. Für neue Integrationen mit S/4HANA ist OData meist der direktere Weg.

Funktioniert KI-Auftragserfassung auch mit SAP ECC und SAP Business One?

Ja. Mercura ist neben SAP S/4HANA auch an SAP ECC und SAP Business One angebunden. Je nach System läuft die Anbindung in Echtzeit über OData oder als IDoc-Datei per SFTP; Stammdaten gleicht Mercura zeitgesteuert ab.

Woher kommen die Preise im automatisch erfassten Auftrag?

Aus SAP. Preise, Konditionen und Kalkulation bleiben im ERP. Mercura ordnet Kunde, Material und Menge zu, die Preisfindung macht SAP.

Wie lange dauert die Einführung?

Ein technischer Test auf Ihren eigenen Daten läuft in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen. Erste Workflows sind in weniger als vier Wochen live.