Montagmorgen, 7:40 Uhr: Im Postfach der Niederlassung liegen die Mengenliste eines Rohbauers als PDF, drei Handyfotos von handgeschriebenen Zetteln eines Poliers und ein LV-Auszug für ein Mehrfamilienhaus. Die Warenwirtschaft kann mit keinem dieser Dokumente direkt etwas anfangen. Software für den Baustoffhandel deckt Lager, Kasse, Disposition und Rechnung meist gut ab. Die Lücke liegt davor: beim Lesen, Zuordnen und Bepreisen unstrukturierter Anfragen und Bestellungen. Genau dort hilft KI im Vertrieb, als Ergänzung zur Warenwirtschaft, nicht als Ersatz.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Warenwirtschaft (ERP) bleibt das Rückgrat eines Baustoffhändlers: Artikelstamm, Preisfindung, Lager, Disposition, Fakturierung.

• Der Engpass im Vertriebsinnendienst liegt vor dem ERP: Objektanfragen, Mengenlisten, LV-Auszüge und Bestellungen kommen als PDF, Foto, Excel oder Freitext.

• KI-Software wie Mercura liest diese Eingänge, ordnet jede Position dem eigenen Sortiment zu und übergibt den geprüften Vorgang an das ERP.

• Am meisten bringt das im Objektgeschäft und bei Streckenlieferungen mit Herstellerpreisanfragen, am wenigsten im Thekengeschäft.

• Der Innendienst bleibt die Qualitätskontrolle: Unsichere Positionen werden markiert, nicht geraten.

Welche Software braucht der Baustoffhandel heute?

Ein Baustoffhändler braucht im Kern eine Warenwirtschaft beziehungsweise ein ERP mit Artikelstamm, Konditionen, Lager, Disposition und Fakturierung, dazu eine Kasse für das Abholgeschäft, häufig einen B2B-Shop und eine Tourenplanung für Baustellenlieferungen. KI-Software für Anfragen und Aufträge ist keine weitere Warenwirtschaft, sondern eine Schicht davor: Sie macht aus unstrukturierten Eingängen strukturierte Vorgänge.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Bausteine einer typischen Baustoffhandel-Software-Landschaft zusammenspielen, welche Rolle das ERP-System spielt und wo der Einsatz von KI tatsächlich etwas ändert.

Wo hakt es im Vertriebsinnendienst eines Baustoffhändlers?

Der Engpass im Baustoffhandel liegt selten im ERP, sondern in der Übersetzung zwischen Kundensprache und Artikelstamm. Kunden schreiben „KS 17,5er Plan“, „Flachstürze 1,25“ oder „Dämmung Keller 12 cm“, das ERP kennt nur Artikelnummern, Formate und Verpackungseinheiten. Diese Übersetzung erledigen heute erfahrene Verkäufer im Kopf, Position für Position.

Dazu kommen Eigenheiten, die es in anderen Großhandelsbranchen so nicht gibt:

• Viele Formate pro Tag: Mengenlisten aus der Kalkulationssoftware des Bauunternehmens, Excel-Tabellen vom Bauträger, LV-Auszüge vom Planer, Fotos von Zetteln aus dem Baucontainer.

• Einheiten: Dieselbe Ware wird in Stück, m², Lage, Palette oder Tonne angefragt. Was der Kunde meint, ist nicht immer eindeutig.

• Nebenkosten: Fracht, Kranentladung, Mindermengen und Mehrwegpaletten gehören in jedes Angebot, werden aber leicht vergessen.

• Strecke und Lager: Großmengen wie Mauersteine, Dachziegel oder Dämmstoffe gehen oft als Streckengeschäft direkt vom Werk auf die Baustelle. Beim Streckengeschäft wird Ware ohne Zwischenlagerung direkt vom Hersteller geliefert, der Händler übernimmt Rechnung und Risiko. Für solche Positionen braucht der Innendienst vorab einen Objektpreis vom Hersteller.

• Termindruck: Bauunternehmen kalkulieren selbst gegen eine Submissionsfrist und fragen mehrere Händler parallel an. Wer später antwortet, ist oft nicht mehr im Spiel.

Das Ergebnis kennt jeder Niederlassungsleiter: Große Objektanfragen bleiben liegen, weil das Tagesgeschäft vorgeht. Unter dem Stichwort „KI Bau“ geht es meist um Planung und Baustelle. Im Handel ist KI dagegen vor allem für genau diesen Engpass im Innendienst interessant.

Beispiel: Wie verarbeitet KI eine Objektanfrage im Baustoffhandel?

KI-basierte Software für den Baustoffhandel liest die Anfrage, zerlegt sie in Positionen, ordnet jede Position einem Artikel aus dem eigenen Sortiment zu, prüft die Spezifikation und legt dem Innendienst einen Angebotsentwurf zur Freigabe vor. Unklare Zeilen werden markiert. Das folgende Beispiel ist anonymisiert und vereinfacht.

Beispiel: Objektanfrage eines Rohbauers per E-Mail

Betreff: Anfrage BV MFH Lindenstraße, Lieferung ab KW 14 in drei Abrufen

Hallo zusammen, bitte um Angebot für folgendes Material:

1. KS-Planstein 17,5 cm, Druckfestigkeitsklasse 20, ca. 420 m² Wand

2. Flachstürze 11,5 x 1,25 m, 32 Stück

3. Dünnbettmörtel passend zu Pos. 1, 60 Sack

4. XPS-Perimeterdämmung 120 mm, 210 m²

5. Bitumen-Dickbeschichtung, 25 Eimer

Lieferung mit Kranentladung, Fracht bitte separat ausweisen.

So läuft die Verarbeitung mit Mercura, einer KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb:

1. Erfassen: Die E-Mail wird gelesen, die fünf Positionen werden mit Menge, Einheit und Beschreibung strukturiert.

2. Zuordnen: Jede Position wird mit dem eigenen Artikelstamm inklusive Langtexten abgeglichen. Kundenbezeichnungen wie „KS-Planstein 17,5“ werden dem passenden Artikel zugeordnet.

3. Prüfen: Die angefragten Merkmale (Wanddicke, Druckfestigkeitsklasse, Dämmstärke) werden gegen die Produktdaten geprüft. Bei Position 1 ist die Einheit „m² Wand“ statt Stück angegeben; die Zeile wird zur Klärung markiert, statt eine Menge zu raten.

4. Ranken: Erfüllen mehrere Artikel die Anforderung, werden die konformen Optionen nach Marge sortiert. Die Preisfindung selbst bleibt im ERP.

5. Herstelleranfrage: Für Positionen, die als Strecke laufen oder nicht am Lager sind, erzeugt das System eine Preisanfrage an den Lieferanten und liest die Antwort zurück.

6. Freigabe: Der Innendienst prüft den Entwurf, ergänzt bei Bedarf und gibt frei. Das Angebot wird ins ERP geschrieben und zur Wiedervorlage vorgemerkt.

Der Verkäufer tippt also nicht mehr fünf Positionen ab und sucht keine Artikelnummern, sondern prüft und entscheidet. Bei großen Rohbau- oder Ausbau-LVs mit Hunderten von Positionen ist dieser Unterschied entsprechend größer. Wie ein LV aufgebaut ist, erklärt der Beitrag Leistungsverzeichnis (LV).

Wie hilft KI bei Bestellungen und Abrufen von der Baustelle?

Bei Bestellungen läuft die Auftragserfassung KI-gestützt: Die Software holt die Bestellung aus dem gemeinsamen Postfach, leitet sie an die richtige Niederlassung oder Sachbearbeitung, übersetzt Kundenbezeichnungen und alte Artikelnummern, ergänzt Zuschlagszeilen wie Fracht oder Verpackung und bucht den Auftrag nach Freigabe ins ERP.

Im Baustoffhandel sind Bestellungen oft kurz und eilig: „Morgen früh auf die Baustelle: 2 Pal. Mörtel, 40 Sack Zement, 10 Gitterträger“. Manche kommen als Foto, manche als weitergeleitete Excel-Liste, manche als Abruf zu einem bereits verhandelten Objekt. Die Grundlagen der automatisierten Erfassung beschreibt Auftragserfassung automatisieren; die Produktseite dazu ist Auftragsbearbeitung.

Wann passt KI-Software nicht zum Baustoffhändler?

KI-Software für Anfragen und Aufträge passt schlecht, wenn der Umsatz überwiegend an der Theke entsteht, Kunden bereits sauber über Shop oder EDI bestellen oder pro Niederlassung nur wenige Objektanfragen eingehen. Dann sind Kasse, Shop und eine gute Warenwirtschaft die wirtschaftlich bessere Investition.

Ehrlich betrachtet hat auch künstliche Intelligenz Grenzen, egal ob maschinelles Lernen in Spezialsoftware oder allgemeine KI-Tools wie Chatbots:

• Fachberatung bleibt Fachberatung. Bauphysikalische Fragen, Systemaufbauten oder Gewährleistungsfragen beantwortet kein Matching, sondern das Know-how eines erfahrenen Verkäufers oder des Herstellers.

• Standardisierte Kanäle haben Stärken. Wo Großkunden per EDI bestellen, ist die Bestellung bereits strukturiert. Den Vergleich beider Wege zeigt EDI oder KI?.

• Mehrdeutige Anfragen bleiben mehrdeutig. Wenn ein Kunde „Steine für 420 m² Wand“ schreibt, braucht es eine Rückfrage oder eine Annahme des Verkäufers. Die Software markiert solche Zeilen, entscheidet sie aber nicht.

Wie läuft die Einführung bei einem Baustoffhändler ab?

Die Einführung beginnt mit einem technischen Test auf eigenen Daten, in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen; erste Workflows sind meist in weniger als vier Wochen live. Vorab-Training ist nicht nötig, und auch ein unvollständiger Artikelstamm ist kein Hindernis, weil die Software Datenblätter, technische Unterlagen und Katalogtexte mitliest.

Für IT und Geschäftsführung wichtig:

• ERP bleibt führend. Mercura arbeitet unter anderem mit SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, proALPHA und UniTrade; andere Systeme werden über eine API oder per SFTP angebunden. Preise und Kalkulation bleiben im ERP. Details unter Integrationen.

• Produktdaten: Gelesen werden unter anderem DATANORM, BMEcat, Open Masterdata und ETIM.

• Sicherheit: ISO/IEC 27001 zertifiziert, DSGVO-konform, Hosting in Europa, getrennter Mandant pro Kunde. Kundendaten trainieren keine externen KI-Modelle.

• Erfahrung: Mercura arbeitet mit mehreren Händlern aus dem Baustoffhandel zusammen und ist insgesamt bei mehr als 80 Händlern und Herstellern in Europa und den USA an 115 Standorten im Einsatz. Die durchschnittliche Trefferquote beim Zuordnen liegt bei 92 %, abhängig von Kunde und Katalog.

Mehr zur Lösung für Händler finden Sie unter Lösungen für Händler und Angebote und Ausschreibungen.

Testen Sie es mit Ihrer eigenen Anfrage Bringen Sie eine echte Objektanfrage, eine Mengenliste oder eine Baustellenbestellung mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura sie in Ihrem Prozess verarbeitet. Termin vereinbaren

Fazit

Gute Software für den Baustoffhandel beginnt bei der Warenwirtschaft, hört dort aber nicht auf. Der größte Zeitfresser im Vertriebsinnendienst ist das Übersetzen von Mengenlisten, LV-Auszügen und Baustellenbestellungen in Artikelnummern. KI schließt genau diese Lücke vor dem ERP, während Preisfindung und Freigabe beim Händler bleiben. Wer viele Objektanfragen und E-Mail-Bestellungen hat, sollte das mit eigenen Dokumenten testen; wer vor allem Thekengeschäft macht, investiert besser in Kasse und Shop.

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• Angebote und Ausschreibungen: jede Anfrage wird zum Angebot

• Tiefbauhandel: Angebote im Tiefbau schneller erstellen

• Angebotserstellung bei Baustoffherstellern: Dach und Fassade

• Kundengeschichte: Muffenrohr (Tiefbauhandel)

• Mercura oder kinisto? LVs und Aufträge im Vergleich

• Mercura vs. turian: KI für LVs, Angebote und Aufträge

Häufige Fragen

Welche Software nutzen Baustoffhändler? Baustoffhändler nutzen in der Regel eine Warenwirtschaft beziehungsweise ein ERP als Kernsystem, ergänzt um Kasse, B2B-Shop und Tourenplanung. KI-Software für Anfragen und Aufträge kommt als zusätzliche Schicht hinzu, die E-Mails, PDFs und Fotos in strukturierte Vorgänge übersetzt.

Ersetzt KI-Software die Warenwirtschaft im Baustoffhandel? Nein, die Warenwirtschaft bleibt das führende System für Artikelstamm, Preise, Lager und Belege. Die KI bereitet Angebote und Aufträge vor und schreibt sie nach Freigabe durch den Innendienst ins ERP.

Kann KI handgeschriebene Bestellungen von der Baustelle lesen? Ja, Fotos und Scans von Bestellzetteln werden gelesen und in Positionen zerlegt. Ist eine Zeile unleserlich oder mehrdeutig, wird sie zur Prüfung markiert und nicht geraten.

Was ist der Unterschied zwischen Streckengeschäft und Lagergeschäft? Beim Streckengeschäft liefert der Hersteller direkt auf die Baustelle, der Händler stellt die Rechnung; beim Lagergeschäft kommt die Ware aus dem eigenen Lager. Für Streckenpositionen braucht der Innendienst meist einen Objektpreis vom Hersteller, was zusätzliche Preisanfragen erzeugt.

Wie schnell lässt sich KI im Baustoffhandel testen? Ein technischer Test auf eigenen Daten ist in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen möglich. Erste produktive Workflows laufen meist in weniger als vier Wochen.

Was bedeutet KI in der Baubranche konkret für Händler? Für Händler bedeutet KI vor allem schnellere Bearbeitung von Anfragen und Bestellungen, nicht Bauplanung oder Baustellenrobotik. Mehr beantwortete Anfragen bedeuten mehr Chancen auf Aufträge, gerade bei Objekten mit knappen Submissionsfristen.