Ein Armaturenhersteller aus dem Mittelstand bekommt an einem Dienstag drei Projektanfragen von Großhändlern, jede mit einem Leistungsverzeichnis im Anhang, dazu zwei Dutzend Bestellungen per E-Mail. proALPHA ERP ist sauber gepflegt, Artikelstamm und Preise stimmen. Trotzdem tippt der Vertriebsinnendienst jede Position von Hand ab. Eine proALPHA-Schnittstelle löst das nur, wenn vor ihr jemand die Anfragen liest und den Artikeln zuordnet. Diesen Schritt kann KI übernehmen, während proALPHA das führende System bleibt.

Das Wichtigste in Kürze

• proALPHA ist ein ERP-System für den Mittelstand, vor allem für Fertiger und den Großhandel. Für Integrationen nennt der ERP-Hersteller die Integration Workbench (INWB), EDI-Szenarien und API-Schnittstellen.

• Diese Wege funktionieren gut für strukturierte Daten von bekannten Partnern. Anfragen mit LVs, PDF-Bestellungen und Freitext-Mails muss weiterhin jemand lesen und zuordnen.

• Typisch für proALPHA-Anwender ist die Kombination aus Projektgeschäft (Angebote auf LVs) und laufendem Auftragsgeschäft (Abrufe, Nachbestellungen).

• Mercura liest beides, ordnet jede Position dem Katalog zu und schreibt freigegebene Angebote und Aufträge in proALPHA. Preise und Kalkulation bleiben in proALPHA.

• Welche technische Route im Einzelfall genutzt wird (direkte API, SFTP, zeitgesteuerte Synchronisation), wird im Projekt mit Ihrer IT festgelegt.

Wer nutzt proALPHA und wie kommen Angebote und Aufträge heute ins System?

proALPHA ERP ist laut Hersteller auf mittelständische Fertiger und Händler ausgerichtet, unter anderem Maschinen- und Anlagenbau, Metallverarbeitung, Elektronik und Großhandel (proalpha.com). In der Gebäudetechnik nutzen es typischerweise Hersteller von Komponenten wie Pumpen, Armaturen oder Rohrsystemen sowie technische Großhändler. Angebote und Aufträge entstehen dort meist auf drei Wegen.

1. Manuelle Erfassung: Der Innendienst legt Angebot oder Auftrag in proALPHA an und tippt die Positionen aus der Anfrage ab.

2. EDI: Große Handelspartner schicken strukturierte Bestellungen, die über einen EDI-Konverter oder die Integration Workbench eingespielt werden.

3. Portal oder Schnittstelle: Kunden bestellen über ein Webportal oder ein angebundenes Drittsystem.

Die Integration Workbench beschreibt proALPHA als zentrale Plattform, die IT-Systeme, Maschinen, Standorte und Unternehmen miteinander verbindet. Dazu nennt der Hersteller die Unterstützung vieler branchenspezifischer EDI-Formate und API-Schnittstellen zur Anbindung von Drittsystemen (proALPHA: Business partner and system integration).

Was leistet eine proALPHA-Schnittstelle und was nicht?

Eine proALPHA-Schnittstelle überträgt Daten, die bereits strukturiert sind: Kundennummer, Artikelnummer, Menge, Termin. Sie entscheidet nicht, welcher Ihrer Artikel zu einer LV-Position passt, und sie liest keine PDF-Bestellung. Diese Übersetzung bleibt beim Menschen, solange niemand sie automatisiert. In größeren IT-Landschaften laufen solche Schnittstellen oft nicht direkt von System zu System, sondern über eine Middleware oder einen Enterprise Service Bus (ESB).

Bei Herstellern ist der Anteil der unteren vier Zeilen oft hoch, weil Planer, Installateure und Großhändler ihre eigenen Formate verwenden. Bei proALPHA-Anwendern im Großhandel kommen Kundenartikelnummern und alte Nummern aus Vorgängersystemen hinzu.

Wie bindet Mercura proALPHA an?

Bei proALPHA kommen Artikel und Kunden heute per Dateiimport (CSV) zu Mercura. Wie freigegebene Belege zurück nach proALPHA gelangen, hängt von Ihrer Installation ab: per Datei, über eine API oder über ein vorgelagertes System wie Salesforce. Das klären wir im technischen Test mit Ihrer IT. proALPHA bleibt dabei das führende System: Artikelstamm, Kunden, Preise und Kalkulation werden dort gepflegt, und Mercura schreibt nur freigegebene Belege zurück.

Für proALPHA-Anwender sind diese Punkte meist entscheidend:

• Keine Parallelwelt. Angebote und Aufträge stehen nach der Freigabe in proALPHA, wo Disposition, Fertigung und Buchhaltung sie brauchen.

• Preise aus dem ERP. Mercura übernimmt keine eigene Preisfindung. Konditionen, Rabatte und Zuschläge rechnet proALPHA.

• Kontrollierter Zugriff. Die Verbindung läuft nur über Wege, die Ihre IT freigibt und kontrolliert. Wie der Datenaustausch technisch läuft, wird mit Ihrer IT abgestimmt.

• Sicherheit. Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, DSGVO-konform, in Europa gehostet und trennt jeden Kunden in einen eigenen Mandanten. Kundendaten trainieren keine externen KI-Modelle.

Welche Systeme Mercura heute anbindet, sehen Sie unter Integrationen.

Was passiert mit E-Mail-Bestellungen und Abrufen?

E-Mail-Bestellungen verarbeitet Mercura in der Auftragserfassung: Bestellungen werden aus dem Sammelpostfach gelesen, an den zuständigen Sachbearbeiter verteilt, Kundenwortlaut und alte Artikelnummern werden zugeordnet, Zuschläge wie Fracht und Verpackung ergänzt, und der freigegebene Auftrag wird in proALPHA gebucht. Exporte werden überwacht, damit kein Auftrag hängen bleibt.

Bei Herstellern kommen häufig Abrufe aus Rahmenverträgen hinzu. Der Kunde schreibt dann nur „Abruf 3 zu Rahmenvertrag 2025-118, 40 Stück wie gehabt“. Damit daraus ein korrekter Auftrag wird, muss der Bezug zum Rahmenvertrag hergestellt werden.

Wann passt eine KI-Lösung vor proALPHA nicht?

Eine KI-Lösung lohnt sich nicht, wenn Ihre Kunden schon fast alles per EDI oder Portal bestellen. Dann ist die vorhandene proALPHA-Schnittstelle der effizientere Weg, und der Restaufwand ist klein. Auch bei sehr geringem Volumen an Anfragen bleibt der Nutzen begrenzt.

Weitere Grenzen, die Sie kennen sollten:

• Stark konfigurierte Produkte. Wenn Ihre Angebote überwiegend über einen Variantenkonfigurator mit vielen Regeln entstehen, klären Sie im Test, welche Merkmale Mercura aus der Anfrage vorbelegen kann und welche Regeln im ERP bleiben.

• Technische Auslegung. Mercura prüft, ob ein Produkt die Anforderungen der Position erfüllt. Eine hydraulische Auslegung oder Berechnung ersetzt es nicht.

• Eigene Entwicklung. Mit der Integration Workbench und den API-Schnittstellen können Sie einzelne Importe selbst bauen, etwa für einen Großkunden mit festem Excel-Format. Das ist günstig, solange das Format stabil bleibt.

Eine KI-Lösung spielt ihre Stärke aus, wenn viele Kunden in vielen Formaten anfragen und bestellen, LVs mit Langtexten bearbeitet werden müssen und der Innendienst Anfragen liegen lässt, weil die Zeit fehlt.

Welche Ergebnisse sind realistisch?

Bei REHAU, einem Hersteller aus der Gebäudetechnik, liefert Mercura Produktvorschläge für bis zu 98 % der LV-Positionen, mit einer Trefferquote von bis zu 90 % und bis zu 60 % Zeitersparnis bei Angeboten. Martin Prigge aus dem Vertriebsinnendienst: „Mit der Angebots-KI von Mercura sparen wir bis zu 60 % unserer Zeit.“ (Fallstudie REHAU)

Über alle Kunden liegt die durchschnittliche Zuordnungsquote bei 92 %, abhängig von Kunde und Katalog. Mercura arbeitet mit mehreren Herstellern von Rohrsystemen, Pumpen und Armaturen zusammen. Ein technischer Test auf Ihren eigenen Daten läuft in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen, die ersten Workflows sind in unter vier Wochen live. Unvollständige Produktdaten sind kein Hindernis, weil Mercura auch Datenblätter und Katalogtexte liest.

Testen Sie es mit einem echten LV

Bringen Sie ein echtes LV (oder eine echte Bestellung) mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura es in Ihrem Prozess verarbeitet und als Angebot für proALPHA vorbereitet. Termin vereinbaren

Fazit

proALPHA bringt mit Integration Workbench, EDI und APIs alles mit, um strukturierte Daten aufzunehmen. Was fehlt, ist der Schritt davor: LVs, PDF-Bestellungen und Freitext-Mails lesen und den richtigen Artikeln zuordnen. Mercura übernimmt genau diesen Schritt, der Innendienst prüft und gibt frei, und proALPHA bleibt mit Artikelstamm und Preisen das führende System. Für Hersteller mit viel Projektgeschäft ist das oft der größte Hebel im Vertriebsinnendienst.

Weiterlesen

• Integrationen: Mercura an ERP, CRM und PIM anbinden

• Schnittstellen: So verbindet sich Mercura mit ERP, CRM und Ihren anderen Systemen

• Dynamics 365 Schnittstelle: Aufträge automatisch erfassen

• Kundengeschichte: REHAU (Gebäudetechnik-Hersteller)

Häufige Fragen

Welche Schnittstellen bietet proALPHA ERP?

proALPHA nennt die Integration Workbench (INWB) als zentrale Integrationsplattform, dazu EDI-Szenarien mit branchenspezifischen Formaten und API-Schnittstellen für Drittsysteme. Die Details hängen von Version und Ausbau Ihrer Installation ab.

Kann Mercura Angebote direkt in proALPHA anlegen?

Ja, Mercura schreibt freigegebene Angebote und Aufträge in proALPHA. Der Innendienst prüft jeden Beleg vorher. Die technische Route wird im Projekt mit Ihrer IT festgelegt.

Werden Preise in Mercura gepflegt?

Nein. Preise und Kalkulation bleiben in proALPHA. Mercura sortiert passende Optionen nach Marge und übernimmt die Preise aus dem ERP.

Was passiert mit Positionen, die Mercura nicht sicher zuordnen kann?

Sie werden markiert und nicht geraten. Der Innendienst entscheidet, welcher Artikel angeboten wird, oder klärt die Position mit dem Kunden.

Lohnt sich das auch für proALPHA-Anwender im Großhandel?

Ja, wenn viele Bestellungen per E-Mail, PDF oder Excel kommen. Dann entlastet vor allem die automatische Auftragserfassung. Mehr dazu im Artikel Auftragserfassung automatisieren.