Dienstag, 7:45 Uhr. Der Innendienst kommt ins Büro, und die Anfragen der letzten Nacht sind bereits in Mercura. Die KI hat sie gelesen, jede Position einem Produkt aus Ihrem Sortiment zugeordnet und die Angebote vorbereitet. Jetzt prüft das Team: hier eine Menge anpassen, dort eine Alternative wählen, freigeben. Ein Klick, und das Angebot ist im ERP. Nichts muss manuell neu eingegeben werden.

Die ERP-Integration macht das möglich. Dieser Leitfaden erklärt, welche Daten zwischen Mercura und Ihrem ERP, CRM oder PIM fließen, welche Integrationsoptionen es gibt, wie Sie eine gute Integration erkennen und wie wir Integrationen unter der Haube betreiben.

Wichtigste Erkenntnisse

• Definition: Eine Integration verbindet zwei Systeme, sodass Daten ohne manuelle Eingabe zwischen ihnen fließen. Bei Mercura: Stammdaten rein, Angebote und Aufträge zurück.

• Systeme: Im Grunde jedes ERP, CRM oder PIM, da Sie entscheiden, ob Mercura die Daten per Push überträgt oder Ihr System sie per Pull abruft.

• Drei Optionen: Ihr System ruft Daten über die Mercura-API ab, Mercura pusht sie per Webhook, oder Sie tauschen Dateien über SFTP aus. Mercura kann über die Integration Suite auch Stammdaten von Ihren APIs abrufen.

• Middleware: Meistens erforderlich, es sei denn, Ihr System kann selbst APIs aufrufen, stellt eigene APIs bereit oder tauscht Dateien über SFTP aus.

Welche Daten fließen zwischen Mercura und Ihrem ERP?

Von Ihrem System zu Mercura:

• Produkte mit Beschreibungen, Einheiten, Preisen, ETIM-Merkmalen, Nachfolgern, Alternativen und Zubehör

• Kunden und Geschäftspartner

• Lieferanten

• Kontakte

Von Mercura zu Ihrem System:

• Angebote mit allen Positionen, zugeordneten Produkten, Mengen und Preisen

• Erfasste Aufträge mit zugeordneten Positionen

• Statusaktualisierungen, zum Beispiel wenn eine Anfrage bearbeitet wurde

Ihr System kann den Empfang bestätigen, sodass beide Seiten immer wissen, welches Angebot bereits angekommen ist. Ohne Integration ist Mercura eine Insel: Die KI arbeitet mit veralteten Produktdaten und jedes fertige Angebot muss erneut manuell ins ERP eingetippt werden.

Welche Optionen für die ERP-Integration gibt es?

Mercura ist an kein bestimmtes System gebunden. Sie wählen eine von drei Optionen und entscheiden, wer den Austausch auslöst.

1. Die Mercura-API: unsere empfohlene Option. Die API ist die flexibelste Option und diejenige, in die wir am meisten investieren. Sie behalten die volle Kontrolle darüber, welche Daten wann und in welche Richtung fließen. Ihr System fragt ab, was seit dem letzten Aufruf fertiggestellt wurde, und ruft es ab. Sie bestimmen die Frequenz. Optional benachrichtigt Mercura Ihr System auch per Webhook, sobald etwas bereit ist.

2. SFTP: dateibasierter Austausch. Jede Organisation kann in den Mercura-Einstellungen einen eigenen SFTP-Zugang einrichten. Ihr System legt Stammdaten als Datei ab; Sie mappen die Spalten einmalig und Mercura verarbeitet jede neue Datei automatisch. In die andere Richtung stellt Mercura Angebote und Aufträge als CSV-, Excel-, JSON-, XML-, GAEB- oder SAP-IDoc-Dateien bereit.

3. Direkte Anbindung per Webhook-Push. Wenn Ihr System bereits APIs bereitstellt, kann Mercura diese direkt aufrufen. Wir konfigurieren die Webhook-Payload so, dass sie genau dem Format entspricht, das Ihre API erwartet, sodass Ihre IT nichts Neues entwickeln muss. In die andere Richtung ruft die Integration Suite Stammdaten nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan von Ihren APIs ab.

Mit welchen Systemen kann Mercura integriert werden?

• ERP: SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, Microsoft Dynamics oder Ihr Branchen-ERP. Produkte, Kunden und Preise kommen von hier; fertige Angebote und Aufträge fließen hierhin zurück.

• CRM: Mercura sendet Angebote mit allen Positionen an Ihr CRM, zum Beispiel Microsoft Dynamics 365. Kunden und Kontakte können von dort stammen.

• PIM und Produktdaten: Produkte mit Beschreibungen, technischen Merkmalen und Nachfolgern kommen direkt aus Ihrem PIM.

• E-Mail: Anfragen gelangen direkt aus Ihrem Posteingang zu Mercura – per Weiterleitung oder über die Microsoft Outlook-Anbindung.

• Benutzerverwaltung: Single Sign-On und automatisierte Benutzerbereitstellung über SCIM, beispielsweise mit Microsoft Entra ID.

6 Kriterien für eine gute ERP-Integration

Eine Integration ist nur so gut wie ihr Verhalten an einem schlechten Tag.

Wie Mercura Integrationen unter der Haube betreibt

Dieser Abschnitt ist für Ihr IT-Team gedacht. Alle Integrationen basieren auf vier Standardbausteinen der Mercura-Plattform und werden über Konfiguration statt über Individualcode eingerichtet.

• Mercura-API: Ihr System sendet Stammdaten an Mercura und ruft fertige Angebote und Aufträge ab. Öffentlich dokumentiert und versioniert.

• Integration Suite: Mercura ruft Stammdaten nach Ihrem Zeitplan von Ihrer REST- oder OData-API ab – authentifiziert über API-Schlüssel oder OAuth 2.0, mit konfigurativ gemappten Feldern.

• Webhooks: Mercura sendet Angebote, Aufträge und Statusaktualisierungen mit einer konfigurierbaren, signierten Payload an Ihr System.

• SFTP: Ihr System legt Dateien auf dem SFTP von Mercura ab oder holt sie ab; das Spalten-Mapping wird einmalig eingerichtet und automatisch angewendet.

Betrieb: Importe und Übermittlungen laufen asynchron, fehlgeschlagene Übertragungen werden automatisch wiederholt, Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, abgelehnte Zugangsdaten pausieren die Verbindung und benachrichtigen Administratoren per E-Mail, und jede Übertragung wird protokolliert und kann manuell erneut angestoßen werden.

Weiterführende Literatur

• Integrationen: Mercura mit ERP, CRM und PIM verbinden

• SAP-Integration für Aufträge: E-Mail-Aufträge in SAP erfassen

• Dynamics 365-Integration: Auftragserfassung automatisieren

• Kundenreferenz: Sanitär-Heinze (Großhandel für Sanitär und Heizung)

FAQ

Mit welchen Systemen kann Mercura integriert werden?

Im Grunde mit jedem ERP, CRM oder PIM. Sie entscheiden, wer den Austausch auslöst: Mercura pusht Daten per Webhook an Ihr System, oder Ihr System zieht sie über die Mercura-API per Pull ab. Ob SAP, Microsoft Dynamics oder ein Inhouse-System – entscheidend ist lediglich, dass Ihr System oder eine Middleware-Schicht mit APIs arbeiten kann.

Benötigen wir eine Middleware?

Meistens ja. Sie können darauf verzichten, wenn Ihr System selbst APIs aufrufen kann, eigene APIs bereitstellt, in die Mercura schreiben kann, oder Dateien über SFTP exportieren und importieren kann. Andernfalls übersetzt eine Middleware-Schicht zwischen Mercura und Ihren Systemen; viele Unternehmen haben eine solche bereits im Einsatz.

Was ist der Unterschied zwischen API und SFTP?

Über die API tauschen Mercura und Ihr System Daten direkt und in Echtzeit aus. Bei SFTP legen beide Seiten Dateien in einem sicheren Ordner ab, den die andere Seite automatisch verarbeitet. SFTP ist einfacher einzurichten; die API ist flexibler und schneller.

Wie lange dauert eine ERP-Integration?

Das hängt vom System und Projektumfang ab – von wenigen Tagen bis zu einigen Monaten. Den größten Unterschied machen der Umfang der Datenflüsse und die Testphase in Ihren Testsystemen aus.

Wie sicher ist der Datenaustausch?

Alle Übertragungen sind über HTTPS oder SFTP verschlüsselt. Webhooks sind signiert, Anmeldedaten werden verschlüsselt gespeichert, und jede Organisation sieht nur ihre eigenen Daten.

Kann unser IT-Team die Integration selbst umsetzen?

Ja. Die Mercura-API ist öffentlich dokumentiert, sodass Ihr IT-Team oder IT-Partner die Integration eigenständig realisieren kann. Wir unterstützen Sie dabei mit Testzugängen und Beispieldaten.

Fazit: Ein Angebot ist erst dann fertig, wenn es im ERP ist

Die beste Angebots-KI nützt wenig, wenn ihre Ergebnisse manuell abgetippt werden müssen. Eine gute ERP-Integration schließt den Kreis: aktuelle Stammdaten aus ERP, CRM und PIM rein, fertige Angebote und Aufträge nahtlos zurück. Mit Mercura entscheiden Sie über Weg und Taktung.

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