Eine Unternehmensgruppe hat selten einen einzigen Vertriebsinnendienst. Es gibt mehrere Gesellschaften, oft mit eigenem Sortiment und eigenem ERP-Mandanten, dazu Standorte und Teams mit eigenen Zuständigkeiten. Wer hier KI für Leistungsverzeichnisse, Angebote und Aufträge einführt, steht vor der Frage: ein System für alle oder eines pro Gesellschaft? Dieser Artikel zeigt, wie sich eine Gruppe in Mercura abbilden lässt und wie Sie die Einführung angehen.

Das Wichtigste in Kürze

• Jede Gesellschaft kann in Mercura eine eigene Organisation sein, mit eigenem Artikelstamm, eigenen Regeln und eigenem ERP-Export.

• Mitarbeitende, die für mehrere Gesellschaften arbeiten, wechseln zwischen den Organisationen ohne neuen Login.

• Regeln leiten eingehende Anfragen automatisch an den richtigen Standort und die zuständige Person.

• Exporte tragen den Standort der Anfrage, ERP-Exporte laufen je Standort.

Ein System oder viele?

Getrennte Systeme pro Gesellschaft wirken auf den ersten Blick sauber. In der Praxis bedeuten sie mehrere Verträge, mehrere Einführungen und keine gemeinsame Sicht. Eine gemeinsame Plattform mit klar getrennten Organisationen verbindet beides: Die Gesellschaften bleiben getrennt, Einführung, Sicherheit und Betrieb laufen zentral.

Gesellschaften als eigene Organisationen

In Mercura kann jede Gesellschaft eine eigene Organisation sein. Jede Organisation hat:

• eigenen Artikelstamm: Die KI schlägt nur Artikel aus dem Sortiment der jeweiligen Gesellschaft vor.

• eigene Regeln: etwa für Zuordnung, Zuständigkeiten und Export.

• eigene Anbindung: Die ERP-Anbindung wird je Organisation eingerichtet, mit eigenem Exportformat.

• getrennte Daten: Die Organisationen sind auf Datenbankebene voneinander getrennt.

Wer für mehrere Gesellschaften arbeitet, etwa ein zentrales Team, wechselt zwischen den Organisationen, ohne sich neu anzumelden. Geteilte Links öffnen automatisch die richtige Organisation.

Standorte und Zuständigkeiten

Innerhalb einer Gesellschaft kommen Anfragen oft in einem Sammelpostfach an und müssen erst verteilt werden. In Mercura legen Admins Regeln fest: Wenn eine Anfrage bestimmte Merkmale hat, geht sie an einen bestimmten Standort und eine zuständige Person. Die Regeln lassen sich an einer echten E-Mail testen, bevor sie aktiv werden. Falsch einsortierte Anfragen lassen sich direkt im Posteingang umhängen.

Beim Export trägt jede Anfrage ihren Standort. ERP-Exporte laufen je Standort, und ERP-Objektnummern lassen sich je Anfrage pflegen. So landet ein Angebot in der richtigen Struktur im ERP, ohne dass jemand nachträglich umbuchen muss.

Zugriff zentral steuern

In Gruppen ist die IT meist zentral organisiert. Mercura unterstützt den Login mit Microsoft Entra ID (SAML/OIDC) und die Benutzerverwaltung per SCIM aus Entra ID, Okta oder anderen Identity Providern. Rollen folgen den Sicherheitsgruppen. Damit legt die IT Benutzer einmal an und steuert über Gruppen, wer in welcher Rolle arbeitet. Mehr dazu im Artikel zur Datensicherheit bei KI im Vertriebsinnendienst.

Schrittweise einführen

Große Gruppen führen neue Software selten überall gleichzeitig ein. Bewährt hat sich ein Vorgehen in drei Schritten:

1. Pilot in einer Gesellschaft oder Abteilung: mit echten LVs und Anfragen, klaren Zielen und angebundenem ERP.

2. Ausbau auf weitere Teams: Regeln und Anbindung werden übernommen und an die nächste Organisation angepasst.

3. Rollout in der Gruppe: zentrale Benutzerverwaltung, gemeinsame Standards, je Gesellschaft eigene Daten.

So läuft es auch bei REHAU. Der Vertriebsinnendienst Gebäudetechnik spart mit Mercura 60 % der Zeit für Angebote und arbeitet inzwischen vollständig damit. Als Nächstes plant REHAU den Einsatz in weiteren Abteilungen. Wie schnell ein Start gehen kann, zeigt Danfoss: zwei Wochen vom Proof of Concept bis zum Live-Betrieb.

Worauf Sie im Auswahlprozess achten sollten

• Lässt sich jede Gesellschaft mit eigenem Artikelstamm und eigener ERP-Anbindung abbilden?

• Können Mitarbeitende zwischen Gesellschaften wechseln, ohne mehrere Konten zu haben?

• Lassen sich Anfragen nach Regeln an Standorte und Personen verteilen?

• Läuft die Benutzerverwaltung über Ihr zentrales Identity Management?

• Sind die Daten der Gesellschaften technisch getrennt?

Alle Kriterien für die Auswahl finden Sie in unserer Enterprise-Checkliste. Wie die Übergabe an SAP funktioniert, beschreibt der Artikel zur SAP-Anbindung für Angebote und LVs.

Häufige Fragen

Kann Mercura mehrere Gesellschaften in einem System abbilden? Ja. Jede Gesellschaft kann eine eigene Organisation mit eigenem Artikelstamm, eigenen Regeln und eigenem ERP-Export sein.

Brauchen Mitarbeitende für jede Gesellschaft ein eigenes Konto? Nein. Sie wechseln zwischen den Organisationen ohne neuen Login.

Wie kommen Anfragen an den richtigen Standort? Über Regeln, die Admins festlegen und an echten E-Mails testen. Sie leiten Anfragen an Standort und zuständige Person.

Kann jede Gesellschaft ihr eigenes ERP anbinden? Ja. Die Anbindung wird je Organisation eingerichtet, und innerhalb einer Organisation laufen ERP-Exporte je Standort.

Wie führen große Unternehmen Mercura ein? Meist mit einem Pilot in einer Gesellschaft oder Abteilung und danach schrittweise in weiteren Teams.

Mehr zu den Funktionen finden Sie auf den Seiten Angebote und Ausschreibungen und Auftragsbearbeitung. Wenn Sie Ihre Gruppenstruktur durchsprechen möchten, vereinbaren Sie eine Demo.

Quellen

• Kundengeschichten von REHAU und Danfoss auf mercura.ai, Bereich Erfolgsgeschichten, abgerufen am 10.11.2026

• Mercura Produktdokumentation zu Organisationen, Routing-Regeln, Single Sign-on und Exporten, Stand November 2026