Glossar
Dunkelverarbeitung
Dunkelverarbeitung ist ein Geschäftsprozess, der vollständig automatisch läuft, ohne menschliches Eingreifen. Ein eingehender Auftrag wird gelesen, mit den Stammdaten geprüft und ohne manuelle Arbeit im ERP angelegt.
Kurz erklärt
Dunkelverarbeitung heißt: Ein Geschäftsprozess läuft vollständig automatisch, ohne menschliches Eingreifen. Bei Aufträgen wird die eingehende Bestellung gelesen, mit den Stammdaten geprüft und ohne manuelle Arbeit im ERP angelegt. Stammdaten sind die gespeicherten Angaben zu Kunden und Artikeln, mit denen die Prüfung arbeitet.
Der Anteil solcher Aufträge heißt Dunkelquote. Die Dunkelquote zeigt, wie viele Aufträge ohne Eingriff durchlaufen.
Dafür brauchen Sie saubere Stammdaten, Kundenartikelnummern, die auf eigene Artikelnummern abgebildet sind, umgerechnete Mengeneinheiten und klare Regeln für Ausnahmen, die an einen Menschen gehen.
Beispiel
Ein EDI-Auftrag zur Bestellung PO-4711 über 48 Stück geht ein. Jede Zeile trägt die Artikelnummer des Kunden, die dem eigenen Artikel zugeordnet ist. Die Mengeneinheiten sind umgerechnet. Alle Prüfungen bestehen, daher legt das System den Auftrag ohne manuelle Arbeit als Kundenauftrag im ERP an.
Ein zweiter Auftrag nennt eine Artikelnummer, die dem System unbekannt ist. Er besteht die Prüfung nicht und geht an einen Mitarbeiter im Innendienst. Dasselbe gilt für eine abweichende Preisangabe oder fehlende Daten. Eine Bestellung, die als E-Mail-PDF kommt, muss zuerst gelesen werden, bevor die Prüfungen laufen können.
Wie die Auftragserfassung insgesamt automatisiert wird, zeigt der Leitfaden.
Worauf Sie achten sollten
Messen Sie die Dunkelquote getrennt für jeden Kanal: EDI, E-Mail-PDF und Portal.
Ein falscher automatischer Auftrag kostet mehr als ein falscher manueller. Stellen Sie die Prüfungen streng ein: Jeder Fehler, der sie besteht, wird zu einem automatischen Auftrag. Prüfen Sie die Ausnahmeregeln regelmäßig.
Behalten Sie für die Ausnahmen eine Person im Prozess.
EDI-Aufträge lassen sich leichter dunkel verarbeiten als E-Mail-PDFs, die zuerst gelesen werden müssen.
Abgrenzung
EDI: ein Übertragungsweg für Aufträge, etwa EDIFACT oder X12. Er sagt, wie eine Bestellung ankommt, nicht, wie gut der Prozess ist.
Stapelverarbeitung (Batch): beschreibt, wie Arbeit abgearbeitet wird, nicht ob ein Mensch sie berührt.
Straight-through processing (STP): dasselbe Prinzip, ein Begriff aus dem Finanzwesen.
In Mercura
Wenn ein Unternehmen es einschaltet, übergibt Mercura Aufträge, die alle Prüfungen bestanden haben, automatisch ans ERP; alles andere prüft ein Mensch.
Verwandte Begriffe
Auftragsbestätigung (AB)
Eine Auftragsbestätigung (AB) ist die Bestätigung des Verkäufers über eine Bestellung. Die AB nennt Artikel, Mengen, Preise, Liefertermine und Bedingungen.
Bestellung (Purchase Order)
Eine Bestellung (Purchase Order, PO) ist das Dokument des Käufers, mit dem er Waren oder Leistungen beim Lieferanten bestellt. Die Bestellung nennt Bestellnummer, Käufer, Lieferadresse, Positionen, gewünschte Termine und Bedingungen.
Kundenauftrag
Ein Kundenauftrag ist die Erfassung einer Kundenbestellung im eigenen ERP-System des Verkäufers. Er entsteht aus der Bestellung des Kunden oder aus einem angenommenen Angebot.
EDIFACT
EDIFACT (UN/EDIFACT) ist der internationale EDI-Standard der Vereinten Nationen, gepflegt von UN/CEFACT. Die Syntaxregeln stehen in ISO 9735, der Standard legt Nachrichten wie Bestellungen und Rechnungen fest.
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