Montag, 7:45 Uhr, Sammelpostfach: „100 St. 6kt-Schraube M12x50 8.8 vz DIN 933, 200 Mu M12, 1 Pck U-Scheiben 13“, dazu ein Handyfoto einer Bestellliste mit Artikelnummern aus dem alten Katalog. Im Befestigungstechnik-Großhandel ist das Alltag. KI-Software kann solche Bestellungen lesen, Norm- und Kurzbezeichnungen dem eigenen Artikelstamm zuordnen und den Auftrag zur Prüfung vorbereiten, bevor er ins ERP gebucht wird. Der Vertriebsinnendienst entscheidet weiter, was rausgeht.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Aufwand im Befestigungstechnik-Großhandel entsteht weniger durch komplexe Produkte als durch viele kleine Positionen, Varianten und uneinheitliche Schreibweisen.

• Kunden bestellen mit alten DIN-Nummern, neuen ISO-Nummern, Kürzeln und Fremdartikelnummern. Die Zuordnung zum Artikelstamm kostet die meiste Zeit.

• KI-gestützte Auftragserfassung liest E-Mail, PDF, Scan, Foto und Excel, ordnet Positionen zu und markiert unsichere Zeilen, statt zu raten.

• Für Projektanfragen und Leistungsverzeichnisse (z. B. Montageschienen, Schwerlastbefestigung) gilt dasselbe Prinzip: Position lesen, Anforderungen prüfen, passenden Artikel vorschlagen.

• Wo Bestellungen schon per EDI oder Kanban-Scanner kommen, braucht es keine zusätzliche KI.

Warum ist die Auftragserfassung im Befestigungstechnik-Großhandel so aufwendig?

Im Befestigungstechnik-Großhandel kostet nicht das einzelne Produkt Zeit, sondern die Zahl der Varianten und Schreibweisen. Eine Sechskantschraube gibt es in vielen Abmessungen, Festigkeitsklassen, Werkstoffen, Oberflächen und Verpackungseinheiten. Jede Kombination ist ein eigener Artikel, und jeder Kunde beschreibt ihn anders.

Hinzu kommt der Normwechsel. Viele Kunden schreiben weiter DIN 933 oder DIN 912, obwohl die Artikel im Stamm unter ISO 4017 oder ISO 4762 geführt werden. Andere bestellen mit Artikelnummern eines anderen Lieferanten oder mit Bezeichnungen aus ihrer eigenen Warenwirtschaft.

Das Ergebnis: Eine Bestellung mit 15 Positionen kann schnell länger dauern als ein Angebot über ein einzelnes Großprodukt. Der Positionswert ist oft klein, der Erfassungsaufwand pro Zeile bleibt gleich.

Welche Bestellungen und Anfragen kommen im technischen Großhandel an?

Ein technischer Großhandel für Befestigungstechnik, oft dem Produktionsverbindungshandel (PVH) zugerechnet, bedient Handwerk, Industrie und Bau über mehrere Kanäle gleichzeitig. Typisch sind:

• E-Mail-Bestellungen im Freitext, oft vom Smartphone auf der Baustelle oder aus der Werkstatt.

• PDF-Bestellungen aus dem Kunden-ERP mit Kundenartikelnummern und eigenen Bezeichnungen.

• Excel-Listen für Nachbestellungen oder Projektbedarfe.

• Fotos und Scans von handschriftlichen Zetteln oder ausgedruckten Listen.

• Projektanfragen und LVs, etwa für Montageschienensysteme, Rohrbefestigung, Dübel mit bauaufsichtlicher Zulassung oder Europäischer Technischer Bewertung (ETA).

• Abrufe aus Rahmenverträgen und C-Teile-Versorgung, die teilweise schon elektronisch laufen.

Für die ersten vier Kanäle gilt: Jemand im Innendienst liest, übersetzt und tippt ab. Genau hier setzt die automatische Auftragserfassung an.

Wie Kunden Befestigungsartikel tatsächlich bezeichnen

Die letzte Zeile zeigt den wichtigsten Punkt: Nicht jede Position lässt sich eindeutig zuordnen. Eine gute Lösung erkennt das und fragt nach, statt einen beliebigen Dübel einzusetzen.

Wie funktioniert automatische Auftragserfassung im Befestigungstechnik-Großhandel?

Automatische Auftragserfassung im Befestigungstechnik-Großhandel bedeutet: Die Software holt Bestellungen aus dem Sammelpostfach, liest sie unabhängig vom Format, ordnet jede Zeile einem Artikel im eigenen Stamm zu, ergänzt Zuschlagszeilen und legt den Auftrag zur Prüfung vor. Erst nach der Freigabe durch den Innendienst wird er ins ERP gebucht.

Bei Mercura, einer KI-Software für Angebots- und Auftragsautomatisierung im technischen Vertrieb, sieht der Ablauf so aus:

Preise und Kalkulation bleiben dabei im ERP. Die KI schlägt keine eigenen Preise vor, sondern arbeitet mit dem, was in Ihrer Warenwirtschaft hinterlegt ist. Mehr zum allgemeinen Ablauf lesen Sie im Artikel Auftragserfassung automatisieren und auf der Seite Auftragsverarbeitung.

Beispiel: E-Mail-Bestellung eines Metallbaubetriebs

Beispiel (anonymisiert, frei erfunden):

Betreff: Bestellung Baustelle Halle 3

Hallo zusammen, bitte bis Donnerstag liefern: 200 6kt M16x60 8.8 feuerverzinkt mit Mu 400 U-Scheiben M16 fvz 50 Schwerlastanker M12 für gerissenen Beton 10 Kartuschen Injektionsmörtel wie letztes Mal Lieferung bitte an die Baustelle, Adresse wie immer.

So würde die Positionsliste nach der automatischen Zuordnung zur Prüfung vorliegen:

Zwei Zeilen sind sofort buchbar, drei gehen zur Prüfung an den Innendienst. Das ist gewollt. Gerade bei Ankern für gerissenen Beton entscheidet die Zulassung, und die darf keine Software raten.

Wie entstehen Angebote aus Projektanfragen und LVs?

Bei Projektanfragen liest die Software das Leistungsverzeichnis Position für Position, vergleicht Kurztext und Langtext mit den Artikeln und Langtexten im eigenen Katalog, prüft die geforderten Merkmale und schlägt passende Artikel vor. Erfüllen mehrere Artikel die Anforderung, sortiert Mercura sie nach Marge.

In der Befestigungstechnik betrifft das vor allem:

• Montage- und Installationstechnik: Schienensysteme, Konsolen, Rohrschellen, oft mit Lastangaben im Langtext.

• Schwerlastbefestigung: Anker und Injektionssysteme, bei denen Zulassung, Verankerungsgrund und Brandschutzanforderungen im Text stehen.

• Werkstoffanforderungen: etwa A4 statt A2 im Außenbereich oder in chloridhaltiger Umgebung.

Artikel, die Sie nicht auf Lager haben, gehen als Preisanfrage an Ihre Lieferanten. Mercura erstellt diese Anfragen und liest die Antworten zurück ins Angebot ein. Das fertige Angebot kann als GAEB oder PDF exportiert werden. Mehr dazu unter Angebote und Ausschreibungen.

Welche Daten braucht ein Großhändler für Befestigungstechnik dafür?

Sie brauchen keinen perfekten Artikelstamm. Mercura liest neben strukturierten Stammdaten auch Datenblätter, technische Dokumentationen und Katalogtexte. Lückenhafte Produktdaten sind kein Ausschlusskriterium.

Hilfreich sind trotzdem:

• Strukturierte Merkmale wie Abmessung, Festigkeitsklasse, Werkstoff, Oberfläche und Verpackungseinheit, etwa aus BMEcat, DATANORM, ETIM oder Open Masterdata.

• Norm-Querverweise zwischen DIN- und ISO-Bezeichnungen im Artikelstamm.

• Kundenartikelnummern und Zuordnungstabellen, falls Sie solche bereits pflegen.

Mercura ist an SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, proALPHA und UniTrade angebunden. Andere Systeme laufen über eine API oder per SFTP. Das ERP bleibt das führende System. Details unter Integrationen.

Wo stößt Automatisierung im technischen Großhandel an Grenzen?

Automatisierung lohnt sich dort, wo Menschen unstrukturierte Bestellungen abtippen. Sie ersetzt keine Prozesse, die schon digital und strukturiert laufen, und sie löst keine fehlenden Informationen in der Bestellung.

Ehrlich betrachtet passt eine KI-Lösung weniger gut, wenn:

• Bestellungen schon strukturiert ankommen. Kunden mit EDI-Anbindung, Kanban-Systemen oder Scanner-Nachbestellungen im C-Teile-Management sind bereits automatisiert. Hier bringt KI wenig. Einen Vergleich finden Sie unter EDI oder KI?.

• Das Volumen klein ist. Wer wenige E-Mail-Bestellungen pro Tag bekommt, spart mit Software kaum Zeit.

• Zeichnungsteile im Spiel sind. Sonderteile nach Kundenzeichnung brauchen eine eigene Kalkulation. Die bleibt bei Ihnen.

• Die Bestellung unvollständig ist. „Dübel 8x40“ bleibt unklar, egal wie gut die Software ist. Sie markiert die Zeile, die Rückfrage stellt Ihr Team.

Wichtig ist auch: Für die Befestigungstechnik gibt es bei Mercura bisher keine öffentliche Fallstudie. Die Zahlen im nächsten Abschnitt stammen aus anderen Handelsbranchen.

Was zeigen Ergebnisse aus benachbarten Handelsbranchen?

Die veröffentlichten Ergebnisse kommen aus dem SHK- und dem Tiefbauhandel. Beide haben ähnliche Muster: viele Positionen, gemischte Formate, hoher Zeitdruck im Innendienst.

• Sanitär-Heinze (SHK-Großhandel): von 2 Tagen auf 2 Stunden pro Angebot, 100 % der eingehenden Anfragen bearbeitet statt vorher rund 70 %. Zur Fallstudie

• Muffenrohr (Tiefbauhandel): 100 % der Anfragen bearbeitet, bis zu 60 % schneller. Zur Fallstudie

Über alle Kunden liegt die durchschnittliche Trefferquote bei der Zuordnung bei 92 %. Sie schwankt je nach Kunde und Katalog. Mercura ist bei über 80 Händlern und Herstellern in Europa und den USA an 115 Standorten im Einsatz.

Bringen Sie eine echte Bestellung mit Bringen Sie eine echte Bestellung (oder ein echtes LV) mit: In 30 Minuten zeigen wir, wie Mercura es in Ihrem Prozess verarbeitet. Termin vereinbaren

Fazit

Im Befestigungstechnik-Großhandel steckt der Aufwand im Innendienst in den Details: Varianten, Normwechsel, Kurzschreibweisen und Fremdartikelnummern. Genau diese Übersetzungsarbeit kann KI übernehmen, solange unsichere Zeilen sichtbar markiert und vom Team geprüft werden. Wo Bestellungen bereits per EDI oder Kanban kommen, gibt es wenig zu gewinnen. Wo E-Mails, PDFs und Fotos dominieren, lohnt sich ein Test mit echten Bestellungen aus Ihrem Postfach.

Weiterlesen

• Auftragserfassung: E-Mail-Bestellungen automatisch ins ERP

• Auftragserfassung im technischen Handel: Anfragen und Bestellungen per KI ins ERP

• Stahlhandel Software: Anfragen mit KI automatisieren

• Kundengeschichte: Sanitär-Heinze (SHK-Großhandel)

• Mercura vs. Distro: KI-Angebote für Händler im Vergleich

Häufige Fragen

Was versteht man unter Produktionsverbindungshandel (PVH)?

Als Produktionsverbindungshandel wird meist der technische Großhandel bezeichnet, der Industrie und Handwerk mit Werkzeugen, Befestigungstechnik, Arbeitsschutz und weiteren Verbrauchsmaterialien versorgt. Der Begriff wird in der Branche nicht ganz einheitlich verwendet.

Kann KI alte DIN-Bezeichnungen den neuen ISO-Artikeln zuordnen?

Ja, wenn der Zusammenhang im Artikelstamm oder in den Produktdaten erkennbar ist. Mercura liest Kundenbezeichnungen und alte Artikelnummern und ordnet sie dem aktuellen Artikel zu. Unsichere Zuordnungen werden zur Prüfung markiert.

Funktioniert das auch mit unvollständigen Stammdaten?

Ja. Mercura nutzt neben strukturierten Stammdaten auch Datenblätter, technische Dokumentationen und Katalogtexte. Bessere Daten erhöhen aber die Trefferquote.

Ersetzt KI-gestützte Auftragserfassung EDI?

Nein. EDI eignet sich für Kunden, die strukturiert bestellen. KI ist für den Rest gedacht: E-Mails, PDFs, Scans, Fotos und Excel-Listen, die bisher abgetippt werden.

Wie schnell kann ein Großhändler das testen?

Ein technischer Test mit eigenen Daten ist meist innerhalb von zwei Werktagen möglich. Erste Workflows laufen in der Regel in unter vier Wochen produktiv, ohne vorheriges Training.

Werden unsere Daten zum Training externer KI-Modelle genutzt?

Nein. Kundendaten trainieren keine externen KI-Modelle. Mercura ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, DSGVO-konform, in Europa gehostet und trennt jeden Kunden in einem eigenen Mandanten.