Ein Kunde schickt eine Excel-Anfrage mit 60 Positionen, Abgabe übermorgen. Im Vertriebsinnendienst fällt der Satz: „Kann das nicht ChatGPT?" Die ehrliche Antwort: zum Teil. Ein ChatGPT-Angebot funktioniert gut für Struktur und Text, also Anfragen ordnen, Langtexte zusammenfassen und Anschreiben formulieren. Ihren Artikelstamm, Ihre Preise und Ihr ERP kennen ChatGPT und Microsoft Copilot aber nicht. Für kurze Angebote mit Standardartikeln reicht das oft, für LVs mit vielen Positionen nicht. Viele Teams testen ChatGPT im Vertrieb längst. Die Frage ist, wann ein Angebot schreiben mit KI wirklich Zeit spart und wann spezialisierte KI-Tools im Vertrieb nötig sind.

Das Wichtigste in Kürze

• ChatGPT und Copilot helfen beim Strukturieren von Anfragen, beim Formulieren und beim Zusammenfassen technischer Texte.

• Sie kennen weder Ihren Katalog noch Ihre Konditionen; Preise müssen aus Ihrem ERP kommen, sonst drohen erfundene Werte.

• Ein Chat bucht nichts ins ERP, erzeugt keine prüffähige GAEB-Rückgabe und führt keine Wiedervorlage.

• In privaten ChatGPT-Konten können Inhalte zum Training genutzt werden, sofern Sie das nicht abschalten; Business-Tarife trainieren laut OpenAI standardmäßig nicht.

• Spezialisierte Software lohnt sich, wenn regelmäßig LVs oder lange Anfragen gegen einen großen Katalog bepreist werden müssen.

Kann man mit ChatGPT ein Angebot erstellen?

Ja, ChatGPT kann ein Angebot formulieren, wenn Sie Positionen, Artikel und Preise selbst liefern; es kann diese Inhalte aber nicht zuverlässig selbst ermitteln. Das Modell erzeugt plausiblen Text, keine geprüften Daten aus Ihrem Artikelstamm. Je mehr Positionen und je technischer die Anfrage, desto größer wird der Prüfaufwand.

Das ist keine Schwäche einzelner Anbieter, sondern liegt am Prinzip. Microsoft schreibt selbst, dass Antworten generativer KI nicht garantiert zu 100 % korrekt sind und Nutzer sie vor dem Versand prüfen sollen (Microsoft Learn). Für ein Angebot mit verbindlichen Preisen ist das der entscheidende Punkt.

Was kann ChatGPT bei B2B-Angeboten gut?

ChatGPT ist stark bei allem, was mit Sprache und Struktur zu tun hat. Diese Aufgaben im Angebotsprozess lassen sich gut unterstützen: Typische Use Cases für generative KI im Sales-Team sind Anschreiben, Zusammenfassungen und das Vorsortieren von Anfragen, bevor jemand Angebote erstellen kann.

• Anfrage strukturieren: Positionen aus einer Fließtext-E-Mail in eine Tabelle mit Menge, Einheit und Beschreibung bringen.

• Langtexte zusammenfassen: Die technischen Kernanforderungen einer Position herausziehen, etwa Nennweite, Druckstufe oder Schutzart.

• Rückfragen formulieren: Unklare oder widersprüchliche Angaben erkennen und eine höfliche Rückfrage an den Kunden entwerfen.

• Anschreiben und Begleittext: Das Angebotsschreiben, Hinweise zu Lieferzeiten oder eine Nachfass-Mail formulieren.

• Übersetzen: Anfragen aus dem Ausland verstehen und Antworten in der Sprache des Kunden schreiben.

Mit einem Unternehmenstarif und hochgeladenen Dateien kann das bei Einzelfällen spürbar Zeit sparen. Wichtig: Was Sie hochladen, sollte frei von Daten sein, die nicht in das jeweilige Tool gehören (siehe Datenschutz unten).

Wo liegen die Grenzen von ChatGPT im Angebotsprozess?

Die Grenzen liegen überall dort, wo ein Angebot auf Ihren eigenen Daten beruht: Katalog, Preise, Verfügbarkeit, ERP. Ein allgemeiner Chat hat darauf keinen Zugriff, außer Sie kopieren die Daten hinein, und auch dann prüft er nicht, ob seine Zuordnung stimmt.

Dazu kommt die Wiederholbarkeit: Dieselbe Anfrage kann an zwei Tagen zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Für einen Innendienst, der Hunderte Angebote im Monat schreibt, braucht es nachvollziehbare, gleichbleibende Ergebnisse. Wie ein LV aufgebaut ist und warum Langtexte so wichtig sind, erklärt der Artikel Leistungsverzeichnis: Aufbau und Bearbeitung.

Was ist mit Datenschutz und Geschäftsgeheimnissen?

Entscheidend ist, welchen Tarif Sie nutzen. In privaten ChatGPT-Konten (Free, Plus, Pro) kann OpenAI Inhalte zum Training verwenden, solange Sie die Einstellung „Improve the model for everyone" nicht deaktivieren (OpenAI Help Center). Besonders heikel sind personenbezogene Daten und CRM-Daten von Kunden.

Für ChatGPT Business, Enterprise und die API gilt laut OpenAI: Eingaben und Ausgaben werden standardmäßig nicht zum Training genutzt (OpenAI: Business data). Berechtigte Enterprise- und API-Kunden können Daten zudem in Europa speichern (OpenAI: Data residency in Europe).

Microsoft Copilot (vormals Microsoft 365 Copilot) nutzt laut Microsoft Prompts, Antworten und Daten aus Microsoft Graph nicht zum Training der Basismodelle, arbeitet für EU-Kunden innerhalb der EU Data Boundary und zeigt nur Daten, die der Nutzer ohnehin sehen darf (Microsoft Learn).

Praktische Regel: Kundendaten, Projektpreise und Einkaufskonditionen gehören nicht in private Konten. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, welcher Tarif mit welchem Auftragsverarbeitungsvertrag freigegeben ist. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Beispiel: Ein Prompt für die Angebotsvorbereitung

Gute Prompts für Angebote verbieten dem Modell ausdrücklich, Preise oder Artikel zu erfinden, und verlangen eine Tabelle mit offenen Punkten. So nutzen Sie ChatGPT als Vorsortierer, nicht als Kalkulator.

Beispiel (anonymisierte Anfrage, fiktiv):

Bitte Angebot für BV Schulzentrum: 40 Stk Kugelhahn DN 25 PN 16 mit Entleerung, 120 m Edelstahlrohr 28 mm Pressfitting, 8 Stk Strangregulierventil DN 32 voreinstellbar, Dämmung nach GEG. Lieferung KW 12 frei Baustelle.

Der Prompt:

Rolle: Du unterstützt den Vertriebsinnendienst eines SHK-Großhändlers.

Aufgabe: Strukturiere die folgende Kundenanfrage für die Angebotserstellung.

Regeln:

1. Erfinde keine Preise, Artikelnummern oder Hersteller.

2. Übernimm nur Positionen, die in der Anfrage stehen.

3. Schreibe "UNKLAR" in jedes Feld, das sich aus der Anfrage nicht eindeutig ergibt.

4. Liste Annahmen getrennt auf.

Ausgabe als Tabelle mit den Spalten Pos, Menge, Einheit, Produktbeschreibung, Technische Anforderungen und Offene Fragen an den Kunden.

Danach: ein kurzer Entwurf einer Rückfrage-Mail an den Kunden zu allen offenen Fragen.

Anfrage: [Text der Anfrage einfügen, ohne Namen, Adressen und Preise]

Bei dieser Anfrage sollte eine gute Antwort u. a. nachfragen, welche Dämmstärke nach GEG gemeint ist und ob „Pressfitting" ein bestimmtes Pressprofil voraussetzt. Was der Prompt nicht leisten kann: die passenden Artikel aus Ihrem Sortiment wählen, Ihre Projektpreise ziehen und das Angebot im ERP anlegen. Das bleibt Handarbeit oder Aufgabe einer spezialisierten Software.

ChatGPT, Copilot oder spezialisierte Software: Was passt wann?

ChatGPT oder Copilot reichen, wenn Sie wenige Angebote mit überschaubaren Positionen schreiben und vor allem Hilfe bei Texten brauchen. Spezialisierte Software lohnt sich, wenn regelmäßig lange Anfragen oder LVs gegen einen großen Katalog bepreist und ins ERP übernommen werden müssen.

Für konfigurierbare Produkte mit festen Regeln kann auch eine CPQ-Software passen, siehe CPQ-Software oder KI. Einen Marktüberblick gibt der Artikel Angebotssoftware im Vergleich.

Mercura, eine KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, ist für den zweiten Fall gebaut. Mercura liest Anfragen und LVs in jedem Format (E-Mail, PDF, Scan, Foto, Excel, GAEB), ordnet jede Position dem eigenen Katalog zu, inklusive Langtexten, prüft die Spezifikation, sortiert passende Optionen nach Marge, erstellt Preisanfragen für Nicht-Lagerware, schreibt das freigegebene Angebot ins ERP, exportiert GAEB oder PDF und verfolgt offene Angebote. Die durchschnittliche Trefferquote liegt bei 92 %, je nach Kunde und Katalog. Preise und Kalkulation bleiben im ERP, unsichere Positionen werden markiert statt geraten, und der Innendienst gibt jedes Angebot frei.

Zum Datenschutz: Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, DSGVO-konform, in Europa gehostet, mit getrenntem Mandanten je Kunde; Kundendaten trainieren keine externen KI-Modelle. Beim SHK-Großhändler Sanitär-Heinze sank die Bearbeitungszeit von 2 Tagen auf 2 Stunden pro Angebot (Erfolgsgeschichte Sanitär-Heinze).

Ehrlich gesagt: Wer zehn Angebote im Monat mit Standardartikeln schreibt, braucht keine spezialisierte Software. Ein Unternehmenstarif von ChatGPT oder Copilot plus saubere Preislisten im ERP ist dann oft die pragmatischere Wahl. Mehr zu den Optionen unter Angebotserstellung automatisieren und Angebote und Ausschreibungen.

Bringen Sie ein echtes LV mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura es in Ihrem Prozess verarbeitet. Termin vereinbaren

Fazit

ChatGPT und Copilot sind gute Assistenten für den Vertriebsinnendienst: Sie strukturieren Anfragen, fassen Langtexte zusammen und schreiben Mails. Ein belastbares B2B-Angebot entsteht aber aus Ihrem Katalog, Ihren Preisen und Ihrem ERP, und darauf hat ein allgemeiner Chat keinen verlässlichen Zugriff. Nutzen Sie ChatGPT als Vorsortierer mit klaren Regeln und nur im freigegebenen Unternehmenstarif. Sobald LVs und lange Anfragen regelmäßig kommen, braucht es eine Lösung mit Katalogabgleich, ERP-Anbindung und Prüfprozess.

Weiterlesen

• Angebote und Ausschreibungen: jede Anfrage wird zum Angebot

• Vertriebsinnendienst: Aufgaben und wie KI entlastet

• Angebotssoftware im Vergleich für Händler und Hersteller

• Kundengeschichte: Sanitär-Heinze (SHK-Großhandel)

• Mercura im Vergleich: KI-Software für Angebote und Aufträge

Häufige Fragen

Kann ChatGPT ein Angebot schreiben? Ja, ChatGPT kann Angebotstexte schreiben, wenn Sie Positionen und Preise vorgeben. Artikel aus Ihrem Sortiment auswählen und Ihre Konditionen anwenden kann es ohne Zugriff auf Ihre Daten nicht zuverlässig.

Ist ChatGPT für Angebote DSGVO-konform nutzbar? Das hängt vom Tarif und Ihren Verträgen ab. In Business- und Enterprise-Tarifen trainiert OpenAI laut eigenen Angaben standardmäßig nicht mit Ihren Daten; ob die Nutzung zulässig ist, sollte Ihr Datenschutzbeauftragter klären.

Kann Microsoft Copilot auf meine Preislisten zugreifen? Copilot kann auf Inhalte in Microsoft 365 zugreifen, die der jeweilige Nutzer sehen darf, also z. B. eine Preisliste in SharePoint. Auf Preise und Konditionen in Ihrem ERP greift es ohne zusätzliche Anbindung nicht zu.

Kann ChatGPT eine GAEB-Datei bearbeiten? ChatGPT kann den Inhalt einer GAEB-XML-Datei lesen und zusammenfassen, ist aber kein GAEB-Programm. Für eine prüffähige Rückgabe mit unveränderten Ordnungszahlen braucht es Software, die GAEB unterstützt, siehe GAEB-Format erklärt.

Welche KI-Tools gibt es für den Vertrieb? Für den Vertrieb gibt es allgemeine Assistenten wie ChatGPT und Copilot, KI-Funktionen in CRM-Systemen und spezialisierte Tools für Angebote und Auftragserfassung. Welches passt, hängt davon ab, ob Sie vor allem Texte oder vor allem Daten aus Anfragen und LVs verarbeiten.

Erfindet ChatGPT Preise? Wenn ChatGPT keine Preise vorgegeben bekommt, kann es plausibel klingende, aber falsche Werte erzeugen. Verbieten Sie das im Prompt ausdrücklich und übernehmen Sie Preise nur aus Ihrem ERP.