Glossar
Bestellung (Purchase Order)
Eine Bestellung (Purchase Order, PO) ist das Dokument des Käufers, mit dem er Waren oder Leistungen beim Lieferanten bestellt. Die Bestellung nennt Bestellnummer, Käufer, Lieferadresse, Positionen, gewünschte Termine und Bedingungen.
Kurz erklärt
Die Bestellung (Purchase Order, PO) ist das Dokument des Käufers, mit dem er Waren oder Leistungen bei einem Lieferanten bestellt.
Die Bestellung nennt Bestellnummer, Käufer, Lieferadresse, Positionen mit Artikel, Menge, Einheit und Preis, die gewünschten Termine und die Bedingungen. Sie ist die Grundlage für den Kundenauftrag beim Verkäufer.
Ohne EDI kommt eine Bestellung als PDF per E-Mail, über ein Portal oder telefonisch. Mit EDI ist sie eine X12-850-Nachricht oder eine EDIFACT-ORDERS-Nachricht.
Beispiel
Der Einkauf eines Kunden schickt die Bestellung PO-4711 über 48 Stück per E-Mail. Ein Großhändler erhält Bestellungen mit den Artikelnummern des Kunden, anderen Mengeneinheiten und Freitext. Bevor ein Kundenauftrag entstehen kann, muss jede Zeile einem eigenen Artikel zugeordnet werden. Beim Verkäufer wird die Bestellung zum Kundenauftrag im eigenen ERP. Die Bestellnummer PO-4711 gehört auf den Kundenauftrag. Der Einkauf des Kunden ist der Absender der Bestellung, der Großhändler ihr Empfänger.
Der Großhändler antwortet mit einer Auftragsbestätigung. Diese Antwort ist eine eigene Nachricht und ersetzt die Bestellung nicht.
Worauf Sie achten sollten
Nennen Sie die Bestellnummer auf jedem folgenden Beleg, damit sich alles zuordnen lässt. Sie verbindet den Kundenauftrag mit dem Dokument des Käufers.
Ordnen Sie Kundenartikelnummern Ihren eigenen Artikeln zu und prüfen Sie die Einheiten: Stück, Karton oder Meter.
Vergleichen Sie den gewünschten mit dem bestätigten Liefertermin.
Verfolgen Sie Änderungen an einer Bestellung. Eine geänderte Bestellung gleichen Sie erneut mit dem Kundenauftrag ab.
Erfassen Sie eine Bestellung erst, wenn jede Zeile einem eigenen Artikel zugeordnet ist.
Abgrenzung
Kundenauftrag: die interne Erfassung desselben Auftrags beim Verkäufer, im eigenen ERP. Die Bestellung gehört dem Käufer.
Angebotsanfrage: eine Bitte um Preise und Bedingungen, bevor überhaupt bestellt wird. Sie geht vom Kunden aus und bindet noch nicht.
Rechnung: die Abrechnung, die auf Bestellung und Lieferung folgt. Sie ist ein anderes Dokument mit einem anderen Zweck.
In Mercura
Mercura liest Bestellungen aus E-Mail und PDF, ordnet jede Zeile einem Artikel aus dem eigenen Sortiment zu und übergibt den Auftrag an das ERP.
Verwandte Begriffe
Kundenauftrag
Ein Kundenauftrag ist die Erfassung einer Kundenbestellung im eigenen ERP-System des Verkäufers. Er entsteht aus der Bestellung des Kunden oder aus einem angenommenen Angebot.
Auftragsbestätigung (AB)
Eine Auftragsbestätigung (AB) ist die Bestätigung des Verkäufers über eine Bestellung. Die AB nennt Artikel, Mengen, Preise, Liefertermine und Bedingungen.
ANSI X12
ANSI X12 (ASC X12) ist der EDI-Standard, der vor allem in Nordamerika genutzt wird. Er definiert nummerierte Transaktionssätze für Geschäftsdokumente, etwa die 850 (Bestellung) und die 855 (Auftragsbestätigung).
EDIFACT
EDIFACT (UN/EDIFACT) ist der internationale EDI-Standard der Vereinten Nationen, gepflegt von UN/CEFACT. Die Syntaxregeln stehen in ISO 9735, der Standard legt Nachrichten wie Bestellungen und Rechnungen fest.
Dunkelverarbeitung
Dunkelverarbeitung ist ein Geschäftsprozess, der vollständig automatisch läuft, ohne menschliches Eingreifen. Ein eingehender Auftrag wird gelesen, mit den Stammdaten geprüft und ohne manuelle Arbeit im ERP angelegt.
Kreuzreferenz (Vergleichsliste)
Eine Kreuzreferenz (auch Vergleichsliste) ist eine Tabelle, die eine Artikelnummer einer anderen, gleichwertigen Nummer zuordnet: ein Wettbewerbsprodukt dem eigenen Produkt, eine Kundennummer der eigenen Artikelnummer oder eine alte Nummer ihrem Nachfolger.