„Wir haben Dynamics 365“ kann in einem Großhandel drei verschiedene Dinge heißen: Business Central als ERP, Finance und Supply Chain Management als ERP für größere Unternehmen oder Dynamics 365 Sales als CRM. Für die Frage, wie Bestellungen und Angebote automatisch ins System kommen, macht das einen großen Unterschied. Eine Dynamics 365 Schnittstelle nimmt in jedem Fall nur strukturierte Daten an. E-Mails, PDFs und Excel-Listen der Kunden muss vorher jemand lesen und zuordnen, und genau dort setzt KI an.

Das Wichtigste in Kürze

• Microsoft Dynamics 365 ist eine Produktfamilie. Aufträge entstehen in Business Central oder in Supply Chain Management, Verkaufschancen und Angebote oft zusätzlich in Dynamics 365 Sales.

• Business Central hat eine REST-API mit Ressourcen wie salesQuotes und salesOrders. Supply Chain Management arbeitet mit Datenentitäten wie „Sales order headers V2“ über OData oder das Datenverwaltungs-Framework.

• Beide Wege erwarten Debitorennummer, Artikelnummer, Menge und Termin. Die Übersetzung von Kundenwortlaut, Kundenartikelnummern und Excel-Spalten bleibt Handarbeit.

• Mercura liest Bestellungen und Anfragen in jedem Format, ordnet sie Ihrem Artikelstamm zu und schreibt freigegebene Belege nach Dynamics 365. Preise und Kalkulation bleiben im ERP.

• Typische Dynamics-Anwender im technischen Handel sind mittelständische Großhändler, die Business Central oft mit einer Branchenlösung eines Partners einsetzen.

Welches Dynamics 365 haben Sie eigentlich?

Für die Auftragserfassung zählt, wo Kundenaufträge in Ihrer Dynamics-Landschaft entstehen: in Business Central oder in Supply Chain Management. Dynamics 365 Sales ist ein CRM. Dort werden Verkaufschancen und Angebote geführt, die Auftragsabwicklung mit Lager, Lieferung und Rechnung läuft aber im ERP. Microsoft Dynamics 365 Business Central ist das ERP-System für kleine und mittlere Unternehmen, Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management sind die ERP-Systeme für größere Organisationen, Dynamics 365 Sales ist das CRM-System für Vertrieb und Marketing. Dazu kommen Apps wie Dynamics 365 Customer Service und Field Service; Business Central gibt es in der Cloud und on premises.

Business Central dokumentiert für Aufträge die Ressource salesOrder, mit Positionen als salesOrderLines, und für Angebote die Ressource salesQuote. In Supply Chain Management heißen die Gegenstücke Sales order headers V2 und Sales order lines V2. Microsoft beschreibt, dass zuerst der Auftragskopf und dann die Positionen importiert werden.

Was kann eine Dynamics 365 Schnittstelle und wo bleibt Handarbeit?

Eine Dynamics 365 Schnittstelle legt Belege an, wenn die Daten schon in der Sprache des ERP vorliegen: richtige Debitorennummer, richtige Artikelnummer, passende Einheit. Sie entscheidet nicht, welcher Artikel gemeint ist, wenn ein Elektroinstallateur „NYM 3x1,5 100er Ring“ schreibt oder eine Excel-Liste mit eigenen Spalten schickt. Für Business Central heißt das konkret: Die Business Central Schnittstelle nimmt Verkaufsaufträge mit Kunde, Artikeln und Mengen entgegen, aber keine E-Mail und kein PDF.

Im Innendienst eines Händlers mit Business Central bleiben typischerweise diese Aufgaben:

• Formate lesen. PDF-Bestellungen aus Einkaufssystemen, Excel-Listen, Freitext-Mails, Fotos von Materiallisten.

• Kundenartikelnummern auflösen. Business Central kennt dafür Artikelreferenzen, über die Bezeichnung, Einheit oder Variante des Debitors einem Artikel zugeordnet werden. Gepflegt sind sie meist nur für die wichtigsten Kunden.

• Hersteller- statt Händlernummern. Viele Kunden bestellen mit der Herstellerartikelnummer oder der EAN, nicht mit Ihrer Artikelnummer.

• Lieferdetails. Baustellenadresse, Wunschtermin, Teillieferung erlaubt oder nicht.

• Zuschläge. Fracht, Mindermengenzuschlag oder Verpackung als zusätzliche Zeilen.

Beispiel: Eine Excel-Bestellung wird zum Verkaufsauftrag in Business Central

Beispiel (anonymisiert): Ein Elektroinstallationsbetrieb schickt einem Elektrogroßhändler eine Excel-Datei mit eigener Struktur und der Bitte „Lieferung KW 46 an Baustelle Schulzentrum, Halle B“.

Für einen Verkaufsauftrag über die Business-Central-API muss daraus werden: customerNumber des Installateurs, externalDocumentNumber aus dem Dateinamen oder der Mail, requestedDeliveryDate aus „KW 46“, abweichende Lieferadresse und je Zeile Artikel und Menge.

• Zeile 1 und 2 lassen sich über Artikelreferenzen zuordnen, falls der Kunde dort gepflegt ist. Sonst muss jemand im Artikelstamm suchen.

• Zeile 3 hat keine Nummer. Der Text beschreibt einen FI/LS-Schalter mit Charakteristik B, 16 A und 30 mA Fehlerstrom. Welcher Artikel das ist, muss anhand der Merkmale bestimmt werden.

• Zeile 4 bestellt „Stück“, der Artikel wird möglicherweise in Packungen verkauft. Die Einheit muss umgerechnet oder rückgefragt werden.

Mercura übernimmt diese Zuordnung: Der Text wird gegen Ihren Artikelstamm und Ihre Produktdaten abgeglichen, die Einheit geprüft und eine unsichere Zeile wie Zeile 3 markiert, statt sie zu raten. Der Innendienst prüft und gibt frei, dann wird der Auftrag in Business Central angelegt.

Wie bindet Mercura Microsoft Dynamics 365 an?

Mercura ist an Microsoft Dynamics 365 angebunden und nutzt je nach Umgebung eine direkte API, einen Dateiaustausch per SFTP oder eine zeitgesteuerte API-Synchronisation. Dynamics 365 bleibt das führende System, Preise und Kalkulation bleiben im ERP. Die Verbindung läuft nur über Wege, die Ihre IT freigibt und kontrolliert.

Der Ablauf in der Auftragserfassung:

1. Bestellungen werden aus dem Sammelpostfach gelesen, egal ob E-Mail, PDF, Scan, Foto oder Excel.

2. Der Auftrag wird der richtigen Niederlassung oder dem zuständigen Sachbearbeiter zugeordnet.

3. Kundenwortlaut, Kundenartikelnummern und alte Nummern werden auf Ihre Artikel abgebildet.

4. Zuschlagspositionen wie Fracht oder Verpackung werden nach Ihren Regeln ergänzt.

5. Unsichere Positionen werden markiert. Der Innendienst prüft und gibt frei.

6. Der Auftrag wird in Dynamics 365 gebucht, die Exporte werden überwacht.

Für Angebote liest Mercura Anfragen und Leistungsverzeichnisse, ordnet jede Position Ihrem Katalog zu, prüft die Spezifikation, erstellt Preisanfragen an Lieferanten für Artikel, die Sie nicht am Lager haben, und schreibt das freigegebene Angebot ins ERP. Offene Angebote werden zur Wiedervorlage verfolgt. Mehr dazu unter Angebote und Ausschreibungen.

Zur Sicherheit: Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Jeder Kunde hat einen eigenen Mandanten, und Kundendaten trainieren keine externen KI-Modelle.

Reicht nicht ein Excel-Import oder Power Automate?

Ein fester Excel-Import oder ein Ablauf in Power Automate reicht, wenn wenige Großkunden immer im selben Format bestellen. Dann bauen Sie eine Vorlage pro Kunde und sparen sich zusätzliche Software. Sobald viele Kunden in wechselnden Formaten schreiben, wird jede neue Vorlage zum eigenen kleinen Projekt.

Den Vergleich mit EDI vertieft der Artikel EDI oder KI?, den mit klassischer Texterkennung OCR oder KI?.

Wann passt Mercura nicht zu Ihrer Dynamics-Landschaft?

Mercura passt nicht, wenn Ihre Bestellungen schon nahezu vollständig strukturiert per EDI, Webshop oder Portal eingehen. Dann ist der verbleibende Aufwand klein, und eine weitere Software lohnt sich kaum. Auch wer nur eine Handvoll Aufträge pro Tag erfasst, gewinnt wenig.

Bedenken Sie außerdem:

• Partner-Erweiterungen. Viele Business-Central-Installationen im Großhandel laufen mit einer Branchenlösung eines Microsoft-Partners, die eigene Felder oder Belegarten mitbringt. Welche davon bei der Anbindung belegt werden müssen, klären Sie im technischen Test.

• CRM oder ERP. Wenn Angebote bei Ihnen in Dynamics 365 Sales entstehen und Aufträge im ERP, legen Sie vorher fest, in welches System Mercura welchen Beleg schreibt.

• Preise. Mercura rechnet keine eigenen Preise. Sind Ihre Konditionen im ERP unvollständig, löst Mercura das nicht.

Was bringt das in der Praxis?

Kunden aus dem technischen Handel bearbeiten mit Mercura mehr Anfragen in kürzerer Zeit. Beim SHK-Großhändler Sanitär-Heinze wurde die Bearbeitungszeit von zwei Tagen auf zwei Stunden pro Angebot gesenkt, und statt rund 70 % werden heute 100 % der eingehenden Anfragen bearbeitet. Michael Kania, Vice President Controlling: „Was früher 2 Tage gedauert hat, dauert jetzt nur noch 2 Stunden.“ (Fallstudie Sanitär-Heinze)

Mercura arbeitet mit mehreren Händlern aus dem Elektrogroßhandel zusammen. Die durchschnittliche Zuordnungsquote liegt über alle Kunden bei 92 %, abhängig von Kunde und Katalog. Ein technischer Test auf Ihren eigenen Daten läuft in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen, die ersten Workflows sind in weniger als vier Wochen live. Mehr zu Händlern finden Sie unter Lösungen für Händler.

Testen Sie es mit einer echten Bestellung

Bringen Sie eine echte Bestellung (oder ein echtes LV) mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura sie in Ihrem Prozess verarbeitet und als Beleg für Dynamics 365 vorbereitet. Termin vereinbaren

Fazit

Microsoft Dynamics 365 bringt mit der Business-Central-API und den Datenentitäten in Supply Chain Management solide Wege mit, Aufträge und Angebote anzulegen. Diese Wege setzen strukturierte Daten voraus, die Kunden per E-Mail, PDF und Excel nicht liefern. Mercura schließt diese Lücke: lesen, zuordnen, markieren, freigeben lassen und dann buchen. Dynamics 365 bleibt dabei das führende System mit Ihren Artikeln und Preisen.

Weiterlesen

• Integrationen: Mercura an ERP, CRM und PIM anbinden

• Schnittstellen: So verbindet sich Mercura mit ERP, CRM und Ihren anderen Systemen

• proALPHA Schnittstelle: Aufträge automatisch ins ERP

• Kundengeschichte: Sanitär-Heinze (SHK-Großhandel)

Häufige Fragen

Welche Schnittstelle hat Dynamics 365 Business Central für Aufträge?

Business Central bietet eine REST-API (Version 2.0) mit den Ressourcen salesOrders und salesOrderLines für Aufträge sowie salesQuotes für Angebote. Darüber lassen sich Belege per POST anlegen.

Was ist der Unterschied zwischen Business Central und Supply Chain Management?

Business Central richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen. Supply Chain Management, meist zusammen mit Dynamics 365 Finance eingesetzt, ist für größere und komplexere Organisationen gedacht und wird über Datenentitäten integriert.

Kann Dynamics 365 PDF-Bestellungen selbst einlesen?

Die ERP-Schnittstellen nehmen strukturierte Daten an, keine PDFs. Für das Auslesen und Zuordnen von PDF-, Excel- und E-Mail-Bestellungen braucht es eine vorgeschaltete Lösung oder eine eigene Entwicklung.

Werden Kundenartikelnummern automatisch übersetzt?

Mit Mercura ja: Kundenwortlaut, Kundenartikelnummern und alte Nummern werden Ihren Artikeln zugeordnet. Unsichere Zuordnungen werden markiert und vom Innendienst geprüft.

Wo bleiben Preise und Kalkulation?

Im ERP. Mercura übernimmt Preise aus Dynamics 365 und rechnet keine eigenen.

Wie schnell ist ein Test möglich?

Ein technischer Test auf Ihren eigenen Daten läuft in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen. Mehr zur Auftragserfassung allgemein lesen Sie im Artikel Auftragserfassung automatisieren.